Pickup Tracking – Effiziente Belegungsplanung

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Fairmas PickupTracking

Die automatisierte Aufzeichnung der Belegungsveränderungen, Zimmerpreise und Umsätze pro Hotelsegment. Für den täglichen Soll-Ist-Vergleich mit den Zielvorgaben.

liefert Ihnen mit einem Klick alle tagesaktuellen Hotelleistungskennzahlen (KPI) und notwendigen Auswertungen für die ertragsorientierte Hotelzimmervermietung. Im Unterschied zum einfachen Belegungsplan, übernimmt PickupTracking als Monitoring System die Aufgabe der laufendenden Dokumentation aller Buchungsvorgänge getrennt nach Ihren Hotelsegmenten und zeigt Ihnen auch den Buchungsverlauf. Damit ist PickupTracking für das Hotel- und Revenue Management ein maßgebliches Controlling Instrument und Lieferant entscheidungsrelevanter Management Informationen.

Zur Erfolgskontrolle und als Informationsquelle für datengestützte Marketing- und Vertriebsentscheidungen sammelt PickupTracking alle wichtigen Buchungsvorgänge an einer Stelle, verarbeitet sie in tagesaktuelle Hotelkennzahlen und liefert Analysen mit einem Klick. Das Einrichten der Schnittstellen (Implementierung) für den voll automatisierten Datentransfer vom PMS „On the Books“ zu PickupTracking ist in der Regel in 24 Stunden abgeschlossen.

Durch die Aufbereitung der Belegungsdaten und Zimmerpreise in Umsatzwerte und Hotelkennzahlen sowie den Soll-Ist-Vergleich mit Ihrem Forecast in übersichtlichen Tabellen und Grafiken, werden potentielle Problemtage schnell und frühzeitig sichtbar. So gewinnen Sie wertvolle Zeit, um rechtzeitig auf Überbuchungen oder Nachfragelücken zu reagieren. Für Ihren Performance Vergleich mit vergangenen Werten, können Sie ganz nach Bedarf zwischen Vorjahresdatum, -wochentag oder Eventzeitraum wählen.

Die vorausschauende Belegungs- und Ratenplanung unterstützt Pickup Tracking durch die rollierende Erfassung aller Buchungs- und Stornierungsvorgängen für die kommenden 365 Tage. Zusätzlich können Sie mit der Pace Analyse die Entwicklung der Nachfrage und des Buchungsverhaltens für einen bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum untersuchen. Die Pace Analyse gibt Ihnen die Information, wie viele Gäste wann im Vorfeld für einen bestimmten Tag oder ein bestimmtes Event bei Ihnen ein Zimmer gebucht haben. Somit verbessert PickupTracking Ihre Prognosegenauigkeit und hilft Ihnen bei der erfolgreichen Durchsetzung Ihrer hoteleigenen Ratenstrategie.

Funktionsüberblick

Täglicher Pickup pro Marktsegment

Täglicher Pickup pro Marktsegment für 365 Tage im Voraus

Historische Daten

Pickup Tracking stellt die historischen „on the books“-Daten und deren Pickup-Entwicklung bereit. Historische OTB- und Pickup-Daten (bis zu 5 Jahre) werden aufgezeichnet.

Monatsübersicht und Vergleich

Monatsübersicht für Reservierungen „on the books“, Abweichungen von Budget und Forecast.

Vergleich von Forecast und Budget

Die Forecast- und Budgetdaten werden verglichen, Buchungsverläufe analysiert und abgebildet.

Analyse von Buchungsverläufen

Analyse von Buchungsverläufen (Pace)

Einzigartiges Reporting

Anschauliche Grafiken, klare Tabellen, übersichtliche Darstellungen – eine schnelle und verlässliche Vorschau auf Ihre Belegungsentwicklung

Nahtlose Integration

Pickup Tracking integriert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft

Zur Produktwebseite Detaillierte Funktionen

Revenue Management & Rooms Devision

Ziel von modernem Revenue Management ist die Gewinnoptimierung durch die optimierte Belegung bei einer optimierten Zimmerrate.

Hierfür benötigt das Revenue Management in erster Linie qualitativ hochwertige und belastbare Informationen über vergangenes und aktuelles Buchungsverhalten und Zimmerraten getrennt nach den Hotelsegmenten.

Mit PickupTracking gelingt der Einstieg in das ertragsorientierte Revenue Management auf Basis von softwaregestützter Datenverarbeitung aller Buchungsvorgänge in aussagekräftige Hotelkennzahlen ohne zusätzlichen Mehraufwand.

PickupTracking liefert – übersichtlich aufbereitet – alle entscheidungsrelevanten Leistungskennzahlen zur Belegung und zum Umsatz für eine gewinnoptimierte Preisfestsetzung und Überwachung der Ratenstrategie.

Mit einem Knopfdruck wird die aktuelle Buchungssituation getrennt nach Segmenten und rollierend für die nächsten 365 Tage angezeigt. Der automatische Soll-Ist-Vergleich mit dem Forcecast macht Abweichung für das zielorientierte Handeln sofort sichtbar.

Für die abteilungsübergreifende Informationsweitergabe können übersichtliche Tabellen und Grafiken einfach per Knopfdruck und via E-Mail an Frontoffice, Housekeeping, Empfang, Restaurantleitung und Einkauf weitergeleitet werden.

Ergänzend ermöglicht die PickupTracking App anderen Hotelbereichen den mobilen Informationszugang ohne eigenen Systemzugang. Ein Plus bei der passgenauen Erstellung von Einkaufs- und Dienstplänen.

Funktionen

Hoteldirektion & Finanzcontrolling

Abweichungen zur Budget- und Umsatzplanung gefährden die Erreichung der Gewinn- und Ertragsziele und damit den langfristigen Hotelerfolg.

Um stets auf dem Laufenden zu sein und rechtzeitig steuernd in die Unternehmensabläufe eingreifen zu können, sollte daher der schnelle Zugriff der Hotelgeschäftsleitung und der Finanzdirektion auf aktuelle Hotelkennzahlen zur Buchungssituation und deren Veränderungen gewährleistet sein.

Das webbasierte Fairmas Monitoring- und Analysetool zeigt tagesaktuell den Pickup, automatisiert den Soll-Ist-Vergleich mit den Planwerten und zeigt Abweichungen zu den Belegungs- und Umsatzzielen pro Segment auf einen Blick.

PickupTracking bricht vorhandene Datensilos konsequent auf und verarbeitet die bereits im Property Management System (PMS) digitalisierten Buchungsvorgänge in aussagekräftige Hotelkennzahlen.

Damit ist PickupTracking deutlich effizienter als manuell geführte Excel-Tabellen, spart kostbare Arbeitszeit und erhöht zudem durch den automatischen Datentransfer die Datenqualität. Die regelmäßige Datenverarbeitung garantiert die Aktualität der Informationen.

Die Implementierung via Schnittstellen zur vorhandenen PMS erfolgt in der Regel binnen 24 Stunden per remote durch unseren Fairmas Support, die Daten werden auf einem europäischen Server gehostet.

Das ergänzende Angebot der Pickup Tracking APP ermöglicht den ortsunabhängigen Informationszugriff für den schnellen Überblick und steht für iOS und Android Geräte zur Verfügung.

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Sales & Marketing

Preistransparenz, Konkurrenzdruck, Buchungsportale (OTA) und auch Social Media führen am Hotelmarkt zu einer ständig zunehmenden Änderungsgeschwindigkeit der Nachfrage und verringern damit die Planungssicherheit.

Daher benötigt Sales und Marketing für die schnelle, passgenaue Reaktion eine hotelspezifische Softwarelösung, die aktuelle und vergangene Buchungsdaten mit den Budget- und Forecastdaten zusammenführt und den Prozess der Überprüfung (Verifizierung), Kontrolle (Validierung) und Analyse von Nachfrageverhalten vereinfacht und optimiert.

PickupTracking übernimmt die lückenlose digitale Aufzeichnung aller Buchungsvorgänge und stellt sie den Werten aus dem Forecast und der Vergangenheit gegenüber:

Täglicher Pickup pro Marktsegment für den Tag und rollierend 365 Tage im Voraus
Automatisierter Datentransfer direkt aus dem hoteleigenen PMS „On the Books“
Vergleich der Buchungssituation zu den Plandaten pro Hotelsegment
Dokumentation der historischen Daten für die Vergleichsanalyse und Ermittlung der Wachstumsraten
Grafisch aufbereitete Berichte für maximale Aussagekraft und Transparenz

Die detaillierte Darstellung der Buchungsaktivitäten im Zeitverlauf unterstützt die richtige Bewertung von Planabweichungen und gibt Hinweise, ab wann Preisänderungen nachfragewirksam eingesetzt werden sollten. Die getrennte Analyse der Hotelsegmente macht den Erfolg zielgruppenspezifischer Marketingmaßnahmen messbar und maximiert die Planungssicherheit.

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