Para mantenerse alineado con la estrategia de negocio y alcanzar sus objetivos, cualquier negocio hotelero necesita de una planificación financiera precisa, un buen seguimiento del revenue y unos reportes de gestión que garanticen un estado de resultados saludable.
El sector hotelero tiene su propia estructura empresarial. Está compuesta por numerosos departamentos operativos, supervisados a su vez por diferentes niveles de gestión, en función de su impacto en el rendimiento financiero general. Por tanto, lo más lógico sería sentar las bases para desarrollar un liderazgo financiero sólido desde el primer momento. Para ello, hay que tener en cuenta los siguientes puntos: 1) Asegurarse de que todos los departamentos cuentan con un plan presupuestario y de pronóstico implementado y 2) Comprobar que este plan se ejecuta, revisa y actualiza de forma periódica en función de las necesidades del negocio. Afortunadamente, la era digital nos ha traído avances tecnológicos que se ocupan de esto. El único reto ahora es elegir entre la multitud de soluciones que nos ofrece el mercado.
Una herramienta eficaz de planificación y reporting financieros no solo optimiza los procesos para ahorrarnos tiempo y esfuerzo, sino que también debe ofrecer una visión global del estado actual del negocio; debe facilitarnos información relevante para que los líderes hoteleros puedan mejorar el rendimiento financiero. Además, también se debe tener en cuenta la calidad del servicio técnico del proveedor, así como su compromiso de desarrollo continuo para satisfacer las cambiantes necesidades del sector.
Estas son algunas de las principales funcionalidades que debe valorar a la hora de elegir una de las soluciones tecnológicas clave para su hotel:
- Lista para su uso
Resulta fundamental que la herramienta cuente con una estructura ya implementada de planificación y reporting financieros, con métricas específicas de P&L para hoteles (p. ej., USALI), KPI, fórmulas de cálculo y segmentación del mercado. Una ventaja adicional para tener en cuenta sería la posibilidad de personalizar aún más la herramienta según las necesidades individuales del cliente. - Integración automática de los datos
Es un hecho que los hoteles trabajan con varios sistemas de datos al mismo tiempo. En la mayoría de los casos, un sistema se encarga de procesar los datos que necesita otro sistema diferente. Contar con una herramienta de planificación financiera que se comunica directamente con sistemas de terceros (PMS, sistema de contabilidad, sistema de gestión de documentación, sistema de gestión del revenue, rate shopping, etc.) resulta esencial para garantizar la fiabilidad y calidad de los datos de planificación y reporting. - Función de colaboración
Olvídese de tener múltiples versiones de su plan presupuestario y de previsión, y de tener que enviarlo a los diferentes departamentos causando retrasos y pérdida de precisión en los datos. Para ello, es necesario una herramienta que permita tanto la planificación simultánea de varias cuentas y departamentos, como de una misma cuenta o centro de coste con varias propiedades. Gracias a que puede haber múltiples usuarios con diferentes derechos de acceso, los departamentos solo podrán modificar los datos de sus centros de coste, garantizando que los informes se llevan a cabo dentro de los plazos establecidos. - Consolidación automática con reporting integrado
Los grupos de gestión necesitan tener una visión global de todo su porfolio. Contar con una solución que ofrezca un resumen y comparación estandarizados del rendimiento y/o valores de planificación, y que lo haga además de todas las unidades de negocio y clústeres individuales, mejorará mucho la gestión de su porfolio. - Gestión del workflow
Una función de workflow adaptable le permitirá optimizar la ejecución de procesos de trabajo evitando retrasos en la planificación y presentación de informes. El administrador podrá tener control total sobre el progreso de la planificación de uno o varios departamentos y/o propiedades. La disponibilidad y precisión de los datos quedará garantizada al trabajar en un único plan centralizado. - Planificación multifuncional
Llevar la planificación al siguiente nivel es posible comparando datos a través de diferentes variables; ya sea por tiempo (diario, mensual, anual) por departamento o centro de coste, y explorando varios escenarios: presupuestos, previsiones y “What-if”. Una planificación y análisis sin límites. - Automatización inteligente
Olvídese de introducir manualmente todos los valores uno a uno, ya que existe una forma de simplificar y automatizar todo el proceso de planificación financiera. Esta funcionalidad conecta dos cuentas mediante relaciones automatizadas. Imagine todo el tiempo que puede ahorrar y los errores que puede evitar con el cálculo automático de costes totales para las cuentas base. - Planificación detallada en subcuentas
Incluso la partida de gastos más pequeña requiere una planificación minuciosa; por ello, esta funcionalidad le permitirá tomar una cantidad fija del presupuesto principal y dividirla en varias subcuentas, distribuyéndola a lo largo del tiempo. La automatización juega un papel clave en este punto. - Múltiples opciones de segmentación
Cada hotel tiene una estructura de segmentación diferente; una herramienta de planificación flexible que se adapte a las necesidades específicas de segmentación puede ser realmente muy beneficiosa. Además de los datos reales que se extraen en bruto del PMS, una función de mapeo personalizado ofrece flexibilidad a los diferentes usuarios según sus necesidades. Será posible, por ejemplo, analizar datos en función de los estándares de propiedad individuales, grupos personalizados o formato corporativo. - Reporting flexible por clústeres
Hacer un seguimiento de las reservas y pickup de las habitaciones es una tarea compleja si gestiona varias propiedades al mismo tiempo, y necesita organizar estos datos según ciertos criterios para convertirlos en información relevante. Gracias a la funcionalidad que permite crear varios clústeres en función de las diferentes variables (p. ej., ubicación, categoría, capacidad, o marca), este análisis se simplifica con informes más claros y definidos.
