Case Study: Vereinfachung des Reportings und der Finanzprozesse für das gesamte Portfolio – Internationale Hotelbetreibergruppe

Im dynamischen Bereich der Hotellerie, wo Wachstum ein ständiges Streben und Anpassungsfähigkeit ein Eckpfeiler des Erfolges ist, steht die Reise einer internationalen Hotelbetreibergruppe als Zeugnis für Innovation und Transformation. Die angesehene internationale Hotelgruppe sah mehr denn je die Notwendigkeit eines rationalisierten Ansatzes für das Reporting und die Finanzplanung, und deshalb ist Fairmas eingesprungen. Die Zusammenarbeit mit Fairmas zielte darauf ab, die Berichterstattungs-, Finanzplanungs- und -analyseverfahren (FP&A) zu rationalisieren und jede Ebene des Managements in die Lage zu versetzen, die Effizienz zu steigern, den Umsatz zu maximieren und die Gesamtleistung des Portfolios zu verbessern. Diese Fallstudie befasst sich mit den Herausforderungen, mit denen die internationale Hotelbetreibergruppe konfrontiert war, mit den strategischen Maßnahmen, die Fairmas ergriffen hat, und mit den greifbaren Ergebnissen, die durch diese gemeinsame Partnerschaft erzielt wurden.

Kundenprofil:

Kurze Beschreibung

Ein schnell expandierender Hoteleigentümer und -betreiber mit Hauptsitz in Deutschland hat eine beeindruckende Präsenz in mehreren europäischen Ländern aufgebaut. Die Managementstruktur des Unternehmens ist stark auf zentralisierte Dienstleistungen ausgerichtet. Obwohl der Erwerb von Objekten während des bestehenden Betriebs innerhalb der vorgegebenen Markenstandards und des Systemaufbaus erfolgt, wurde ihr Wachstum behindert. Der Grund dafür ist, dass ein Teil der Immobilien an bestimmte Franchise-Standards gebunden ist, die weniger Flexibilität für kurzfristige Änderungen in der Systemstruktur (z. B. PMS) oder den Berichtsstandards (z. B. Marktsegmentierung) bieten. Diese einzigartige Mischung aus internem Management, der Dynamik des Immobilienerwerbs und der Einhaltung von Franchisestandards stellt sowohl Chancen als auch Herausforderungen dar, die die Struktur ihres Hotelgewerbeportfolios und ihr mögliches Wachstum prägen.

Anzahl der Hotels:

Rund 80 in 3 europäischen Ländern

Größe der Hotels:

80-400 Hotels

Portfolio Service Level:

Beschränkt auf Full Service

Portfolio Marke / Ketten:

Franchise-Hotels – Verschiedene Marken in verschiedenen Ketten

Technisches Umfeld

Mehrere PMS (z.B. Oracle, Suite8, Protel), mehrere ERP-Systeme (z.B. Sage, SUN, GrandBack) Revenue Management Systeme (IDEAS, Duetto) Keine zentrale BI und Konsolidierung

Zentrale Herausforderungen der Kunden:

1. Verschiedene Datenquellen

– Manuelle Eingabe von Daten in Excel-Berichts- und Planungsblätter
– Begrenzte Datenverfügbarkeit auf allen Managementebenen, vom lokalen Abteilungsleiter bis zum CFO/CEO
– Unterschiedliche Datenstrukturen in verschiedenen Hotels und Ländern 

2. Fragwürdige Datenqualität 
– Berechnungsfehler in Excel-Dateien und Planungsvorlagen Eingabefehler durch menschliche Fehler
– Unterschiedliche Versionen von Excel-Arbeitsmappen (Budget / Forecast, etc.) – keine einheitliche Version der Wahrheit (SVOT)

3. Stabilität und Sicherheit
– Personenabhängige Prozesse Uneinheitliche Standards

4. Geringe Effizienz und Transparenz 
– Verspätete Datenbereitstellung auf allen Managementebenen
– Verschiedene Detailstufen je nach lokaler Berichterstattung des Hotels verfügbar

5. Konsolidierung und Reporting 
– Unterschiedliche Anforderungen der Eigentümer
– Hoher manueller Aufwand für die Konsolidierung
– Schwache Vergleichbarkeit (z. B. unterschiedliche Marktsegmente, unterschiedliche soziale CoAs)

Zentrale Herausforderungen der Kunden

• Vergleichbarkeit – Erhalt von Finanzdaten, einschließlich KPIs und Statistiken in einem standardisierten und vergleichbaren Berichtsformat – unabhängig von Hotelmarke, Systemstruktur, Einrichtung und länderspezifischen Vorschriften

• Workflows – Strukturierung und Angleichung der Berichts- und Planungsprozesse für alle Betriebs- und Managementebenen
• Standardisierung und Sicherheit der Finanzplanung – Etablierung einer portfolioübergreifenden Arbeitsumgebung für die Finanzplanung. Sichere Zugangs- und Eingabekontrolle bereitstellen
• Information und Eibeziehung aller Managementebenen – Sicherstellung der Qualität und des rechtzeitigen Zugangs zu Finanzdaten für alle Managementebenen/Abteilungen
• Integration in verschiedene Systeme – Integration bestehender und potenziell neuer Quellsysteme und Gewährleistung der Datenintegrität auf allen Berichtsebenen
• Qualität und Effizienz – Optimierung der Datenverarbeitung in den Systemen, um sicherzustellen, dass die Daten durch die erhöhte Prognosegenauigkeit zuverlässiger und für alle Beteiligten schnell verfügbar sind 

Ablauf 

1. Zuweisung der zuständigen Projektmanager auf beiden Seiten 
2. Zuweisung der zuständigen Projektmanager auf beiden Seiten
3. Präsentation der bestehenden Fairmas-Produkte
4. Bereitstellung von Hintergrundinformationen (eingesetzte Systeme, Berichtsstruktur)
5. Vorschlag von Fairmas zur Umsetzung
6. Einrichtung des Systems und Einführung in das Pilothotel
7. Pilotphase und Überprüfung 
8. Weitere Integration in die Systemstruktur und Implementierung von kundenspezifischen Berichten
9. Festlegung von Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen auf Kundenseite 
10. Gemeinsame Schulungen für Nutzergruppen
11. Produktivstart im gesamten Portfolio 
12. Regelmäßige Überprüfungssitzungen und Anpassungen an neue Bedürfnisse und Anforderungen

Lösungen 

1. Schaffung einer Plattform, die Folgendes bietet: 
– Standardisierter Kontenplan für Planung und Berichtswesen gemäß der Definition des Kunden, basierend auf USALI

– Importfunktionalität von Ist-Daten aus allen erforderlichen Buchhaltungssystemen

– Integriertes Mapping-Tool zum Importieren von Daten aus verschiedenen Buchhaltungssystemen und verschiedenen sozialen CoAs

– Flexibilität in Bezug auf die Abteilungs-/Kostenstellenstruktur pro Hotel, um alle Dienstleistungsniveaus abzudecken (von eingeschränktem bis zu vollständigem Service)

– Schnittstellen zu allen erforderlichen PMS (FOLS, Opera, SIHOT) für den automatischen täglichen Import von 30 Tagen Ist-Daten pro Marktsegment und On-the-Books-Daten für die nächsten 365 Tage

– Schnittstelle zum Revenue Management System eines Drittanbieters – für den automatischen Import des Formulars für die Nachfrageprognose zur Validierung der Finanzprognose gegenüber der Nachfrageprognose

– Flexibilität bei der Marktsegmentierung – Hotels können innerhalb ihrer eigenen Marktsegmente planen, die in den Marktsegmentstandard des Unternehmens übertragen werden

– Funktion zur Personalabrechnungsplanung, die an die verschiedenen lokalen Standards für Personalabrechnung, Steuern und Sozialleistungen angepasst ist und die Übertragung einer detaillierten Personalabrechnungsplanung auf Personalleitfaden-Ebene in die entsprechenden GuV-Kontenzeilen ermöglicht

– Monitoring-Funktion zur Überwachung des Planungsprozesses pro Einheit (Hotel), Möglichkeit zum Sperren bestimmter Planungsschritte

– Validierungsfunktion zur Messung der aktuellen Planung im Vergleich zu den Ergebnissen des letzten Jahres

– Automatische Konsolidierung und automatische E-Mail-Berichterstattung

– Verschiedene On-Board-Berichte mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad

– Maßgeschneiderte Berichte nach Definition des Kunden – für die Anforderungen verschiedener Eigentümer 

2. Einbeziehung der Kunden 
– Master-User- und Train-the-Trainer-Konzept

– Dedizierter Ansprechpartner mit Zeitressourcen, Know-how und Befähigung 

– Engagement aller Beteiligten innerhalb der Unternehmensstruktur

– Unterstützung durch IT-/Systemabteilungen bei der Systemintegration

3. Liste der Fairmas Produkte 
– FairPlanner 
– FairChain für die Konsolidierung

Wichtige Erkenntnisee / Vorteile

• Verfügbarkeit von finanziellen P&L-Daten (Ist) bis zum 10. des Folgemonats auf allen Managementebenen, einschließlich Hotelbetrieb und Hauptverwaltung
• Verfügbarkeit einer zuverlässigen Finanzprognose für 12 Monate, rollierend bis zum 15. eines jeden Monats für alle Managementebenen, einschließlich Hotelbetrieb und Hauptverwaltung
• Zentral gesteuerter Planungs- und Berichtsworkflow für Prognose und Budget
• Beitrag, Beteiligung und direkter Planungsinput von der Abteilungsleiterebene aufwärts
• Nutzung der Plattform als Teil der täglichen Routine auf allen Benutzerebenen
• Hocheffiziente Haushalts- und Einnahmensitzungen dank gemeinsam genutzter und zuverlässiger Daten 
• Solide Datenquelle für erweiterte und teilweise automatisierte Eigentümerberichte 
• Mühelose und reibungslose Integration neuer Objekte unabhängig von der lokalen Systemstruktur 
• Datenkonsistenz in der Fairmas-Software trotz Änderung/Aktualisierung von PMS und / oder Buchhaltungssystem
• Einfache Konsolidierung “auf einen Klick”

Schlussfolgerung:

Abschließend lässt sich sagen, dass die Partnerschaft zwischen der International Hotel Operator Group und Fairmas ein Beweis für die transformative Kraft von Innovation und Zusammenarbeit in der Hotelbranche ist. Durch die Bewältigung komplexer Herausforderungen und die Implementierung modernster Lösungen hat diese Allianz nicht nur die Finanzplanung und -berichterstattung rationalisiert, sondern auch die gesamte Organisation in die Lage versetzt, sich in einem wettbewerbsintensiven Markt zu behaupten. Während die Hotelgruppe ihren Weg des Wachstums und der Anpassungsfähigkeit fortsetzt, dienen die aus dieser Fallstudie gezogenen Lehren als Inspiration für die gesamte Branche.