USALI die 11. – der Standardkontenrahmen für die Hotellerie

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USALI die 11. – der Standardkontenrahmen für die Hotellerie

Dezember 16, 2014, In Allgemein, Fairmas Blog

Anti-Aging-Kur für eine 90-jährige

Wachsende Bettenzahlen, Neueröffnungen wohin das Auge reicht, ein enormer Preisdruck, dazu König Kunde, der immer kurzentschlossener bucht, steigende Ansprüche anmeldet und dabei auf Teufel komm raus sparen möchte – die Hotellerie ist wie kaum eine andere Branche einem enormen Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Dies ist seit Jahren Realität im Arbeitsalltag der Hoteliers und erfährt gerade in der Gegenwart eine neue Dynamik. Man muss kein Prophet sein, um vorherzusagen, dass sich daran auch in der Zukunft nichts ändern wird.

Extreme Anforderungen

Der Preis- und Kostendruck hat die Anforderungen an die Köpfe der Branche maßgeblich verändert: Management-Entscheidungen müssen im Arbeitsalltag nicht nur schneller, sondern vor allem auch wirtschaftlich richtig und effizient getroffen werden. Es erübrigt sich zu erwähnen, dass fehlerhafte Entschlüsse existenzielle Auswirkungen haben.

Im Vertrieb verlangen nahezu alle Aufgaben nach Überwachung und Reaktionen in Echtzeit. Zimmerpreise werden nicht mehr täglich oder wöchentlich angepasst, sondern ändern sich in vielen Märkten stündlich. Neben den operativen Herausforderungen werden immer mehr Statistiken, Analysen und Hochrechnungen verlangt. Gleichzeitig ringen die Entscheidungsträger mit wachsendem Stellenabbau, Zentralisierung und unzureichend qualifizierten Mitarbeitern. Ein Spagat der ohne tiefgreifende Veränderungen kaum zu meistern ist. Wer in diesem Umfeld die Zügel in der Hand behalten will, muss umdenken! Ein Anstoß sollte die technische Ausstattung sein. Während die technischen Anforderungen der Gäste und deren Ausstattung sich rasant entwickelt haben, hinkt die der Hotellerie, vor allem in der operativen IT-Struktur im Schnitt 5-10 Jahre hinterher.

USALI: Standards erleichtern das Leben

Erfolgreiches Management von Hotels mit einer herkömmlichen BWA ist fast unmöglich. Hier kommt der USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) als einheitlicher Kontenrahmen für die Hotellerie zum Tragen.

Als die Manager der Hotel Association of New York City im Jahr 1925 Spezialisten beauftragten, einen standardisierten Kontenrahmen für Hotels zu erarbeiten, der die wichtigsten Kennzahlen nicht nur erfasst, sondern auch regional, zeitlich und betrieblich vergleichbar macht, ahnte wohl niemand, dass ein Evergreen entstehen wird. Generationen von Hotel-Managern, Controllern und Buchhaltern arbeiten seitdem mit dem Standard-Kontenrahmen.

Regelmäßig wurde das Werk den aktuellen Gegebenheiten angepasst. Längst arbeiten Hotels auf der ganzen Welt mit dem fast 90-jährigen Standardwerk, dessen Gerüst so stabil und flexibel ist, dass es alle Entwicklungen zwischen Internet und Globalisierung mitmachte. USALI basiert auf dem Direct Costing-Prinzip, bei dem die entstehenden Sach- und Personalkosten den einzelnen Abteilungen zugeordnet und deren Umsätzen gegenübergestellt werden. Optimierungspotenziale und Entwicklungen lassen sich so schnell erkennen und steuern. Zugleich ergibt sich eine solide Basis für das Benchmarking. Die gegenwärtige Version stammt aus dem Jahr 2006, am 1. Januar 2015 erscheint nun die elfte Entwicklungsstufe.

Die neueste Auflage trägt der Globalisierung und weltweiten Vernetzung Rechnung. Insgesamt gibt es rund 50 große und kleinere Änderungen. Dabei blieb die Struktur im Wesentlichen erhalten, das Beachtenswerte steckt im Detail. Wir zeigen beispielhaft einige der prägnantesten Veränderungen

Mehr als Schlagwörter: Globalisierung und Standardisierung

Entstanden in den USA, bestimmt die amerikanische Sicht von jeher die Ausgestaltung. USALI musste stets auf Kompatibilität geprüft und an die nationalen Buchungsstandards angepasst werden. Im Zeitalter weltweit agierender Hotelkonzerne ist es mit der 11. Edition nun weitaus einfacher, die lokalen Besonderheiten zu implementieren. Das ermöglicht effektiver denn je den internationalen Vergleich. Die operativen Kennzahlen wurden mehr als bisher standardisiert. Unterschiedlichen Auslegungen und Tricksereien zur Beeinflussung der Kennzahlen soll ein Ende bereitet werden.

Zeitgeist: Information und Telekommunikation

Die altmodische Abteilung „Telefon“ in den einzelnen Abteilungen wird abgelöst. „Information and Telecommunication Systems“ heißt die neu geschaffene Abteilung in den „Undistributed Departments“ (Overhead Costs), die die IT-Kosten zusammenführt. Gastbezogene Telekommunikationskosten und -umsätze werden auf das Konto „Guest Communication“ in den „Minor Operating Departments“ verbucht.

Gruppenzwang

In der Branche gibt es einen anhaltenden Trend zum Outsourcen, Zentralisieren und Clustern von Fachbereichen. Lange überfällig war die Neuerung, dass jede Abteilung des Hauses ihr eigenes Kosten-Konto „Cluster Service“ erhält. Hier werden alle Nicht-Personalkosten verbucht, die als Cluster Kosten von mehreren Häusern getragen werden. Ergebnis: die Benchmarks sind standardisiert und damit vergleichbar.

Zimmerordnung

Die ADR (Average Room Rate) bot oft eine Hintertür für Versuche, die Benchmarks zu beeinflussen. In der neuen Version sind nun verkaufte Zimmer ihre Basiskennzahl, nicht belegte. Verkaufte Zimmer ohne Berechnung einer Rate (als Teil einer Promotion/eines Vertrages) fließen mit in die verkauften Zimmer ein. „Complimentary“ Zimmer fließen nicht mit ein.

Gleichmaß im Resort

Der durchaus gängigen Praxis, sogenannte Resort Fees, wie beispielsweise für All-Inklusive-Pakete dem Zimmerumsatz zuzuordnen, wird nun der Garaus gemacht. Das bedeutet mehr Transparenz: so mancher RevPar wird nun wohl anders aussehen.

Wieder ein Paar: Food & Beverage

„Customers served“ heißt die neue Kategorie, die die altmodisch anmutende Begrifflichkeit des Gedecks („Cover/ Couvert“) ersetzt, ganz gleich ob der Gast Essen bestellt oder nicht. Auf den ersten Blick nur eine kleine Änderung, dürfte sie doch große Auswirkungen haben. Das beginnt bei den operativen Standards und der Erfassung von Daten im Kassensystem und endet nicht zuletzt mit völlig veränderten Kennzahlen im Reporting.

Lohnkosten

Seit jeher der größte Kostenfaktor der Hotellerie: die Lohnkosten. Mit der Umbenennung von „Payroll Cost“ zu „Labor Cost“ schiebt USALI 11 jeglichen Versuchen, die Personalkosten in der Darstellung durch Outsourcing bei gleichzeitiger Erhöhung sonstiger Aufwendungen zu drücken, konsequent einen Riegel vor. Der gesamte Personaleinsatz wird nun als „Labor Cost“ abgebildet. Dazu gehören auch die outgesourcten Leistungen. Ebenso neu ist die Aufteilung der Lohnkosten in „Management“ und „Non-Management“. Das ermöglicht einen schnellen Blick auf das Lohnkosten-Verhältnis von Arbeits- und Führungskräften.

Nachholbedarf

Für Hotels, die noch immer zögern, ihr Reporting auf USALI umzustellen, sollte die elfte Auflage Anlass sein, sich endlich damit auseinanderzusetzen. Mit sicherem Gespür für die Erfordernisse der Zeit ist das Standardwerk ein überzeugendes Entscheidungstool für das Management in allen Leitungsebenen, für Häuser aller Größen, von der Kettenhotellerie bis zum kleinen privat geführten Ferienhotel. Mit dieser evolutionären Anpassung ist sichergestellt, dass USALI weiterhin die Bewertungs-Basis für Eigentümer, Banken und Investoren bleibt und zugleich die beste Grundlage ist, auf der die weiterführende Software der Branche aufbauen und andocken kann.

Besser einen Plan zu haben

Modernes Controlling hört aber nicht bei einem fachgerechten Kontenrahmen auf. Längst reicht eine einfache IST- und Vergangenheitsanalyse nicht mehr aus, Planung heißt das Zauberwort! Profis wissen schon seit längerem, dass Planungsprozesse in der Hotellerie unumgänglich sind. Sie sind nicht mehr nur entscheidende Werkzeuge für eine erfolgreiche Arbeit im wettbewerbsgeplagten Hotelmarkt, sondern ein konkreter Erfolgsfaktor.

Große Hotels planen schon seit Jahren sehr intensiv und implementieren immer aufwendigere Budget- und Forecast-Prozesse. Dabei kann der der Arbeits- und Personalaufwand allerdings schnell unüberschaubar werden. Komplexe Excel-Sheets mit manueller Dateneingabe sind fehleranfällig, kosten Zeit und Nerven. Hilfreich sind hier spezielle Software-Anwendungen für die Hotellerie, die Planung, Forecasting und Controlling nicht nur erleichtern, sondern auch verlässlicher machen und somit zur Optimierung von Arbeitsprozessen beitragen. Durch vordefinierte Abläufe und Schnittstellen zu bestehenden Systemen kann eine 100%ige Datenparität gewährleistet werden. Zahlen und Daten werden auf das Wesentliche reduziert und konsolidiert, IST-Analyse und Plandaten stehen zusammen in einem Tool zur Verfügung – Kennzahlen-Management leicht gemacht.

Mut zur Veränderung

Was ist also zu tun? Das richtige Software-Tool kann die Prozesse nicht nur vereinfachen, es kann sogar wirtschaftlich lebensrettend sein. Sinnvoll ist eine Software, die sich von Hause aus der internationalen Norm bedient. Planungs- und Controlling-Prozesse laufen so automatisch nach den aktuellen USALI-Standards ab. Das garantiert ein sauberes, standardkonformes Reporting. Professionelle, moderne Tools integrieren sich in die vorhandene IT-Infrastruktur und besitzen bereits automatisierte Schnittstellen zu bestehenden PMS und Buchhaltungssystemen, die aufwändige Dateneingabe in komplizierte Excel-Sheets entfällt.

Die Optimierung von Planung, Controlling und Management Reporting hört allerdings nicht bei der Implementierung einer Software auf. Es ist notwendig langjährig bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Das erfordert Mut, Veränderungswillen und natürlich einigen Aufwand, doch deutlich schlankere Forecast- und Budget-Prozesse geben Ressourcen für neue Aufgaben frei und Standards wie USALI helfen dabei. Es lohnt sich also!
 

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