Der Herbst ist traditionell die Zeit, in der Hotels ihre Budgets für das nächste Jahr planen und verabschieden. Das Hotelgeschäft ist ein zyklisches Geschäft und stark vom sozio- und makroökonomischen Umfeld abhängig. Während in der Vergangenheit MICE (Meetings, Incentives, Conventions & Events) und der (internationale) Geschäftsreiseverkehr für viele Hotels mehr oder weniger verlässliche Treiber der Nachfrage darstellten, bewegen wir uns aktuell auf einem unbekannten Terrain.
Derzeit ist die Nachfrage von Inzidenzahlen, Reproduktionswerten und den damit verbundenen Einschränkungen und Richtlinien der Regierungen weltweit getrieben und zwingt Hoteliers zu einer stetig angepassten Planung und einem „Forecasting auf Sicht“.
Forecasts begründen Strategien
Ein Forecast ist eine Prognose über zukünftige Entwicklungen. Wenn es um die Vorhersage der Hotelnachfrage geht, können wir niemals wirklich sagen, dass wir genau wissen, was passieren wird, sondern eher, was mit hoher Wahrscheinlichkeit passieren wird. Der Forecast quantifiziert die Unsicherheit der Zukunft. Vorhersagen und Planungen helfen Hotels, eine nicht greifbare Unsicherheit in ein messbares Risiko zu verwandeln. Sie sind im Hotel und Revenue Management die Grundlage für Entscheidungen, und erfolgsversprechende Strategien erfordern eine Menge an fundierten Entscheidungen.
Das Dilemma der historischen Daten
Die Basis von Prognosen bilden Fakten. Auf Grundlage von vergangenen und gegenwärtigen Daten sowie Buchungstempo erfolgt eine Vorhersage der Zukunft. Was aber tun, wenn die über Jahre mühsam in Excel erfassten Daten und Zahlenreihen über Nachfrage- und Buchungsverhalten der einzelnen Marktsegmentgruppen ihre Relevanz für aktuelle Prognosen verlieren? Die einzelnen Inputfaktoren des Forecasts erfordern mehr denn je eine andere Gewichtung (Fokus auf jüngste Trends) und weitere, bis dato oftmals vernachlässigte Überlegungen, wie der Faktor „Unsicherheit“, spielen eine wichtige Rolle im analytischen Forecast-Prozess.
Komplizierte vs. komplexe Prozesse
Daher überrascht in Zeiten von Machine Learning, Künstlicher Intelligenz (KI), Predictive Analytics und anderen Modebegriffen die Vielzahl von Hotels, die die personellen Ressourcen für die manuelle Erstellung von Statistiken, Trendanalysen, Planungen und Forecasting in Excel bündeln anstatt diese für strategische Entscheidungen und die Entwicklungen von digitalen Prozessen zu nutzen. Ebenso verwundert die Zahl der Hotels, die derzeit ihre Revenue Management Systeme ignorieren oder aus Kostengründen gar abschalten.
Die Digitalisierung setzt veränderte Fähigkeiten und Prozesse im Hotel und Revenue Management voraus. Große Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen müssen in Echtzeit zu Informationen umgewandelt werden. Für diese komplizierten Arbeitsprozesse eignen sich IT-Systeme und
wissenschaftliche Revenue Management Systeme besser als Menschen. Die Algorithmen mit ihrem schrittweise, sich wiederholenden Schema, ermöglichen es, komplizierte Sachverhalte umgehend in akkurate Informationen zu transformieren. Allerdings hinterfragen wir diese Informationen oftmals und legen viel Wert auf die Erklärbarkeit, also die Frage, warum ein Algorithmus so und nicht anders entscheidet.
Vielmehr sollten wir unsere menschlichen Fähigkeiten nutzen und eine strategischere Rolle übernehmen. Die bereitgestellten Insights und Trendanalysen helfen uns, die Vielzahl weiterer einwirkender Faktoren und dem Ausmaß ihrer gegenseitigen Interdependenzen, also den komplexen Prozess, ganzheitlich zu managen.
Das Flight Deck der Hotels
Ähnlich wie im Cockpit eines Hotels sollte das Hotel Instrumente und Werkzeuge mit unterschiedlichen Kernkompetenzen integrieren sowie kontinuierlich deren Outcome beobachten, um schnell einzugreifen und auf Veränderungen zu reagieren. Während High Performance Revenue Management Systeme und Market Intelligience Systeme sich auf den Forecast der Nachfrage im Logisbereich fokussieren, konsolidieren Anbieter von Planungs- und Finanzsoftware wie Fairmas den finanziellen Forecast- und Planungsprozess durch die Integration von Buchhaltungsdaten und weiterer Umsatzströme. Und fördern eine enge und transparente Zusammenarbeit zwischen Revenue Management, Sales und Finanzwesen.
Forecasting und Planung sind in Zeiten von COVID-19 schwieriger und wichtiger denn je. Die Möglichkeit, unterschiedliche What-if-Szenarien zu erstellen, erhöht die Transparenz und Flexibilität bei den Entscheidungen.
Durch unterschiedliche Instrumente und den Einsatz von KI kann das Hotel die Geschwindigkeit und Qualität von Forecast und Planung verbessern, aktuelle Erkenntnisse und Trends für das Performance Management entwickeln und wichtige Geschäftstreiber identifizieren. Es hilft das Hotel resilienter und agiler zu machen.
