5 Tipps zur Einführung von Forecasting mit FairPlanner

Mehr Gewinn mit der dynamischen Planung & Analyse

Zusammenfassung:

Die Krise hat gezeigt, in turbulenten Zeiten und in einem hoch dynamischen Markt, ist die engmaschige Leistungskontrolle und ein rollierender Forecast entscheidend. Die Einführung von FairPlanner als Finanzplanungstool vereinfacht den gesamten Budget- und Forecastprozess und ermöglicht zudem die monatliche Performanceanalyse des gesamten Hotelbetriebs mit Focus auf den Gewinn.

Manch einer von Ihnen mag an dieser Stelle fragen wollen, warum die dynamische Planung bzw. der rollierende Forecast, zu mehr Hotelerfolg führen soll und warum ausgerechnet jetzt, in der Hotellerie die Einführung prozessoptimierte Finanzplanung im Fokus steht.

Die Begründung ist eigentlich einfach.

Führten der wachsende Konkurrenzdruck, die „Erfindung“ der Online Buchungs-Plattformen und Vergleichsportale sowie die Individualisierung der Gästewünsche zu der Erkenntnis, dass unternehmerische Gewinn- und Renditeziele nur mit einem kundenorientierten Marketing- und Sales-Konzept zu erreichen sind, hat die Corona-Krise die tieferliegenden und „innenliegenden“ Schwachstellen offengelegt.

So wie ein Fahrradfahrer mit Rückenwind leichter ans Ziel kommt, überdeckte der stetig wachsende Zustrom an Reisenden für die Hotelindustrie in der Vergangenheit eine Marktbesonderheit. Die Zimmernachfrage ist anfällig für Schwankungen. Die Pandemie hat auf sehr extreme Weise gezeigt, dass die Nachfrage im Krisenfall auf ein Minimum zurückfallen kann.

Durch Corona wurde die Bedeutung einer effizienten und ganzheitlichen Finanzplanung, mit optimierten Prozessen für schnelles Nachjustieren bei Veränderungen seitens der Nachfrage, einmal mehr offensichtlich.

Eine Finanzplanung, die aus einem Budget zum Jahresanfang und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung zum Jahresende beschränkt, ist bei einem volatilen Marktgeschehen nicht ausreichend.

Fakt ist, die Zimmernachfrage schwankt. Ob durch unvorhersehbare Ereignisse wie eine Pandemie oder eine Naturkatastrophe, oder, weil der Gast dank der Preistransparenz in Verbindung mit dem großen Angebot, wechselwilliger geworden ist und zudem noch kurzfristiger bucht.

Das reduziert die Prognosesicherheit, dem entgegenwirken kann nur die Einführung kürzerer Planungsintervalle und die Betrachtung aller Einnahmen und aller Kosten durch die Einführung eines rollierende Forecasting für alle Hotelbereiche mit dem Focus auf den Hotelgewinn.

Dies schließt die Informationslücke zwischen Budget am Jahresanfang und Gewinn-und-Verlust-Rechnung am Jahresende. Da im Hotel in der Buchhaltung bereits alle Geschäftsaktivitäten systematisch erfasst werden und die Buchungseingänge im PMS vorliegen, kann diese Informationslücke durch eine geeignete Finanzplanungssoftware effizient und großen zusätzlichen Aufwand geschlossen werden.

Zeit als Faktor – Schneller reagieren, heißt agieren.

Dabei betrachtet der rollierende Forecast mit FairPlanner mehr als nur den Logisbereich. FairPlanner basiert auf dem hoteleigenen Kontenrahmenplan. Mit dem rollierenden Forecast auf Basis der hoteleigenen P&L (englisch, Abkürzung für Profit & Loss) hat das Hotelmanagement den Zugriff auf alle aktuellen und geplanten Einnahmen, auf die geplanten und bereits entstandenen variablen Kosten, die Fixkosten sowie der daraus resultierende kalkulatorische Netto- und Bruttogewinn.

Die Einführung eines monatlichen Forecastings wird zum Seismograf für ungeplantes, der Soll-Ist-Vergleich dient der Verbesserung der Prognose und als Steuerungsinstrument.

Die 5 Tipps zur Einführung von Forecasting mit FairPlanner

Doch auch wenn die Vorteile klar sind, die Einführung eines rollierenden Forecasts bedeutet auch eine Änderung vorhandenen Prozesse. Daher ist es hilfreiche ein paar Punkte zu beachten, damit die Einführung den gewünschten Erfolg bringt.

Nachfolgend die Beschreibung der 5 Punkte, die bei der Integration eines Forecasting-Prozesses zu beachten gilt:

  1. Beginnen Sie immer mit dem Budget

Die Basis des rollierenden Forecasts ist ein detailliertes Budget auf Monatsbasis.

Mit FairPlanner haben Sie die Wahl: Sie können Vorjahreswerte kopieren und anpassen oder Sie fangen bei null an. Für die getrennte „Beplanung“ der hoteleigenen Segmente werden die Hotelsegmente aus Ihrem PMS via Mapping in FairPlanner übernommen.

Die Verteilung auf die Monate erfolgt nach Ihren Vorgaben (beispielsweise eine Prozentual Verteilung)

  • Definieren Sie einen klaren verbindlichen Prozessablauf

Legen Sie die Prozessbeteiligten und verbindliche Termine fest.

Geschieht etwas Unvorhergesehenes verkürzen Sie die Abstände. Eine wöchentliche oder tägliche Überprüfung der Soll-Ist Werte anhand von automatisiert ermittelten KPIs und Reports erhöht die Planungssicherheit.

Hierfür nutzen Sie den Workflow innerhalb von FairPlanner.

Zusätzlich bietet FairPlanner eine E-Mail-Versandfunktion. Hier können Sie einfach den Versand von Analysen und Auswertungen automatisieren.

  • Binden Sie das gesamte Management-Team ein.

Nutzen Sie die Expertise und Erfahrungen Ihrer Führungskräfte, in dem jeder seinen eigenen Verantwortungsbereich plant. So stärken Sie spürbar die Motivation Ihrer Führungskräfte, eigenverantwortlich und proaktiv zu handeln. Für zusätzliche Transparenz und reibungsarme Kommunikation bietet FairPlanner eine Kommentarfunktion. Die Zugriffsrechte werden zentral im administriert, sodass Sie Lese- und Zugriffsrechte leicht bestimmen können.

  • Nutzen Sie die Analyse der Soll-Ist-Abweichungen für die Prognose

Der Vergleich von SOLL versus IST, ist das zentrale Messinstrument für die Planungsgenauigkeit. Je nach gewählter Detaillierung bzw. Segmentierung ist der Soll-Ist-Vergleich wichtigster Hinweisgeber zur Lokalisierung von Chancen oder Risiken.

Die Finanzplanung mit FairPlanner basiert auf Ihrem hoteleigenen Kontenrahmenplan. Das interagierte Berichtswesen ermöglicht Ihnen, dass schnelle Umschalten von der Gesamtansicht (Overview) Ihres Hotelunternehmens auf die Auswertung getrennt nach Hotelsegmenten oder Abteilungen mit flexibel wählbaren Zeiträumen.

Die vorgefertigten Reports und Auswertungen entsprechen den branchenspezifischen Besonderheiten und Anforderung der Kalkulation von aussagefähigen Hotel-KPIs.

  • Betrachten Sie Planabweichungen auch als Chance

Eine Abweichung vom Plan ist grundsätzlich normal, weil keiner in die Zukunft schauen kann. Es geht weniger darum 100 % ig richtigzuliegen, sondern mehr darum, das unternehmerische Risiko einer Fehlplanung zu minimieren und im Soll-Ist-Vergleich Hinweise auf Chancen und Risiken zu erhalten. Der größte Fehler ist, auf eine Planung zu verzichten.

Die Krise hat gezeigt, in turbulenten Zeiten und in einem an sich schon hochdynamischen Markt, ist die engmaschige Leistungskontrolle anhand eines rollierenden Forecasts entscheidend. Nur so können Sie die Planabweichungen als Seismograf nutzen, um Ihre Prognosen zu optimieren und proaktiv zu agieren anstatt zu reagieren.

Tipp:

Mit der What-If Funktion können Sie zusätzlich ein Worst-Case Szenarios für die Zukunft erstellen. So gewinnen Sie kostbare Zeit – ganz so wie der Katastrophenschutz klare Abläufe vorgibt, um sofort handlungsfähig zu sein.

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