Aviso: Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) es el editor y titular de los derechos de autor de USALI. Fairmas utiliza el término «USALI» únicamente para referirse al estándar existente del sector como uno de los varios marcos de cuentas de P&L específicos de cada empresa.
Todo presupuesto, previsión e informe de rendimiento de un hotel empieza con datos financieros. Sin embargo, las mejores decisiones financieras empiezan con datos financieros estructurados de forma coherente.
Por eso el Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI)* se ha convertido en el estándar de reporting financiero reconocido en la industria hotelera. Ofrece un lenguaje financiero común que permite a los hoteles organizar, comparar y analizar la información financiera de forma coherente entre departamentos, establecimientos y portfolios.
USALI crea ese lenguaje financiero común para la industria hotelera. FairPlanner de Fairmas convierte ese lenguaje en un proceso conectado de presupuestación, previsiones, control de gestión y reporting de rendimiento.*
En lugar de tratar el reporting y la planificación como actividades separadas, los equipos financieros hoteleros pueden trabajar sobre la misma base financiera durante todo el ciclo de planificación y transformar los datos financieros históricos en decisiones de negocio mejor fundamentadas.
Una estructura financiera estandarizada aporta mejores análisis
Pensemos en dos hoteles del mismo portfolio. Ambos generan ingresos similares, pero uno logra sistemáticamente un margen de Gross Operating Profit (GOP) más alto.
A primera vista, la diferencia puede parecer operativa. Sin embargo, sin una estructura financiera estandarizada, es difícil determinar si el mejor rendimiento es real o simplemente el resultado de una asignación distinta de los costes de personal, suministros, gastos de marketing u otros costes operativos.
Para un director financiero, esto dificulta las comparaciones significativas. Para un controller, resulta complicado identificar si las desviaciones se deben al volumen de negocio, a los precios, a los costes de personal, a los costes energéticos o a otro factor operativo. Y para los propietarios, significa que las decisiones sobre inversión, rendimiento de los activos y crecimiento futuro pueden basarse en información financiera incoherente en lugar de en resultados operativos comparables.
Una estructura coherente basada en USALI* cambia esta situación.
Los equipos financieros pueden comparar la rentabilidad de Rooms, Food & Beverage, Administration & General y otros departamentos con la misma lógica financiera en todos los establecimientos. En lugar de dedicar un tiempo valioso a conciliar estructuras de reporting distintas, pueden centrarse en entender qué impulsa realmente el rendimiento.
Ese conocimiento constituye la base de un mejor Financial Planning & Analysis (FP&A).
Del reporting financiero a la planificación financiera
El reporting financiero histórico no debería ser el final del proceso. Debería convertirse en el punto de partida del próximo presupuesto, la próxima previsión y la próxima decisión financiera.
FairPlanner admite marcos de cuentas de P&L específicos de cada empresa, incluido USALI*, lo que permite a los equipos financieros utilizar la misma estructura financiera en la presupuestación, las previsiones, el control de gestión y el reporting de rendimiento.
Volviendo a los dos hoteles, la siguiente pregunta ya no es qué hotel ha obtenido mejores resultados, sino por qué.
¿La diferencia se debe a la ocupación o a la tarifa media? ¿Los costes de personal aumentan más rápido que los ingresos? ¿Los gastos de suministros han superado el presupuesto? ¿Hay un departamento con un rendimiento inferior? ¿O simplemente los costes se están asignando de otra manera?
Como los datos reales, los presupuestos y las previsiones siguen la misma estructura financiera, los controllers pueden analizar estas cuestiones con mayor rapidez. Las desviaciones son más fáciles de entender, las previsiones más precisas y las decisiones de planificación pueden basarse en información financiera comparable en lugar de en suposiciones.
El reporting financiero ya no termina explicando lo que ha ocurrido. Se convierte en la base para decidir lo que ocurrirá a continuación.
Mejor presupuestación, previsiones y control de gestión en todo el portfolio
Las ventajas son aún mayores cuando se gestionan varios hoteles.
Sin una estructura financiera común, cada establecimiento puede requerir un mapeo independiente antes de poder consolidar presupuestos o comparar el rendimiento del portfolio. A medida que el portfolio crece, mantener esos mapeos individuales se vuelve cada vez más complejo y laborioso.
Utilizar un marco de P&L estandarizado simplifica este proceso.
Los equipos financieros pueden comparar presupuestos departamentales entre hoteles, evaluar las hipótesis de costes de personal, analizar los costes de suministros y entender cómo las decisiones operativas afectan a la rentabilidad, con la misma estructura financiera en todo el portfolio.
FairPlanner permite una planificación flexible de ingresos y costes dentro de marcos de cuentas de P&L específicos de cada empresa. Así, los grupos hoteleros pueden mantener la coherencia en todo el portfolio y, al mismo tiempo, atender los requisitos operativos de cada establecimiento.
Volviendo a nuestro ejemplo, ambos hoteles pueden prever ingresos similares para el próximo año. Sin embargo, uno de ellos puede esperar mayores costes de personal, un aumento de los gastos energéticos o una combinación distinta de ingresos por departamento. Como esas hipótesis se planifican dentro de la misma estructura financiera, como USALI, los directores financieros pueden entender de inmediato cómo influye cada factor en la rentabilidad y comparar el rendimiento futuro con mayor confianza.
Cuando cambian las condiciones del mercado, las previsiones pueden actualizarse sin reconstruir el modelo financiero subyacente, de modo que los equipos financieros dedican menos tiempo a preparar datos y más a analizarlos.
Convertir las desviaciones en acciones
Un control de gestión eficaz va más allá de detectar que existe una desviación. Se trata de entender qué la ha causado y decidir qué hacer a continuación.
Un hotel puede quedar por debajo de su previsión de GOP aunque los ingresos estén en línea con el objetivo. La causa puede ser un aumento de los costes de personal, mayores gastos de suministros, márgenes departamentales más bajos o costes operativos inesperados.
Cuando las estructuras de reporting difieren entre hoteles, identificar esos factores suele requerir un análisis manual exhaustivo. Cuando los datos reales, los presupuestos y las previsiones siguen la misma estructura financiera, los controllers pueden revisar las desviaciones a nivel de departamento y de cuenta, e identificar rápidamente dónde ha cambiado el rendimiento.
Esto permite a los equipos financieros responder a preguntas prácticas como:
- ¿La desviación se debe al volumen de negocio o a los precios?
- ¿Los costes de personal aumentan más rápido de lo previsto?
- ¿Los suministros u otros gastos operativos han superado lo planificado?
- ¿Qué departamento tiene mayor impacto en la rentabilidad?
- ¿Es necesario actualizar la previsión para reflejar los cambios en las condiciones del negocio?
Volviendo a nuestros dos hoteles, el equipo de portfolio puede ir más allá de simplemente observar la diferencia de rentabilidad. Puede entender los factores que la explican, actualizar las previsiones en consecuencia y recomendar acciones operativas concretas que mejoren el rendimiento futuro.
Una base financiera común para propietarios, operadores y dirección
La información financiera de un hotel sirve a muchos grupos de interés.
Los propietarios se centran en la rentabilidad y el retorno de la inversión. Los operadores se concentran en el rendimiento operativo. La dirección del hotel necesita información financiera oportuna para apoyar las decisiones del día a día, mientras que los equipos financieros son responsables de garantizar que las cifras sean precisas, comparables y significativas.
Cuando cada grupo de interés trabaja con informes o estructuras financieras diferentes, las conversaciones suelen empezar conciliando cifras en lugar de mejorando el rendimiento.
Un marco financiero estandarizado ofrece una base financiera común.
Como FairPlanner conecta la presupuestación, las previsiones, el control de gestión y el reporting de rendimiento dentro de ese marco compartido, propietarios, operadores, dirección del hotel y equipos financieros pueden trabajar con el mismo lenguaje financiero y acceder a la información más relevante para sus responsabilidades.
El mismo enfoque simplifica también el crecimiento del portfolio. En lugar de configurar y mapear individualmente las estructuras de reporting de cada nuevo hotel, los equipos financieros pueden integrar los nuevos establecimientos en un proceso de planificación financiera ya consolidado, mejorando la comparabilidad en todo el portfolio desde el principio.
Al ritmo de la evolución de los estándares del sector
La industria hotelera sigue evolucionando, y los estándares de reporting financiero evolucionan con ella.
La 12.ª edición revisada de USALI* introduce actualizaciones que reflejan el entorno operativo actual, entre ellas un reporting ampliado de suministros, reporting de equivalentes a tiempo completo (FTE), nuevas directrices para los executive lounges, anexos adicionales para los costes de operador y de marca, y actualizaciones para los resorts todo incluido.
Estos cambios refuerzan la importancia de contar con un proceso de planificación financiera capaz de adaptarse a los estándares reconocidos del sector sin dejar de responder a los requisitos operativos de cada hotel.
Como FairPlanner admite marcos de cuentas de P&L específicos de cada empresa, incluido USALI*, los hoteles pueden seguir alineando sus procesos de planificación y reporting con los estándares reconocidos del sector, manteniendo la flexibilidad que requiere su propio negocio.
Descubra más sobre las últimas novedades en nuestro artículo sobre la 12.ª edición revisada de USALI.*
Convertir un lenguaje financiero común en mejores decisiones de negocio
USALI* ofrece a las empresas hoteleras un lenguaje financiero común.
FairPlanner de Fairmas transforma ese lenguaje en un proceso conectado de presupuestación, previsiones, control de gestión y reporting de rendimiento.
Juntos, permiten a los equipos financieros hoteleros comparar el rendimiento con confianza, entender los factores que impulsan la rentabilidad y traducir el conocimiento financiero en presupuestos más precisos, previsiones más fiables, un control de gestión más sólido y un reporting de rendimiento más significativo.
Para directores financieros, controllers, propietarios, operadores y dirección hotelera, el valor va mucho más allá de un reporting estandarizado. Proporciona una base financiera fiable para tomar decisiones informadas, tanto en hoteles individuales como en portfolios completos.
En la industria hotelera actual, un reporting financiero estandarizado ya no es suficiente. El verdadero valor está en convertir datos financieros coherentes en una planificación financiera conectada que ayude a los hoteles a tomar mejores decisiones, responder más rápido al cambio y mejorar su rendimiento a lo largo del tiempo.
