In der heutigen, sich rasant verändernden Hotelbranche sehen sich Finanzverantwortliche mit zunehmender Unsicherheit konfrontiert. Volatile Märkte, Unterbrechungen in den Lieferketten, steigende Personalkosten und sich wandelnde Gästeerwartungen stellen traditionelle Budgetierungs- und Forecasting-Methoden infrage. In diesem Umfeld ist Kostenkontrolle nicht länger eine unterstützende Funktion – sie ist zu einem zentralen Bestandteil eines effektiven Hotelmanagements geworden.
Auch wenn die Umsätze in der Hotellerie weiterhin wachsen, steigen gleichzeitig auch die Kosten. Eine erfolgreiche Strategie muss daher sowohl Umsatzsteigerung als auch Kostensenkung beinhalten. In den vergangenen Jahren lag der Fokus vieler Hotels auf dem Top-Line-Ansatz, also dem Umsatzwachstum. Doch um die finanzielle Leistungsfähigkeit wirklich zu verbessern, ist eine stärkere Ergebnisorientierung – Bottom-Line – durch gezielte Kostenkontrolle entscheidend.
Im Jahr 2025 passt sich die Hotelbranche weiterhin an veränderte wirtschaftliche Rahmenbedingungen, zunehmende Globalisierung und digitale Transformation an. Parallel dazu müssen sich auch die Strategien in der Finanzplanung und -analyse weiterentwickeln. Finanzteams stehen neuen Herausforderungen und steigenden Erwartungen gegenüber. Die Fähigkeit, auf unerwartete Situationen vorbereitet zu sein, ist heute wichtiger denn je.
Ein ganzheitlicher Ansatz ist der einzige Weg nach vorn. Finanzteams müssen Ausgaben kontrollieren, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen, flexibel auf Marktveränderungen reagieren und ihre Finanzpläne mit langfristigen Unternehmenszielen in Einklang bringen.
Dies bedeutet auch, dass Entscheidungen nicht mehr auf einem statischen Budget basieren können. Hotels benötigen einen agilen, datenbasierten Finanzansatz, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Kostenkontrolle spielt dabei eine Schlüsselrolle: Sie ermöglicht eine flexible Planung, ein genaueres Ausgabenmonitoring und widerstandsfähigere Geschäftsstrategien.
Finanzteams stehen unter Druck: Inflation, hohe Energiepreise und steigende Personalkosten treiben die Betriebsausgaben der Hotels auf neue Höchststände. Dadurch wird es immer schwieriger, Gewinne zu maximieren.
Zusätzlich sorgen Lieferkettenprobleme und veränderte Gästeanforderungen für anhaltenden finanziellen Druck. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Gewinnmargen zu verbessern, brauchen Hotels eine klare Übersicht darüber, wohin das Geld fließt – und wie sich Kosten optimieren lassen.
Kostenkontrolle bedeutet nicht nur Ausgabenkürzungen, sondern vor allem intelligente und effiziente Ressourcenzuweisung. Diese müssen so geplant werden, dass Stabilität, Rentabilität und Gästezufriedenheit gesichert bleiben – bei gleichzeitigem Budget- und Kostenbewusstsein.
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Resortkette identifiziert steigende F&B-Kosten als Problem. Das verantwortliche Team überprüft daraufhin die Lieferantenverträge, analysiert Lagerumschläge und zentralisiert den Einkauf für alle Standorte. Diese proaktive Maßnahme senkt die Beschaffungskosten erheblich, verbessert die Konsistenz des Speiseangebots und reduziert Lebensmittelabfälle durch optimierte Nachfrageprognosen – ohne Einbußen bei der Gästezufriedenheit. Was zunächst nach einer kleinen Maßnahme aussah, führt zu erheblichen Einsparungen. Übertragen auf weitere Abteilungen ergibt sich ein großes Potenzial für eine verbesserte Gesamtplanung und höhere Erträge.
Kostenkontrolle verbindet Budgetplanung, Forecasting und Ist-Zahlen, um ein vollständiges Bild der finanziellen Lage zu liefern. Innerhalb des FP&A-Prozesses spielt sie eine zentrale Rolle: Sie ermöglicht tiefgehende Analysen und strategische Planungsmöglichkeiten.
Ein ganzheitlicher FP&A-Ansatz umfasst die präzise Erfassung und Verfolgung der Kosten in allen Abteilungen – z. B. für Personal, Betrieb und Marketing. Gleichzeitig erlaubt er fundierte Vergleiche zwischen Plan- und Ist-Zahlen, wodurch frühzeitig Abweichungen erkannt und Maßnahmen abgeleitet werden können.
Darüber hinaus kann ein Finanzplanungs- und Analysesoftware-Tool Szenarien abbilden und unterschiedliche Strategien testen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Neben der strategischen Planung ist auch die koordinierte Zusammenarbeit von Bedeutung. Ein ganzheitliches FP&A-Tool ermöglicht es Finanz- und Operativteams, gemeinsam an Finanzplänen zu arbeiten und sich an relevanten Schnittstellen abzustimmen. Finanzplanung findet dadurch nicht isoliert statt, sondern auf Basis von Echtzeitdaten und operativen Anforderungen. Die Verantwortung wird so auf mehrere Schultern verteilt – über die Finanzabteilung hinaus.
Ein entscheidender Bestandteil wirksamer Kostenkontrolle ist der Aufbau einer Kultur, in der das Management der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nicht nur Aufgabe des Finanzteams ist, sondern ein gemeinschaftlicher Prozess. Effektive Finanzplanung in Hotels beginnt mit klar definierter Verantwortlichkeit.
Anstatt eine Person für die gesamte GuV verantwortlich zu machen, sollte jede Position – ob Umsatz, Personal oder Betriebsausgaben – dem jeweiligen Abteilungsleiter zugewiesen werden. So wird Budgetierung, Forecasting und Controlling zu einem kooperativen Prozess.
Beispiel: Die GuV-Position „Gästeannehmlichkeiten“ betrifft möglicherweise Housekeeping, Rezeption und Gästeservice. Statt zu erwarten, dass eine einzelne Person diese Position steuert, ist es effektiver, innerhalb jeder Abteilung eine verantwortliche Person zu benennen, die mit den anderen koordiniert. Das steigert die Genauigkeit, fördert Verantwortungsbewusstsein und schafft eine aktiv gelebte Finanzkultur.
FairPlanner, die Prognose- und Budgetplanungssoftware von Fairmas, unterstützt diesen abteilungsübergreifenden Ansatz, indem Hotels Werkzeuge zur Verfügung stehen, um jede GuV-Position präzise zuzuweisen, zu überwachen und zu steuern. Dank flexibler Workflows und nutzerspezifischer Zugriffsrechte können Abteilungsleiter Verantwortung für ihre Zahlen übernehmen, genauere Forecasts erstellen und schnell auf Veränderungen reagieren. Der gesamte Prozess wird dadurch transparenter und verlässlicher. Durch die Etablierung einer Kultur der gemeinsamen Verantwortung macht FairPlanner aus Finanzplanung und Kostenkontrolle einen kollaborativen Prozess – und einen Wettbewerbsvorteil.
Fairmas unterstützt Finanzteams in der Hotellerie mit einer Softwarelösung, die speziell für die Anforderungen der Branche entwickelt wurde. Mit FairPlanner, der Forecast- und Budgetplanungssoftware von Fairmas, können Hotels:
Dieses Maß an Transparenz und Vernetzung ermöglicht es Finanzverantwortlichen, bessere, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen. Eine ganzheitliche FP&A-Software wie FairPlanner hilft Teams, nicht nur reaktiv zu handeln, sondern proaktiv zu steuern.
Im Jahr 2025 ist Kostenkontrolle keine isolierte Aufgabe mehr. Sie ist zu einem festen Bestandteil der strategischen Finanzplanung geworden – eng verknüpft mit Budgetierung, Forecasting und langfristiger Ausrichtung. Während Hotels sich weiterentwickeln, wird die Fähigkeit, Kosten effektiv zu steuern, zu einem der wichtigsten Treiber des finanziellen Erfolgs.
Vor diesem Hintergrund ist ein ganzheitlicher Ansatz und eine leistungsstarke Finanzplanungssoftware wie FairPlanner kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit.
