5 Tipps zur Einführung von Rolling Forecast mit FairPlanner

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5 Tipps zur Einführung von Rolling Forecast mit FairPlanner

September 20, 2021, In Aktuelles, Fairmas Blog

Mehr Gewinn mit der dynamischen Planung & Analyse

Fazit:

Die Krise hat gezeigt, in turbulenten Zeiten und in einem hoch dynamischen Markt, ist die engmaschige Leistungskontrolle und ein rollierender Forecast entscheidend. Die Einführung von FairPlanner als Finanzplanungstool vereinfacht den gesamten Budget- und Forecastprozess und ermöglicht zudem die regelmäßige Performance-Analyse des gesamten Hotelbetriebs mit Focus auf den Gewinn.

Manch einer von Ihnen mag an dieser Stelle fragen, warum die dynamische Planung bzw. der rollierende Forecast zu mehr Hotelerfolg führen soll und warum die Hotellerie ausgerechnet jetzt ihren Fokus auf prozessoptimierte Finanzplanung legt.

 

Die Begründung ist eigentlich einfach.

 

Führten der wachsende Konkurrenzdruck, die „Erfindung“ der Online Buchungs-Plattformen und Vergleichsportale sowie die Individualisierung der Gästewünsche zu der Erkenntnis, dass unternehmerische Gewinn- und Renditeziele nur mit einem kundenorientierten Marketing- und Sales-Konzept zu erreichen sind, hat die Corona-Krise die tieferliegenden und „innenliegenden“ Schwachstellen offengelegt.

 

So wie ein Fahrradfahrer mit Rückenwind leichter ans Ziel kommt, überdeckte der stetig wachsende Zustrom an Reisenden für die Hotelindustrie in der Vergangenheit eine Marktbesonderheit. Die Zimmernachfrage ist anfällig für Schwankungen. Ob durch unvorhersehbare Ereignisse wie eine Pandemie oder eine Naturkatastrophe, oder, weil der Gast dank der Preistransparenz in Verbindung mit dem großen Angebot, wechselwilliger geworden ist und zudem noch kurzfristiger bucht.

 

Die Pandemie hat auf sehr extreme Weise gezeigt, dass die Nachfrage im Krisenfall auf ein Minimum zurückfallen kann.

 

Warum und Wie

Eine Finanzplanung, die aus einem Budget zum Jahresanfang und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung zum Jahresende beschränkt ist, ist bei einem volatilen Marktgeschehen nicht ausreichend.

 

Durch Corona wurde die Bedeutung einer effizienten Finanzplanung, mit optimierten Prozessen für schnelles Nachjustieren bei Veränderungen seitens der Nachfrage einmal mehr offensichtlich.

 

Um die Prognosesicherheit zu erhöhen, ist die Einführung kürzerer Planungsintervalle und die Betrachtung aller Erlöse und aller Kosten für jede Abteilung mittels einer rollierenden Prognose notwendig, um den Gewinn und den Gesamterfolg des Hotels im Auge zu behalten..

 

Dies schließt die Informationslücke zwischen Budget am Jahresanfang und Gewinn-und-Verlust-Rechnung am Jahresende. Da im Hotel in der Buchhaltung bereits alle Geschäftsaktivitäten systematisch erfasst werden und die Buchungseingänge im PMS vorliegen, kann diese Informationslücke durch eine geeignete Finanzplanungssoftware effizient und ohne großen zusätzlichen Aufwand geschlossen werden.

 

Dabei betrachtet der rollierende Forecast mit FairPlanner mehr als nur den Logisbereich. FairPlanner basiert auf dem hoteleigenen Kontenrahmenplan. Mit dem rollierenden Forecast auf Basis der hoteleigenen P&L (englisch, Abkürzung für Profit & Loss) hat das Hotelmanagement den Zugriff auf alle aktuellen und geplanten Einnahmen, auf die geplanten und bereits entstandenen variablen Kosten, die Fixkosten sowie der daraus resultierende kalkulatorische Netto- und Bruttogewinn.

 

Die Einführung eines monatlichen Forecasting wird zum Seismografen für Ungeplantes. Der Soll-Ist-Vergleich dient der Verbesserung der Prognose und als Steuerungsinstrument.

 

Die 5 Tipps zur Einführung von Rolling Forecast mit FairPlanner

Auch wenn die Vorteile klarsind , die Einführung eines rollierenden Forecasts bedeutet auch eine Änderung vorhandenen Prozesse. Daher ist es hilfreiche ein paar Punkte zu beachten, damit die Einführung den gewünschten Erfolg bringt.

 

 

 

Die Basis des rollierenden Forecasts ist ein detailliertes Budget, mindestens auf Monatsbasis.

 

Mit FairPlanner haben Sie die Wahl: Sie können Vorjahreswerte kopieren und anpassen, oder Sie fangen bei null an. Für die getrennte „Planung“ der hoteleigenen Segmente werden die diese aus Ihrem PMS via Mapping in FairPlanner übernommen.

 

Die Verteilung auf die Monate erfolgt nach Ihren Vorgaben.

 

Legen Sie die Prozessbeteiligten und verbindliche Termine fest. Geschieht etwas Unvorhergesehenes, verkürzen Sie die Abstände. Eine wöchentliche oder tägliche Überprüfung der Soll-Ist Werte anhand von automatisiert ermittelten KPIs und Reports erhöht die Planungssicherheit. Hierfür nutzen Sie den Workflow innerhalb von FairPlanner. Zusätzlich bietet FairPlanner eine E-Mail-Versandfunktion. Hier können Sie einfach den Versand von Analysen und Auswertungen automatisieren.

 

Nutzen Sie die Expertise und Erfahrungen Ihrer Führungskräfte, in dem jeder seinen eigenen Verantwortungsbereich plant. So stärken Sie spürbar die Motivation Ihrer Führungskräfte, /strong>eigenverantwortlich und proaktiv zu handeln. Für zusätzliche Transparenz und reibungsarme Kommunikation bietet FairPlanner eine Kommentarfunktion. Die Zugriffsrechte werden zentral administriert, so dass Sie Lese- und Zugriffsrechte leicht bestimmen können.

 

Der Vergleich von „SOLL und IST“ ist das zentrale Messinstrument für die Planungsgenauigkeit. Je nach gewählter Detaillierung bzw. Segmentierung ist der Soll-Ist-Vergleich wichtigster Hinweisgeber zur Lokalisierung von Chancen oder Risiken.

 

Das integrierte Berichtswesen ermöglicht Ihnen, dass schnelle Umschalten von der Gesamtansicht (Overview) Ihres Hotelunternehmens auf die Auswertung, getrennt nach Hotelsegmenten oder Abteilungen mit flexibel wählbaren Zeiträumen.

 

Die vorgefertigten Reports und Auswertungen entsprechen den branchenspezifischen Besonderheiten und Anforderung der Kalkulation von aussagefähigen Hotel-KPIs.

 

Eine Abweichung vom Plan ist grundsätzlich normal, weil keiner in die Zukunft schauen kann. Es geht weniger darum 100 % richtigzuliegen, sondern mehr darum, das unternehmerische Risiko einer Fehlplanung zu minimieren und im Soll-Ist-Vergleich Hinweise auf Chancen und Risiken zu erhalten. Der größte Fehler ist, auf eine Planung zu verzichten.

 

 

Die Krise hat gezeigt, in turbulenten Zeiten und in einem an sich schon hochdynamischen Markt, ist die engmaschige Leistungskontrolle anhand eines rollierenden Forecasts entscheidend. Nur so können Sie die Planabweichungen als Seismografen nutzen, um Ihre Prognosen zu optimieren und proaktiv zu agieren, anstatt zu reagieren.

Mit der What-If Funktion können Sie zusätzlich ein Worst-Case Szenario für die Zukunft erstellen. So gewinnen Sie kostbare Zeit – ganz so wie der Katastrophenschutz klare Abläufe vorgibt, um sofort handlungsfähig zu sein.