5 Gründe für USALI

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5 Gründe für USALI

November 19, 2019, In Aktuelles, Fairmas Blog

 Warum Hotels mit USALI arbeiten (sollten)

Wenn Sie in der Finanzbuchhaltung eines international agierenden Hotelkonzerns arbeiten, ist Ihnen USALI mit Sicherheit ein Begriff und aller Wahrscheinlichkeit nach, arbeiten Sie mit diesem speziell für die Hotelbranche entwickelten Kontenrahmen.
 
Doch was ist das Besondere an dem Standardkontenrahmen für die Hotelbranche, der sich hinter der Abkürzung USALI verbirgt? Warum wird dieser Kontenrahmen über alle Grenzen hinweg weltweit in der Finanzbuchhaltung von Hotels verwendet und welche Vorteile haben auch kleine und mittlere Hotelunternehmen und/oder Hotelmanagement Unternehmen, wenn sie den USALI-Kontenrahmen als Basis für ihre Finanzplanung bestehend aus Umsatz- und Kostenplanung verwenden?
 
Die Antwort ist relativ einfach. Es gibt für jede Branche einen eigenen auf die jeweiligen Belange zugeschnittenen Kontenrahmen, um den branchenspezifischen Besonderheiten Rechnung zu tragen. Einigen sich alle Akteure einer Branche auf einen einheitlichen Kontenrahmen, ist dies vergleichbar mit der Verabredung eines international besetzten Teams, sich in einer gemeinsamen Teamsprache zu unterhalten.
 
Um mögliche Missverständnisse bei der Begriffsverwendung zu vermeiden, wird zusätzlich im Vorfeld ein von allen Stakeholdern anerkanntes Regel- und Nachschlagewerk erstellt. Für die Hotellerie ist dies das Uniform Systems of Accounts for the Lodging Industry, kurz USALI, ursprünglich entwickelt und herausgegeben vom American Hotel & Lodging Educational Institute. Seit 2018 liegen die Urheberrechte beim Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP).
 
USALI ist das Regel- und Nachschlagewerk für alle Akteure der Hotelbranche. Es legt fest, welche Kosten/Aufwendungen, Nachlässe, Rabatte etc. sowie Erträge auf welches Konto zu buchen sind. Durch die Verwendung einheitlicher (=uniform) Buchungsgrundsätze entsteht Klarheit darüber wie Summen sowie spezielle Hotelleistungskennzahlen ermittelt werden und was sie exakt aussagen.
 
Das Ergebnis: Die Informationen sind für alle Akteure der Hotelbranche nachvollziehbar und transparent. Zusätzlich werden durch die Verwendung des einheitlichen Kostenrahmens die Leistungskennzahlen innerhalb der Hotelbranche vergleichbar, da sie nach den gleichen Regeln ermittelt wurden.

 

Hieraus ergeben sich 5 Gründe, warum es sinnvoll ist, die Hotelfinanzplanung sowie das Finanzcontrolling auf Basis von USALI vorzunehmen:

 

    1. USALI ist speziell auf die Besonderheiten der Hotellerie zugeschnitten.
    2. USALI ist universell anwendbar. Unabhängig der Größe eines Hotels, dem regionalen Standort oder um welche Art von Beherbergungsbetrieb (Hostel, Ferienbetrieb, Stadthotel, Garni …) es sich handelt – mit USALI können jeder Beherbergungsbetrieb abgebildet werden.
    3. USALI ist individuell anpassbar. Fehlen Unternehmensmerkmale wie beispielsweise eine Tiefgarage oder eine Bar, bleiben die entsprechenden Konten unberücksichtigt, die Buchungsprinzipien bleiben jedoch bestehen.
    4. USALI liefert ein vollständiges finanzielles Abbild. Es werden alle notwendigen Informationen getrennt nach den Abteilungen nach dem Prinzip der Teilkostenrechnung für taktische und strategische Entscheidung abgebildet.
    5. Das Ergebnis ist nachvollziehbar und transparent. USALI gibt klare Buchungsvorgaben.

 

Zudem wird der Kontenrahmen speziell für die Hotellerie regelmäßig überprüft und bei sich ändernden Erfordernissen von Experten angepasst. Als beispielsweise das Beherbergungsgewerbe in den 90iger Jahren sich zunehmend in Eigentümer, Betreibergesellschaften und Franchisegebern unterteilte, wurde zunächst das Revisionskomitee um Experten der neuen Stakeholder erweitert, um dann gemeinsam im Konsens das Regelwerk entsprechend der neuen Informationsbedürfnisse zu überarbeiten und anzupassen.
 
So stammt die 9. Überarbeitung aus der gemeinsamen Feder von Vertretern von Eigentümern, Wissenschaftlern, Wirtschaftsprüfern, Beratern sowie Betreibern. Aktuell wird mit der 11. Auflage, eine umfangreiche Überarbeitung des 1926 erstmals veröffentlichten einheitlichen Kontenrahmens, gearbeitet.

 

Nutzen von USALI für Individual Hotels und kleinere bis mittlere Hotelunternehmen

Völlig zu Recht stellt sich die Frage, worin der Nutzen eines international anerkannten Kontenrahmens aus der Sicht eines Eigentümers eines gut gehenden Individualhotels oder Besitzer einer mittelständischen, regional agierenden Hotelkette besteht. Auch hier leitet sich der Nutzen aus den Merkmalen Standardisierung, Transparenz und Vergleichbarkeit ab.
 

Jede Entscheidung die Zukunft betreffend bedarf einer Prüfung von Chancen und Risiken, bei der Abwägung von Alternativen, ein Kosten- Nutzen-Vergleich. Die Bewilligung von Bankkrediten, der Kauf oder Verkauf einer Hotelimmobilie, der An- oder Umbau eines bestehenden Hotels sind klassische Beispiele, warum eigentümergeführte Hotels auch ohne Ambitionen auf Expansion im Ausland ihre Finanzplanung basierend auf dem Uniform Systems of Accounts for the Lodging Industry vornehmen sollten.
 

Bevor ein Eigentümer sich für (oder gegen) eine Angebotserweiterung durch An-, Neubau, Zukauf oder Renovierung entscheidet, benötigt er fundierte Informationen über Umsatz, Kosten und Rentabilität getrennt nach Hotelabteilungen sowie deren historischen Entwicklungen. Zudem gehört zu einer umfassenden Risikobewertung einer strategischen Investitionsentscheidung die Betrachtung der eigenen Daten im Kontext zum Hotelmarkt sowie der Vergleich im Mitbewerberumfeld.
 

Bei geplanter Kreditfinanzierung oder bei der Suche nach Finanzpartnern gewinnt noch ein zusätzlicher Aspekt an Bedeutung. Dritten wie Banken oder Investoren garantiert die Nutzung von USALI, dass eine mögliche „Schönrechnerei“ oder wie auch immer geartete Manipulation nicht unentdeckt bleibt. Durch das branchenübliche Standardverfahren ist der Buchungsvorgang transparent, die Zahlen sind nachvollziehbar – in der Regel eine Grundvoraussetzung für Banken oder Investoren.
 

Der Wert von USALI im internationalen Hotelmanagement

Dies gilt umso stärker im internationalen Geschäftsumfeld. Der Zukauf von Hotelmarken oder Hotelimmobilien, die Investitionsbereitschaft von Kapitalgebern oder auch die Erweiterung eines Hotelangebotes oder einer Hotelmarke in ein anderes Land, erfordert das Überwinden von nationalen, regionalen sowie zeitlichen Unterschieden, um eine Vergleichbarkeit zu gewinnen.
 

Tatsächlich kommt Theodor Kubak, der früherer Verbandspräsident der Hospitality Asset Manager Association (HAMA) und Mitglied im Aufsichtsrat, in einem Beitrag der Hotelfachzeitschrift Cost & Logis zu dem Schluss, dass insbesondere die aktuelle 11. USALI-Auflage die Chancen bietet, den „EBITDAR zu optimieren und den Wert seiner Hotelimmobilien zu steigern“ und sollte daher seiner Meinung nach, eingefordert werden.


 

Was ist USALI und was bedeutet „basierend auf USALI“

USALI steht für Uniform System of Accounts for the Lodging Industry . Übersetzt bedeutet dies im Grunde nichts anderes als einheitlicher („uniform“) Kontenrahmen speziell für die Hotelbranche. Die DEHOGA, Herausgeber der deutschen Übersetzung der 9. Auflage, erweitert den Titel ihrer Übersetzung bezeichnender Weise mit dem Zusatz „Die Erfolgssteuerung für Hotels“.
 

Der Begriff Kontenrahmen ist definiert als ein systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Konten der Buchführung. Der Kontenrahmen ist damit ein Regelwerk, welches die Zuordnung von Kosten und Einnahmen festlegt.
 

Die Gründerväter des Uniform System of Accounts for the Lodging Industry waren Hoteleigentümer, die bereits 1926 den Wert der Verfahren-Vereinheitlichung erkannten. Tatsächlich gilt der damals entwickelte Standardkontenrahmen für die Hotellerie als erster einheitlicher branchenbezogener Kontenrahmen eines Wirtschaftszweiges.
 

Da kein Unternehmen dem anderen gleicht und jedes Hotel individuell ist, ein Kontenrahmen jedoch per Definition alle branchenüblich benötigten Konten enthalten soll, wird aus dem Kontenrahmen ein individueller Kontenplan abgeleitet. Doch auch wenn Sie beispielsweise die Konten eine Tiefgarage betreffend nicht nutzen, weil Sie keine Tiefgarage betreiben, ändert dies nichts an den grundsätzlichen Buchungsregeln. Gleichzeitig besteht hier auch die Möglichkeit im Ursprung getrennte getrennte Konten (Geschirr, Glas, Besteck) zusammenzufassen ohne damit den Informationswert zu reduzieren. Ein Vorteil, um den Blick auf das Wesentliche zu richten.
 
Wir bei Fairmas nutzen für diesen Vorgang den Begriff des „mappings“. Diesen Prozess begleiten wir sehr intensiv und stehen beratend und helfend unseren Kunden bei der Zuordnung und, sofern sinnvoll, Vereinfachung zur Seite.