Propietarios, Operadores, Inversores & Asset Managers Beneficios de una solución digital
Inversores, prestamistas, gestores de activos y directores de hoteles o cadenas hoteleras requieren información financiera actualizada y fiable para la toma de decisiones.
A la misma vez, muchos más datos que pueden ser de relevancia se generan tanto de forma interna como externa. El desafío de esta complejidad está en cómo estructurar todos estos datos para transformarlos en información útil para aquellos que toman decisiones.
Para muchos hoteleros, la información financiera se limita a comprobar la cuenta bancaria a final de mes. Y es que, muchos hoteles, especialmente las propiedades independientes o cadenas más pequeñas, no pueden presentar sus presupuestos y resultados financieros en un formato adecuado.
¿Sabía usted que?
El negocio hotelero se ha vuelto cada vez más complejo. Esto se traduce en la necesidad de tener a nuestra disposición documentos e informes financieros bien estructurados.
Por esta razón, los responsables financieros hoteleros aplican la Contabilidad Responsable o en inglés “Responsibility Accounting”. Según se cita, “éste es el nombre que se le da al proceso de gestión que se ocupa de reportar información para facilitar el control de las operaciones y la evaluación del rendimiento de un negocio hotelero” (Dominiak & Louderback, Managerial Accounting, 1991.)
Contabilidad Responsable
La contabilidad necesita un sistema contable que reporte datos contables que sean fáciles de gestionar por cada jefe de departamento. Este sistema es el salvoconducto para evaluar de forma objetiva la información de dónde se generan las ganancias (o pérdidas) de un hotel.
En el sector hotelero se recomienda aplicar el sistema de reportes contable USALI¹, que reporta los gastos e ingresos de la Cuenta de Explotación por departamentos operativos.
Los gastos operativos se asignan directamente a los ingresos que éstos generan, permitiendo evaluar a cada responsable en su departamento; en función de los márgenes departamentales que controlen.
Gastos operativos no distribuidos como por ejemplo: administrativos y generales, Marketing, IT, Recursos Humanos o suministros, se reportan por separado y se cargan como gastos generales del hotel; al igual que los gastos no operativos como: alquileres, tasas administrativas, impuestos a la propiedad, seguros, depreciación y amortización.
La aplicación de un Plan Contable estándar permite realizar comparaciones entre propiedades hoteleras ya que los hoteles deben presentar sus resultados contables y financieros a propietarios, accionistas y estados contables a la administración.
Para manejar estos tres requisitos, se necesita un sistema de reportes que pueda manejar y estructurar todos estos datos de manera efectiva y eficiente.
1 “Aviso legal: Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) es la entidad oficial que posee los derechos de autor de USALI. Anteriormente, estos derechos de autor pertenecían a la Asociación de Hoteles de la ciudad de Nueva York. Las ediciones de USALI las supervisa por el Comité de Gestión Financiera (FMC) de la Asociación Estadounidense de Hoteles y Alojamiento (AHLA), la mayoría de los cuales también son miembros de HFTP. Horwath HTL y Fairmas solo usan el término “USALI” para referirse al modelo estándar ya existente en la industria como pueda ser otro sistema de cuentas de pérdidas y ganancias y específicos para empresas”.
Presupuestar y pronosticar es fundamental Combinar un Presupuesto y Forecast
Un presupuesto es un pronóstico a largo plazo donde se define el objetivo de cuáles son los ingresos y ganancias que se pueden alcanzar en el próximo año o durante un período más prolongado.
Un presupuesto debe representar un objetivo razonable y una guía alcanzable que sirva para motivar a Managers y empleados.
También es importante que el proceso de presupuestación se ejecute correctamente. Con demasiada frecuencia, los presupuestos se finalizan mucho después del comienzo del año fiscal en curso.
Los presupuestos son cruciales para determinar la asignación de recursos de un hotel, pero no solo los recursos financieros, sino también la contratación de personal y salarios.
La revisión del proceso de presupuestación se realiza con presupuestos revisados o Forecasts. El presupuesto se modifica para crear diferentes escenarios probables y reflejar los desarrollos en curso que puedan afectar los resultados de final de año.
Idealmente, la administración de un hotel debería trabajar sobre un Forecast o previsión que se actualice mensualmente o como mínimo cada trimestre, por un periodo de 12 meses.
Escenarios hipotéticos: “What-If”
La evaluación del impacto de cambios en el futuro y la medición de rentabilidad del negocio hotelero es mucho más que una simple tarea de percepción de una variación del ADR sobre los ingresos en el departamento de habitaciones. Este análisis requiere una mayor comprensión de todas las palancas que influyen en los ingresos y costes en cada KPI que afectará a la rentabilidad. A continuación, se muestran algunos ejemplos de situaciones que pueden requerir un análisis más minucioso y que impacta en la rentabilidad de un hotel o cadena.
1. Externalizar los servicios de F&B
¿Sabe cuál es el desglose en los ingresos operativos entre su división de habitaciones y F&B?, o ¿Cuál es el gasto medio de su Restaurante?
Dando respuesta a estas preguntas podría decidir si puede aumentar o disminuir el número de comensales en F&B o cómo estructura su menú. Y si se pregunta, ¿cuál ha sido el margen operativo y la tendencia de consumo más reciente en alimentos y bebidas?, ¿debería subcontratar las tareas de F&B a una empresa externa y simplemente recaudar los ingresos por alquilar el Restaurante?
Las respuestas a todas estas preguntas podrían ayudar a tomar decisiones importantes con una repercusión a largo plazo.
Sin embargo, debe tener en cuenta que deben evaluarse los KPIs (indicadores de rendimiento) correctos para extraer un dato preciso y relevante que permita tomar la decisión correcta.
2. Subcontratación del servicio de limpieza
En la mayoría de los hoteles, el personal de limpieza se contrata a tiempo parcial o completo y, por lo tanto, representa un coste fijo. Los hoteleros prefieren que sus costes sean lo más variable posible por su hubiera una fuerte caída en la demanda como se experimentó durante la reciente pandemia.
Algunos hoteleros, en especial los hoteles de ciudad, optan por subcontratar a su personal de limpieza de habitaciones a una agencia de empleo temporal que les proporcione empleados para tareas concretas y que les permita ajustar el coste diario de ingresos por habitación.
Casos de uso
1. Expansión de la cartera a través de contratos de gestión
Hito: Tomemos el caso del propietario de un hotel o un operador que busca ampliar su cartera con contratos de gestión.
¿Cómo analizan operadores y propietarios externos los KPI de diferentes propiedades bajo la misma empresa gestora?
Aplicación: A través de sistemas financieros y herramientas eficientes de planificación empresarial que tienen la capacidad de ver múltiples operaciones desde una perspectiva global y corporativa.
2. Gestión de una cartera de activos hoteleros adquirida recientemente
Cuando un grupo hotelero crece rápidamente, concentra sus esfuerzos en la adquisición de propiedades para expandir su portfolio de hoteles. A menudo, la planificación financiera y gestión operativa quedan en un segundo plano . El análisis y pronóstico operativo se suele descuidar debido a la falta de procesos y herramientas adecuadas, bien porque se trabaja con demasiados sistemas o porque los procesos no están automatizados.
Sin una gestión adecuada, un crecimiento exponencial y a gran velocidad, puede poner en peligro el negocio.
El “todo a la vez y con prisas” es una de las razones más habituales por las que los negocios fracasan.
Hito: normalmente se reciben datos de diferentes sistemas (PMS y sistemas contables) y se invierte demasiado tiempo en consolidar la información. Al tratarse de una gestión manual, no se puede contar con reportes financieros fiables.
Aplicación: un software de generación de reportes, que sea flexible, estándar e integre datos de diferentes sistemas automáticamente.
Casos de éxito
3. Un asset manager que se ocupa de una cartera de hoteles de varias marcas
Con la entrada de inversores en el sector hotelero, el rol del gestor de activos ha cobrado cada vez más importancia, pero a menudo carece de experiencia en el sector. Además, las propiedades de la cartera son diferentes en su estructura por lo que necesita un análisis comparativo adecuado para asegurarse que extrae análisis comparativos correctos y no esté comparando “peras con manzanas”. Y a esto, se le suma la complejidad de gestionar empresas que operan desde diferentes lugares del globo.
Parte de la solución es implementar USALI de manera consciente en todas las propiedades y medir la rentabilidad utilizando KPIs que se basen en datos correctos. A veces, algunos hoteles pueden estructurar los reportes con USALI de forma diferente entre unos y otros.
Hito: Pueden existir diferencias en la forma en que se asignan los costes entre los departamentos que generan ingresos y los gastos operativos no distribuidos.
Aplicación: se necesita un sistema que presente la información adecuada en valores comparables para el portfolio.
Fairmas: La solución
La planificación contable y financiera puede considerarse innecesaria porque no genera ingresos directos. Por ello, los hoteles tienen interés en encontrar una solución que minimice tiempo y recursos, al mismo tiempo que permita crear reportes financieros útiles para la toma de decisiones.
Para cumplir con estos requisitos, Fairmas trabaja en la mejora y adaptación continúa de sus soluciones software de inteligencia financiera para la hotelería, en la nube. Una solución digital, flexible y estándar que simplifica y consolida datos de diferentes fuentes y los presenta en reportes comparables e fáciles de analizar.
Fairmas acelera el proceso de creación de reportes financieros gracias a la recepción de datos por vía digital y automática eliminando cualquier error humano que pueda causar graves desviaciones en cualquier pronóstico financiero. La digitalización de estos procesos permite a las personas a dedicar más tiempo en el análisis de los datos y menos en la introducción de los mismos.
Horwath HTL y las soluciones de Fairmas
Philip Bacon, director senior de Horwath HTL España, asegura que Fairmas ofrece excelentes soluciones que permiten a su clientela hotelera contar con los reportes adecuados para el análisis y gestión financiera. “Recomiendo Fairmas a nuestros clientes hoteleros que necesitan ayuda para optimizar sus procesos de planificación y reportes financieros. Horwath HTL ofrece apoyo a los clientes de hoteles para hacer frente a los desafíos de esta gestión debido al cambio en las tecnologías “.
Horwath HTL, la consultora hotelera y turística más grande y antigua del mundo forma parte de la red Crowe Global, una de las 10 principales redes de servicios financieros y contables que consta de más de 200 empresas independientes de servicios contables y asesoría en más de 120 países de todo el mundo. Las empresas que forman parte de Crowe Global son conocidas por su gran conocimiento y experiencia en el sector y cuentan con una reputación internacional por su más alta calidad en servicios de auditoría, gestión de impuestos, asesoría y riesgos. Estas empresas comparten el compromiso de ofrecer un servicio de calidad impecable y prestación de servicios integrados basados en unos valores fundamentales que hacen que esta unión sea de gran valor. www.horwathhtl.com
