Aumente sus beneficios con la planificación y análisis dinámicos
Resumen:
La crisis ha demostrado que en tiempos turbulentos y en un mercado altamente dinámico, es crucial para un hotel poder realizar un seguimiento cercano de su rendimiento financiero mediante previsiones dinámicas. El uso de FairPlanner como herramienta de planificación financiera simplifica todo el proceso de elaborar previsiones y presupuestos. La función de previsiones dinámicas permite analizar periódicamente el rendimiento de todo el negocio hotelero centrándose en los beneficios.
Alguno se estará preguntando: ¿Por qué la planificación basada en una previsión dinámica es la clave para aumentar el éxito de un hotel? ¿Y por qué ahora, más que nunca, la adopción de procesos de optimización para la planificación financiera está en el punto de mira del sector?
El motivo es bastante sencillo.
Factores como la creciente presión de la competencia, la aparición de nuevas plataformas de reserva online y portales de comparación de precios, así como las preferencias individualizadas de los huéspedes, nos llevan a la conclusión de que los objetivos de beneficios y rentabilidad sólo pueden alcanzarse con una visión de ventas y marketing orientada al cliente. La crisis del covid ha puesto de manifiesto las debilidades «internas» que subyacen a esta industria.
Para que nos hagamos una idea, sería como un ciclista que cree avanzar muy rápido por sí mismo… pero esto realmente ocurre solo porque tiene el viento a su favor. Para el sector hotelero, una afluencia cada vez mayor de turistas en el pasado hizo pensar a los hoteles que su negocio estaba asegurado, cuando en realidad sólo enmascaraba una particularidad del mercado; la demanda de habitaciones es muy susceptible a las fluctuaciones causadas por distintos factores. Estos factores pueden ser acontecimientos imprevisibles como una pandemia o una catástrofe natural, o simplemente los hábitos cambiantes del propio huésped, que ahora es más selectivo gracias a la transparencia de los precios y que, además, reserva (o cancela) con menor antelación.
La pandemia del covid evidenció de forma muy extrema que, en situaciones de crisis, la demanda puede caer fácilmente a cero o, en el «mejor» de los casos, reducirse al mínimo.
Una planificación financiera que se limite a elaborar un presupuesto a principios de año y presentar la cuenta de resultados cuando este termina ya no es suficiente en un mercado tan volátil como el actual.
La pandemia demostró la importancia que tiene una planificación financiera eficaz para el sector, centrada en procesos optimizados que permitan reajustes rápidos en caso de cambios en la demanda, todo ello para garantizar la continuidad del negocio.
Para aumentar la fiabilidad de las previsiones, es necesario introducir intervalos de planificación más cortos y tener en cuenta todos los ingresos y costes de cada departamento mediante una previsión dinámica; esto nos permitirá centrarnos en los beneficios y el éxito del hotel a nivel general. De este modo, se cierra la brecha de información entre el presupuesto a principios de año y la cuenta de P&L a finales del mismo. Dado que todas las actividades ya se registran sistemáticamente desde el departamento de contabilidad del hotel, y que las entradas de las reservas están disponibles en el PMS, esta brecha puede cerrarse eficazmente y con poco esfuerzo adicional utilizando el software de planificación financiera adecuado.
El tiempo como factor crítico: No se trata sólo de actuar, sino de reaccionar de forma rápida y proactiva.
Una previsión dinámica mensual no sólo se centra en el departamento de alojamiento. FairPlanner se basa en la cuenta de resultados del hotel. Con una previsión dinámica basada en la cuenta de P&L (pérdidas y ganancias), la dirección del hotel tiene acceso a todos los ingresos actuales y previstos, a los costes variables previstos y ya incurridos, a los costes fijos y al beneficio neto y bruto atribuido resultante. La realización de una previsión dinámica mensual se convierte en un sismógrafo para acontecimientos imprevistos. La comparación entre lo previsto y lo real sirve como herramienta de control que ayuda a mejorar las previsiones y orientarnos sobre qué medidas tomar para mantener el rumbo y alcanzar los objetivos.
5 consejos para integrar con éxito las previsiones dinámicas de FairPlanner
Aunque las ventajas son evidentes, la introducción de una previsión dinámica también supone un cambio en los procesos existentes. Por ello, conviene prestar atención a algunos puntos para que la adopción de esta nueva práctica traiga consigo el éxito deseado.
1.- Empezar siempre con un plan de objetivos (a menudo esto es sinónimo de un presupuesto)
La base de una previsión dinámica es un presupuesto detallado, al menos de forma mensual.
Con FairPlanner, puede copiar y ajustar los valores del año anterior o puede empezar desde cero. Para la planificación por separado de los segmentos propios del hotel, se realiza un mapeo para transferir los segmentos del hotel desde su PMS a FairPlanner.
La distribución de valores a los meses se realiza según sus especificaciones.
2. Defina un flujo de procesos vinculante y claro.
Identifique a los responsables del proceso y establezca los plazos de acción. Si surge algún imprevisto, puede acortar los intervalos. Una revisión semanal o diaria de los valores objetivo frente a los reales, basada en los informes generados automáticamente y los KPI establecidos, aumenta la seguridad de la planificación. Puede hacerlo utilizando la función de gestión del workflow de FairPlanner. La herramienta también dispone de una función de envío automático de correo electrónicos para enviar análisis y evaluaciones con una buena gestión del tiempo.
3. Implique a todo el equipo directivo.
Aproveche los conocimientos y la experiencia de los managers, dejándoles planificar su propia área de responsabilidad. De este modo, capacitará a los responsables para que actúen de forma independiente y proactiva. Para una mayor transparencia, favorezca una comunicación sin fricciones y fomente la colaboración en equipo; algo que pueden hacer con la función de comentarios de FairPlanner. Los derechos de acceso se gestionan de forma centralizada para que pueda establecer permisos sobre quién puede ver y/o realizar cambios respectivamente.
4. Utilice el análisis de desviaciones «objetivo-real» para las previsiones
La comparación entre el OBJETIVO y la REALIDAD es una herramienta fundamental para medir la precisión de la planificación. Dependiendo del detalle o segmentación seleccionados, la comparación objetivo-real es el mejor informante sobre qué áreas pueden aprovechar más oportunidades o cuáles tienen riesgos que hay que vigilar para tomar medidas proactivas.
El sistema interactivo de reporting le permite pasar rápidamente de la visión general de su empresa hotelera a la evaluación individualizada por segmentos o departamentos con periodos de tiempo seleccionables. Los informes y evaluaciones «ready-to-use» corresponden a las características y requisitos específicos del sector para el cálculo de KPI hoteleros.
5. Considere las desviaciones del plan como una oportunidad
Una desviación del plan es perfectamente normal porque nadie puede prever el futuro. No se trata de acertar al 100 %, sino más bien de minimizar el riesgo comercial de los errores de planificación y obtener indicios de oportunidades y riesgos mediante la comparación objetivo/real. El mayor error es carecer de una planificación.
La crisis ha demostrado que en tiempos turbulentos y en un mercado altamente dinámico, es crucial realizar un seguimiento cercano del rendimiento mediante previsiones dinámicas. Sólo así podrá utilizar las desviaciones del plan como sismógrafo para optimizar sus previsiones y actuar de forma proactiva en lugar de reactiva.
Un consejo:
Con la función «What-if», también puede crear el escenario más desfavorable posible para el futuro. De este modo, ganará un tiempo valioso para reaccionar frente a situaciones inesperadas, como cuando se establecen protocolos de actuación rápida para emergencias.
