Disclaimer: Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) è l’editore e il detentore del copyright di USALI. Fairmas utilizza il termine “USALI” esclusivamente per fare riferimento allo standard di settore esistente, come uno dei possibili framework di piano dei conti P&L specifici per azienda.
Ogni budget, forecast e report di performance alberghiera parte dai dati finanziari. Decisioni finanziarie migliori, tuttavia, partono da dati finanziari strutturati in modo coerente.
Per questo motivo l’Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI)* è diventato lo standard di reportistica finanziaria riconosciuto per il settore alberghiero. Fornisce un linguaggio finanziario comune che consente agli hotel di organizzare, confrontare e analizzare le informazioni finanziarie in modo coerente tra dipartimenti, strutture e portfolio.
USALI crea questo linguaggio finanziario comune per il settore alberghiero. FairPlanner by Fairmas trasforma questo linguaggio in un processo connesso per budgeting, forecasting, controllo e reportistica delle performance.*
Invece di trattare reportistica e pianificazione come attività separate, i team finance alberghieri possono lavorare sulla stessa base finanziaria lungo l’intero ciclo di pianificazione, trasformando i dati finanziari storici in decisioni aziendali più consapevoli.
Una struttura finanziaria standardizzata genera una migliore visione d’insieme
Si considerino due hotel dello stesso portfolio. Entrambi generano ricavi simili, eppure uno registra costantemente un margine di Gross Operating Profit (GOP) più elevato.
A prima vista, la differenza può sembrare operativa. Tuttavia, senza una struttura finanziaria standardizzata, è difficile stabilire se la performance più solida sia reale o semplicemente il risultato di allocazioni diverse dei costi del personale, delle utenze, delle spese di marketing o di altri costi operativi.
Per un Finance Director, questo rende difficili confronti significativi. Per un Controller, diventa complesso capire se le variazioni siano determinate dal volume di business, dal pricing, dal costo del personale, dai costi energetici o da un altro fattore operativo. E per i proprietari, significa che le decisioni su investimenti, performance degli asset e crescita futura potrebbero basarsi su informazioni finanziarie non coerenti piuttosto che su risultati operativi confrontabili.
Una struttura coerente basata su USALI* cambia questo scenario.
I team finance possono confrontare la redditività di Rooms, Food & Beverage, Administration & General e altri dipartimenti utilizzando la stessa logica finanziaria in ogni struttura. Invece di dedicare tempo prezioso a riconciliare strutture di reportistica diverse, possono concentrarsi sulla comprensione di ciò che realmente guida la performance.
Questa visione d’insieme è la base per una migliore Financial Planning & Analysis (FP&A).
Dalla reportistica finanziaria alla pianificazione finanziaria
La reportistica finanziaria storica non dovrebbe essere il punto di arrivo del processo. Dovrebbe diventare il punto di partenza per il budget, il forecast e la decisione finanziaria successivi.
FairPlanner supporta framework di piano dei conti P&L specifici per azienda, incluso USALI*, consentendo ai team finance di utilizzare la stessa struttura finanziaria per budgeting, forecasting, controllo e reportistica delle performance.
Tornando ai due hotel, la domanda successiva non è più quale hotel abbia performato meglio, ma perché.
La differenza dipende dall’occupazione o dalla tariffa media? I costi del personale stanno crescendo più rapidamente dei ricavi? Le spese per le utenze hanno superato il budget? Un dipartimento sta sottoperformando? Oppure i costi sono semplicemente allocati in modo diverso?
Poiché dati consuntivi, budget e forecast seguono tutti la stessa struttura finanziaria, i Controller possono indagare queste domande più rapidamente. Le variazioni diventano più facili da comprendere, i forecast diventano più accurati e le decisioni di pianificazione possono basarsi su informazioni finanziarie confrontabili anziché su ipotesi.
La reportistica finanziaria non si esaurisce più nello spiegare cosa è successo. Diventa la base per decidere cosa fare in seguito.
Migliori budgeting, forecasting e controllo in tutto il portfolio
I vantaggi diventano ancora maggiori su più hotel.
Senza una struttura finanziaria comune, ogni struttura potrebbe richiedere una mappatura separata prima di poter consolidare i budget o confrontare la performance del portfolio. Man mano che i portfolio crescono, mantenere queste mappature individuali diventa sempre più complesso e dispendioso in termini di tempo.
L’utilizzo di un framework P&L standardizzato semplifica questo processo.
I team finance possono confrontare i budget dipartimentali tra hotel, valutare le ipotesi sul costo del personale, analizzare i costi delle utenze e comprendere come le decisioni operative influenzano la redditività, utilizzando la stessa struttura finanziaria in tutto il portfolio.
FairPlanner supporta una pianificazione flessibile di ricavi e costi all’interno di framework di piano dei conti P&L specifici per azienda. Questo consente ai gruppi alberghieri di mantenere coerenza in tutto il portfolio, pur rispettando le esigenze operative delle singole strutture.
Tornando al nostro esempio, entrambi gli hotel potrebbero prevedere ricavi simili per l’anno successivo. Tuttavia, una struttura potrebbe attendersi costi del personale più elevati, spese energetiche maggiori o un diverso mix di ricavi dipartimentali. Poiché queste ipotesi vengono pianificate all’interno della stessa struttura finanziaria, come USALI, i Finance Director possono comprendere immediatamente come ogni fattore influisca sulla redditività e confrontare la performance futura con maggiore sicurezza.
Al variare delle condizioni di mercato, i forecast possono essere aggiornati senza dover ricostruire il modello finanziario sottostante, permettendo ai team finance di dedicare meno tempo alla preparazione dei dati e più tempo alla loro analisi.
Trasformare le variazioni in azioni concrete
Un controllo efficace non consiste solo nell’individuare l’esistenza di una variazione. Consiste nel capire cosa l’ha causata e decidere cosa fare in seguito.
Un hotel può risultare sotto il proprio forecast di GOP anche quando i ricavi sono in linea con l’obiettivo. Il motivo alla base potrebbe essere un aumento dei costi del personale, spese per le utenze più elevate, margini dipartimentali più bassi o costi operativi imprevisti.
Quando le strutture di reportistica differiscono tra gli hotel, individuare questi fattori richiede spesso un’ampia indagine manuale. Quando dati consuntivi, budget e forecast seguono tutti la stessa struttura finanziaria, i Controller possono analizzare le variazioni a livello di dipartimento e di conto e individuare rapidamente dove la performance è cambiata.
Questo consente ai team finance di rispondere a domande pratiche come:
- La variazione dipende dal volume di business o dal pricing?
- I costi del personale stanno crescendo più velocemente del previsto?
- Le utenze o altri costi operativi hanno superato il piano?
- Quale dipartimento ha il maggiore impatto sulla redditività?
- Il forecast deve essere aggiornato per riflettere il cambiamento delle condizioni di business?
Tornando ai nostri due hotel, il team di portfolio può andare oltre la semplice osservazione del divario di redditività. Può comprendere i fattori che lo determinano, aggiornare i forecast di conseguenza e proporre azioni operative concrete per migliorare la performance futura.
Un’unica base finanziaria per proprietari, operatori e management
Le informazioni finanziarie alberghiere servono a molti stakeholder.
I proprietari si concentrano sulla redditività e sul ritorno sull’investimento. Gli operatori si concentrano sulla performance operativa. Il management alberghiero necessita di informazioni finanziarie tempestive per supportare le decisioni quotidiane, mentre i team finance sono responsabili di garantire che i numeri siano accurati, confrontabili e significativi.
Quando ogni stakeholder lavora con report o strutture finanziarie diverse, le discussioni iniziano spesso con la riconciliazione dei numeri anziché con il miglioramento della performance.
Un framework finanziario standardizzato fornisce una base finanziaria comune.
Poiché FairPlanner collega budgeting, forecasting, controllo e reportistica delle performance all’interno di questo framework condiviso, proprietari, operatori, management alberghiero e team finance possono lavorare con lo stesso linguaggio finanziario, accedendo al contempo alle informazioni più rilevanti per le proprie responsabilità.
Lo stesso approccio semplifica anche la crescita del portfolio. Invece di configurare e mappare individualmente le strutture di reportistica per ogni nuovo hotel aggiunto, i team finance possono integrare le nuove strutture in un processo di pianificazione finanziaria già consolidato, migliorando la comparabilità in tutto il portfolio fin dall’inizio.
Al passo con l’evoluzione degli standard di settore
Il settore alberghiero continua a evolversi, e con esso gli standard di reportistica finanziaria.
La 12ª Edizione Rivista di USALI* introduce aggiornamenti che riflettono l’attuale contesto operativo, tra cui una reportistica ampliata sulle utenze, la reportistica sui Full-Time Equivalent (FTE), linee guida riviste per le executive lounge, ulteriori schede per i costi di operatore e brand, e aggiornamenti per i resort all-inclusive.
Questi sviluppi confermano l’importanza di mantenere un processo di pianificazione finanziaria in grado di adattarsi agli standard di settore riconosciuti, continuando al contempo a supportare le esigenze operative di ogni singolo hotel.
Poiché FairPlanner supporta framework di piano dei conti P&L specifici per azienda, incluso USALI*, gli hotel possono continuare ad allineare i propri processi di pianificazione e reportistica agli standard di settore riconosciuti, mantenendo la flessibilità richiesta dal proprio business.
Scopri di più sui più recenti sviluppi nel nostro articolo sulla 12ª Edizione Rivista di USALI.*
Trasformare un linguaggio finanziario comune in decisioni aziendali migliori
USALI* fornisce alle aziende del settore alberghiero un linguaggio finanziario comune.
FairPlanner by Fairmas trasforma questo linguaggio in un processo connesso per budgeting, forecasting, controllo e reportistica delle performance.
Insieme, consentono ai team finance alberghieri di confrontare la performance con sicurezza, comprendere i fattori alla base della redditività, e tradurre l’insight finanziario in budget più accurati, forecast più affidabili, un controllo più solido e una reportistica delle performance più significativa.
Per Finance Director, Controller, proprietari, operatori e management alberghiero, il valore va ben oltre la reportistica standardizzata. Fornisce una base finanziaria affidabile per prendere decisioni consapevoli, sia a livello di singolo hotel che di intero portfolio.
Nel settore alberghiero di oggi, una reportistica finanziaria standardizzata non è più sufficiente. Il valore reale sta nel trasformare dati finanziari coerenti in una pianificazione finanziaria connessa, che aiuta gli hotel a prendere decisioni migliori, rispondere più rapidamente ai cambiamenti e migliorare la performance aziendale nel tempo.
