Hinweis: Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) ist Herausgeber und Urheberrechtsinhaber von USALI. Fairmas verwendet den Begriff „USALI“ ausschließlich, um auf den bestehenden Branchenstandard als einen von mehreren möglichen unternehmensspezifischen GuV-Kontenrahmen zu verweisen.
Jedes Hotelbudget, jeder Forecast und jeder Performance-Bericht beginnt mit Finanzdaten. Bessere finanzielle Entscheidungen beginnen jedoch mit Finanzdaten, die einheitlich strukturiert sind.
Deshalb hat sich das Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI)* als anerkannter Standard für das Finanzreporting in der Hotellerie etabliert. Es bietet eine gemeinsame Finanzsprache, mit der Hotels Finanzinformationen über Abteilungen, Häuser und Portfolios hinweg einheitlich organisieren, vergleichen und analysieren können.
USALI schafft diese gemeinsame Finanzsprache für die Hotellerie. FairPlanner von Fairmas macht daraus einen durchgängigen Prozess für Budgetierung, Forecasting, Controlling und Performance Reporting.*
Statt Reporting und Planung als getrennte Aufgaben zu behandeln, können Finanzteams in der Hotellerie während des gesamten Planungszyklus auf derselben finanziellen Grundlage arbeiten und historische Finanzdaten in fundiertere Geschäftsentscheidungen übersetzen.
Eine standardisierte Finanzstruktur schafft bessere Erkenntnisse
Nehmen wir zwei Hotels aus demselben Portfolio. Beide erzielen ähnliche Umsätze, doch eines erreicht durchgängig eine höhere GOP-Marge (Gross Operating Profit).
Auf den ersten Blick scheint der Unterschied operativ bedingt zu sein. Ohne eine standardisierte Finanzstruktur lässt sich jedoch kaum feststellen, ob die bessere Performance echt ist oder lediglich auf einer unterschiedlichen Zuordnung von Personalkosten, Energiekosten, Marketingaufwendungen oder anderen Betriebskosten beruht.
Für Finance Directors wird ein aussagekräftiger Vergleich dadurch schwierig. Für Controller ist es kaum möglich zu erkennen, ob Abweichungen auf Geschäftsvolumen, Preisgestaltung, Personalkosten, Energiekosten oder einen anderen operativen Faktor zurückgehen. Und für Eigentümer bedeutet es, dass Entscheidungen über Investitionen, Asset-Performance und künftiges Wachstum womöglich auf inkonsistenten Finanzinformationen statt auf vergleichbaren operativen Ergebnissen beruhen.
Eine einheitliche, auf USALI* basierende Struktur ändert das.
Finanzteams können die Profitabilität von Rooms, Food & Beverage, Administration & General und weiteren Abteilungen in jedem Hotel nach derselben Finanzlogik vergleichen. Statt wertvolle Zeit mit dem Abgleich unterschiedlicher Reportingstrukturen zu verbringen, können sie sich darauf konzentrieren, was die Performance tatsächlich antreibt.
Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für bessere Financial Planning & Analysis (FP&A).
Vom Finanzreporting zur Finanzplanung
Historisches Finanzreporting sollte nicht das Ende des Prozesses sein. Es sollte zum Ausgangspunkt für das nächste Budget, den nächsten Forecast und die nächste finanzielle Entscheidung werden.
FairPlanner unterstützt unternehmensspezifische GuV-Kontenrahmen, einschließlich USALI*, sodass Finanzteams für Budgetierung, Forecasting, Controlling und Performance Reporting dieselbe Finanzstruktur nutzen können.
Zurück zu den beiden Hotels: Die nächste Frage lautet nicht mehr, welches Hotel besser abgeschnitten hat, sondern warum.
Liegt der Unterschied an der Auslastung oder am Durchschnittspreis? Steigen die Personalkosten schneller als der Umsatz? Haben die Energiekosten das Budget überschritten? Bleibt eine Abteilung hinter den Erwartungen zurück? Oder werden die Kosten einfach anders zugeordnet?
Da Ist-Werte, Budgets und Forecasts derselben Finanzstruktur folgen, können Controller diesen Fragen schneller nachgehen. Abweichungen werden leichter verständlich, Forecasts genauer, und Planungsentscheidungen lassen sich auf vergleichbare Finanzinformationen statt auf Annahmen stützen.
Finanzreporting endet nicht mehr damit, zu erklären, was passiert ist. Es wird zur Grundlage für die Entscheidung, was als Nächstes passiert.
Bessere Budgetierung, besseres Forecasting und Controlling im gesamten Portfolio
Über mehrere Hotels hinweg werden die Vorteile noch größer.
Ohne eine gemeinsame Finanzstruktur muss möglicherweise jedes Haus separat gemappt werden, bevor Budgets konsolidiert oder die Portfolio-Performance verglichen werden kann. Mit wachsendem Portfolio wird die Pflege dieser individuellen Mappings immer komplexer und zeitaufwendiger.
Ein standardisierter GuV-Rahmen vereinfacht diesen Prozess.
Finanzteams können Abteilungsbudgets hotelübergreifend vergleichen, Annahmen zu Personalkosten bewerten, Energiekosten analysieren und nachvollziehen, wie sich operative Entscheidungen auf die Profitabilität auswirken – mit derselben Finanzstruktur im gesamten Portfolio.
FairPlanner unterstützt eine flexible Umsatz- und Kostenplanung innerhalb unternehmensspezifischer GuV-Kontenrahmen. So können Hotelgruppen die Konsistenz im gesamten Portfolio wahren und gleichzeitig die operativen Anforderungen einzelner Häuser berücksichtigen.
Zurück zu unserem Beispiel: Beide Hotels prognostizieren für das kommende Jahr möglicherweise ähnliche Umsätze. Ein Haus rechnet jedoch mit höheren Personalkosten, steigenden Energiekosten oder einem anderen Umsatzmix der Abteilungen. Da diese Annahmen innerhalb derselben Finanzstruktur wie USALI geplant werden, können Finance Directors sofort erkennen, wie sich jeder Faktor auf die Profitabilität auswirkt, und die künftige Performance mit größerer Sicherheit vergleichen.
Ändern sich die Marktbedingungen, lassen sich Forecasts aktualisieren, ohne das zugrunde liegende Finanzmodell neu aufzubauen. Finanzteams verbringen so weniger Zeit mit der Datenaufbereitung und mehr Zeit mit der Analyse.
Abweichungen in Maßnahmen übersetzen
Wirksames Controlling bedeutet mehr, als festzustellen, dass eine Abweichung besteht. Es geht darum zu verstehen, was sie verursacht hat, und zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist.
Ein Hotel kann seinen GOP-Forecast verfehlen, obwohl der Umsatz im Plan liegt. Die Ursache können gestiegene Personalkosten, höhere Energiekosten, geringere Abteilungsmargen oder unerwartete Betriebskosten sein.
Unterscheiden sich die Reportingstrukturen zwischen den Hotels, erfordert die Ermittlung dieser Treiber oft umfangreiche manuelle Recherchen. Folgen Ist-Werte, Budgets und Forecasts dagegen derselben Finanzstruktur, können Controller Abweichungen auf Abteilungs- und Kontenebene prüfen und schnell erkennen, wo sich die Performance verändert hat.
So können Finanzteams praktische Fragen beantworten, zum Beispiel:
- Ist die Abweichung auf das Geschäftsvolumen oder die Preisgestaltung zurückzuführen?
- Steigen die Personalkosten schneller als erwartet?
- Haben Energie- oder andere Betriebskosten den Plan überschritten?
- Welche Abteilung hat den größten Einfluss auf die Profitabilität?
- Muss der Forecast an veränderte Geschäftsbedingungen angepasst werden?
Zurück zu unseren beiden Hotels: Das Portfolio-Team kann über die reine Beobachtung der Ergebnislücke hinausgehen. Es kann die Ursachen verstehen, Forecasts entsprechend anpassen und konkrete operative Maßnahmen empfehlen, die die künftige Performance verbessern.
Eine finanzielle Grundlage für Eigentümer, Betreiber und Management
Finanzinformationen eines Hotels dienen vielen Stakeholdern.
Eigentümer konzentrieren sich auf Profitabilität und Kapitalrendite. Betreiber legen den Fokus auf die operative Performance. Das Hotelmanagement benötigt zeitnahe Finanzinformationen für das Tagesgeschäft, während die Finanzteams dafür verantwortlich sind, dass die Zahlen korrekt, vergleichbar und aussagekräftig sind.
Arbeitet jeder Stakeholder mit anderen Berichten oder Finanzstrukturen, beginnen Diskussionen oft mit dem Abgleich von Zahlen statt mit der Verbesserung der Performance.
Ein standardisierter Finanzrahmen schafft eine gemeinsame finanzielle Grundlage.
Da FairPlanner Budgetierung, Forecasting, Controlling und Performance Reporting innerhalb dieses gemeinsamen Rahmens verbindet, können Eigentümer, Betreiber, Hotelmanagement und Finanzteams mit derselben Finanzsprache arbeiten und gleichzeitig auf die Informationen zugreifen, die für ihre Aufgaben am relevantesten sind.
Derselbe Ansatz vereinfacht auch das Portfoliowachstum. Statt Reportingstrukturen für jedes neu hinzukommende Hotel einzeln zu konfigurieren und zu mappen, können Finanzteams neue Häuser in einen etablierten Finanzplanungsprozess integrieren und so von Anfang an die Vergleichbarkeit im gesamten Portfolio verbessern.
Mit der Weiterentwicklung der Branchenstandards Schritt halten
Die Hotellerie entwickelt sich stetig weiter – und mit ihr die Standards für das Finanzreporting.
Die 12. überarbeitete Ausgabe von USALI* bringt Aktualisierungen, die das heutige betriebliche Umfeld widerspiegeln, darunter ein erweitertes Reporting der Energie- und Versorgungskosten, Reporting zu Vollzeitäquivalenten (FTE), überarbeitete Vorgaben für Executive Lounges, zusätzliche Aufstellungen für Betreiber- und Markenkosten sowie Aktualisierungen für All-inclusive-Resorts.
Diese Entwicklungen unterstreichen, wie wichtig ein Finanzplanungsprozess ist, der sich an anerkannte Branchenstandards anpassen lässt und zugleich die operativen Anforderungen jedes einzelnen Hotels unterstützt.
Da FairPlanner unternehmensspezifische GuV-Kontenrahmen, einschließlich USALI*, unterstützt, können Hotels ihre Planungs- und Reportingprozesse weiterhin an anerkannten Branchenstandards ausrichten und gleichzeitig die Flexibilität bewahren, die ihr eigenes Geschäft erfordert.
Mehr über die neuesten Entwicklungen erfahren Sie in unserem Artikel zur 12. überarbeiteten Ausgabe von USALI.*
Eine gemeinsame Finanzsprache in bessere Geschäftsentscheidungen übersetzen
USALI* bietet Unternehmen der Hotellerie eine gemeinsame Finanzsprache.
FairPlanner von Fairmas macht daraus einen durchgängigen Prozess für Budgetierung, Forecasting, Controlling und Performance Reporting.
Gemeinsam ermöglichen sie es Finanzteams in der Hotellerie, die Performance mit Sicherheit zu vergleichen, die Treiber der Profitabilität zu verstehen und finanzielle Erkenntnisse in genauere Budgets, verlässlichere Forecasts, stärkeres Controlling und aussagekräftigeres Performance Reporting zu übersetzen.
Für Finance Directors, Controller, Eigentümer, Betreiber und Hotelmanagement geht der Nutzen weit über ein standardisiertes Reporting hinaus. Es entsteht eine verlässliche finanzielle Grundlage für fundierte Entscheidungen – für einzelne Hotels ebenso wie für ganze Portfolios.
In der heutigen Hotellerie reicht standardisiertes Finanzreporting allein nicht mehr aus. Der eigentliche Mehrwert liegt darin, konsistente Finanzdaten in eine vernetzte Finanzplanung zu überführen, die Hotels hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und ihre Geschäftsergebnisse nachhaltig zu verbessern.
