Estudio de caso – Racionalización de los procesos de información y financieros en toda la cartera – International Hotel Operator Group

En el dinámico ámbito de la industria hotelera, donde el crecimiento es una búsqueda constante y la adaptabilidad una piedra angular del éxito, la trayectoria de un grupo hotelero internacional es un testimonio de innovación y transformación. El prestigioso grupo hotelero internacional vio más que nunca la necesidad de un enfoque racionalizado para la elaboración de informes y la planificación financiera, y por ello Fairmas intervino.

La colaboración con Fairmas tenía por objeto racionalizar los procedimientos de información y planificación y análisis financieros (FP&A) y capacitar a cada nivel de gestión para impulsar la eficiencia, maximizar los ingresos y mejorar el rendimiento global de la cartera.

Este estudio de caso se adentra en los retos a los que se enfrenta el International Hotel Operator Group, las intervenciones estratégicas llevadas a cabo por Fairmas y los resultados tangibles conseguidos gracias a esta asociación mutua.

Perfil del cliente:

Breve descripción: 

Un propietario y operador hotelero en rápida expansión, con sede en Alemania, ha establecido una impresionante presencia en múltiples países europeos. La estructura de gestión de la organización está muy centrada en los servicios centralizados. Aunque la adquisición de propiedades durante las operaciones existentes tiene lugar dentro de los estándares de marca y la configuración del sistema dados, su crecimiento se ha visto obstaculizado. Esto se debe a que parte de las propiedades están vinculadas a ciertas normas de franquicia que tienen menos flexibilidad para cambios a corto plazo en la estructura del sistema (por ejemplo, PMS) o normas de información (por ejemplo, segmentación del mercado). Esta combinación única de gestión interna, dinámica de adquisición de propiedades y cumplimiento de las normas de franquicia presenta tanto oportunidades como retos que conforman el tejido mismo de su cartera hotelera y su eventual crecimiento.

Número de hoteles: 

Alrededor de 80 en 3 países europeos 

Tamaño de los hoteles: 

80 – 400 habitaciones  

Nivel de servicio de la cartera: 

Limitado a servicio completo

Cartera Marca /Cadenas:

Hoteles en franquicia – Diferentes marcas a través de varias cadenas 

Entorno tecnológico:

Múltiples PMS (p. ej. Oracle, Suite8, Protel), Múltiples sistemas ERP (p. ej. Sage, SUN, GrandBack) Sistemas de gestión de ingresos (IDEAS, Duetto) Ausencia de BI y consolidación centralizados

Principales retos de los clientes

  1. Diversas fuentes de datos 
    – Introducción manual de datos en hojas Excel de informes y planificación
    – Disponibilidad limitada de datos en todos los niveles de gestión, desde el jefe de departamento local hasta el director financiero y el director general
    – Estructura de datos diferente en los distintos hoteles y países
  2. Calidad cuestionable de los datos 
    – Errores de cálculo en archivos Excel y plantillas de planificación Errores de entrada debidos a errores humanos
    – Diferentes versiones de los libros de Excel (Presupuesto / Previsión, etc.) – no hay una única versión de la verdad (SVOT) 
  3. Estabilidad y seguridad 
    – Procesos dependientes de la persona Normas incoherentes
  4. Poca eficacia y transparencia 
    – Retraso en el suministro de datos en todos los niveles de gestión
    – Diferentes niveles de detalle disponibles en función de la información local del hotel
  5. Consolidación e informes 
    – Diferentes requisitos de los propietarios 
    – Gran esfuerzo manual de consolidación Comparabilidad débil (por ejemplo, diferentes segmentos de mercado, diferentes CdA sociales)

Resumen para el cliente

  • Comparabilidad – Recibir datos financieros, incluidos los indicadores clave de rendimiento y las estadísticas, en un formato de informe normalizado y comparable, independientemente de la marca del hotel, la estructura del sistema, la configuración y las normativas específicas de cada país.
  • Flujos de trabajo – Estructurar y alinear los procesos de elaboración de informes y planificación para todos los niveles operativos y de gestión.
  • Estandarización Normalización y seguridad de la planificación financiera – Establecer un entorno de trabajo entre carteras para la planificación financiera. Proporcionar un acceso seguro y un control de entrada.
  • Información e implicación de todos los niveles de gestión – Garantizar la calidad y el acceso a los datos financieros para todos los niveles de gestión/departamentos en el momento oportuno.
  • Integración con varios sistemas – Integrar los sistemas fuente existentes y potencialmente nuevos y garantizar la integridad de los datos en todos los niveles de información.
  • Calidad y eficiencia – Optimizar el procesamiento de datos en los sistemas para garantizar que los datos sean más fiables con el aumento de la precisión de las previsiones, y que estén disponibles rápidamente para todas las partes interesadas.

Proceso 

  1. Asignar a los jefes de proyecto responsables de ambas partes
  2. Taller inicial para identificar retos y definir requisitos
  3. Presentación de los productos Fairmas existentes
  4. Información general (sistemas en uso, estructura de informes) 
  5. Sugerencia de Fairmas para su aplicación 
  6. Configuración del sistema e introducción al hotel piloto
  7. Fase piloto y revisión
  8. Mayor integración en la estructura del sistema e implementación de informes personalizados 
  9. Definición de responsabilidades y flujos de trabajo en el lado del cliente
  10. Formación conjunta para grupos de usuarios
  11. Puesta en marcha en toda la cartera
  12. Reuniones periódicas de revisión y ajustes a las necesidades y requisitos futuro 

Solutiones 

1. Creación de una plataforma que proporcione: 
– Plan de cuentas estandarizado según la definición del cliente, basado en USALI

– Funcionalidad de importación de datos reales de todos los sistemas contables necesarios

– Herramienta cartográfica integrada para importar datos de diferentes sistemas contables y diferentes CdA sociales

– Flexibilidad en cuanto a la estructura de departamentos/centros de costes por hotel para atender todos los niveles de servicio (servicio limitado a servicio completo)

– Interfaces para todos los PMS necesarios (FOLS, Opera, SIHOT) para la importación automática diaria de 30 días de datos reales por segmento de mercado y datos en libros para los próximos 365 días 

– Interfaz con el sistema de gestión de ingresos de terceros: importación automática del formulario de previsión de la demanda para validar la previsión financiera frente a la previsión de la demanda

– Flexibilidad en cuanto a la segmentación del mercado: los hoteles pueden planificar dentro de sus propios segmentos de mercado, que se transfieren al estándar de segmentos de mercado de la empresa

– La función de planificación de nóminas, ajustada a las diferentes normas locales sobre nóminas, impuestos y beneficios para los empleados, permite una planificación detallada de las nóminas a nivel de guía de personal que se transfiere a las líneas de cuenta de pérdidas y ganancias correspondientes

– Función de control para supervisar el proceso de planificación por unidad (hotel), posibilidad de bloquear determinados pasos de la planificación

– Función de validación para medir la planificación actual en comparación con los resultados del año pasado

– Consolidación automática e informes automáticos por correo electrónico

– Varios informes a bordo con diferentes niveles de granularidad 

– Informes personalizados según la definición del cliente – para los requisitos de los distintos propietarios. 

2. Participación de los clientes 
– Concepto de Maestro-Usuario y Formador de Formadores

– Punto de contacto dedicado con recursos de tiempo, conocimientos técnicos y capacitación

– Compromiso de todas las partes interesadas dentro de la estructura de la empresa 

– Apoyo de los departamentos de informática y sistemas para la integración del sistema 

3. Lista de productos Fairmas 
– FairPlanner 

– Función FairChain para la consolidación 

Principales conclusiones / Ventajas

  • Disponibilidad de los datos financieros de pérdidas y ganancias (reales) antes del día 10 de cada mes siguiente en todos los niveles de gestión, incluidas las operaciones del hotel y la sede central. 
  • Disponibilidad de una previsión financiera fiable para 12 meses, renovable antes del 15 de cada mes en todos los niveles de gestión, incluida la explotación del hotel y la sede central.
  • Flujo de trabajo de planificación y elaboración de informes controlado centralmente para previsiones y presupuestos.
  • Contribución, implicación y aportación directa a la planificación desde el nivel de jefe de departamento en adelante.
  • Utilización de la plataforma como parte de la rutina diaria en todos los niveles de usuarios.
  • Reuniones sobre presupuestos e ingresos muy eficaces gracias a datos fiables y compartidos.
  • Sólida fuente de datos para informes de propietarios ampliados y parcialmente automatizados
  • Integración fluida y sin esfuerzo de nuevas propiedades, independientemente de la estructura del sistema local.
  • Coherencia de los datos en el software Fairmas a pesar del cambio/actualización del PMS y/o del sistema contable.
  • Fácil consolidación “en un clic.

Conclusión:

En conclusión, la alianza entre International Hotel Operator Group y Fairmas es un testimonio del poder transformador de la innovación y la colaboración en el sector hotelero. Al superar retos complejos y aplicar soluciones de vanguardia, esta alianza no sólo ha agilizado la planificación financiera y la elaboración de informes, sino que también ha capacitado a toda la organización para prosperar en un mercado competitivo. A medida que el grupo hotelero prosigue su viaje de crecimiento y adaptabilidad, las lecciones aprendidas de este estudio de caso sirven de faro de inspiración para el sector en general.

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Estamos emocionados de poder compartir con ustedes las novedades de la 12.ª edición de USALI* por HFTP. En Fairmas mantenemos nuestro compromiso de estar a la vanguardia para mejorar el análisis y la planificación financiera de nuestros clientes. Gracias a...
Este comunicado de prensa sólo está disponible en inglés: Fairmas, a leading provider of financial planning, controlling, and management reporting software for the hospitality industry, is thrilled to announce its participation in HITEC 2024, the world’s largest and longest-running hospitality...

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