Dans le domaine dynamique de l’industrie hôtelière, où la croissance est une quête constante et l’adaptabilité la pierre angulaire du succès, le parcours d’un groupe hôtelier international témoigne de l’innovation et de la transformation. Ce groupe hôtelier international estimé a ressenti plus que jamais le besoin d’une approche rationalisée en matière de reporting et de planification financière, et c’est pourquoi Fairmas est intervenu. La collaboration avec Fairmas visait à rationaliser les procédures de reporting et de planification et d’analyse financières (FP&A) et à donner à chaque niveau de gestion les moyens d’accroître l’efficacité, de maximiser les revenus et d’améliorer les performances globales du portefeuille. Cette étude de cas se penche sur les défis rencontrés par le groupe international d’opérateurs hôteliers, les interventions stratégiques menées par Fairmas et les résultats tangibles obtenus grâce à ce partenariat mutuel.
Profil du client:
Description succincte
Un propriétaire et exploitant d’hôtels en pleine expansion, dont le siège se trouve en Allemagne, a établi une présence impressionnante dans plusieurs pays européens. La structure de gestion de l’organisation met l’accent sur la centralisation des services. Bien que l’acquisition de propriétés dans le cadre d’opérations existantes se fasse dans le respect des normes de la marque et de la configuration du système, leur croissance a été entravée. La raison en est qu’une partie des propriétés sont liées à certaines normes de franchise qui ont moins de flexibilité pour les changements à court terme dans la structure du système (par exemple, PMS) ou les normes de rapport (par exemple, la segmentation du marché). Ce mélange unique de gestion interne, de dynamique d’acquisition de propriétés et d’adhésion aux normes de franchise présente à la fois des opportunités et des défis qui façonnent le tissu même de leur portefeuille d’hospitalité et de leur croissance éventuelle.
Nombre d’hôtels :
Environ 80 dans 3 pays européens
Taille des hôtels :
80 – 400 pièces
Niveau de service du portefeuille :
Du service limité au service complet
Portefeuille de marques/chaînes :
Hôtels franchisés – Différentes marques au sein de diverses chaînes
Environnement technologique :
PMS multiples (par exemple Oracle, Suite8, Protel), systèmes ERP multiples (par exemple Sage, SUN, GrandBack) Systèmes de gestion des revenus (IDEAS, Duetto) Pas de BI et de consolidation centralisées
Principaux défis des client
- Diverses sources de données
– Saisie manuelle de données dans des feuilles de rapport et de planification Excel
– Disponibilité limitée des données à tous les niveaux de gestion, du chef de service local au directeur
– Financier/directeur général Structure des données différente selon les hôtels et les pays - Qualité douteuse des données
– Erreurs de calcul dans les fichiers Excel et les modèles de planification Erreurs de saisie dues à des erreurs humaines
– Différentes versions des classeurs Excel (budget / prévisions, etc.) – pas de version unique de la vérité (SVOT) - Stabilité et sécurité
– Processus dépendant de la personne Normes incohérentes - Peu d’efficacité et de transparence
– Retard dans la fourniture des données à tous les niveaux de gestion
– Différents niveaux de détail sont disponibles en fonction des rapports locaux de l’hôtel - Consolidation et rapports
– Exigences différentes des propriétaires
– High manual effort for consolidation Weak comparability (e.g., different market segments, different social CoAs)
Dossier client
- Comparabilité – Recevoir des données financières, y compris des indicateurs clés de performance et des statistiques dans un format de rapport standardisé et comparable, indépendamment de la marque de l’hôtel, de la structure du système, de la configuration et des réglementations spécifiques au pays.
- Flux de travail – Structurer et aligner les processus de reporting et de planification pour tous les niveaux opérationnels et de gestion.
- Normalisation et sécurité de la planification financière – Mettre en place un environnement de travail inter-portefeuilles pour la planification financière. Fournir un accès sécurisé et un contrôle des entrées.
- Information et participation de tous les niveaux de gestion – Garantir la qualité et l’accès aux données financières pour tous les niveaux de gestion/départements en temps opportun.
- Intégration à divers systèmes – Intégrer les systèmes sources existants et potentiellement nouveaux et garantir l’intégrité des données à tous les niveaux de reporting.
- Qualité et efficacité – Optimiser le traitement des données au sein des systèmes afin de s’assurer que les données sont plus fiables grâce à l’augmentation de la précision des prévisions, et qu’elles sont rapidement disponibles pour toutes les parties prenantes.
Processus
- Désigner les chefs de projet responsables des deux côtés
- Atelier de lancement pour identifier les défis et définir les besoins
- Présentation des produits Fairmas existants
- Fourniture d’informations générales (systèmes utilisés, structure des rapports)
- Suggestion de Fairmas pour la mise en œuvre
- Installation du système et présentation de l’hôtel pilote
- Phase pilote et révision
- Intégration plus poussée dans la structure du système et mise en œuvre de rapports personnalisés
- Définition des responsabilités et des flux de travail du côté du client
- Formations communes pour les groupes d’utilisateurs
- Mise en service dans l’ensemble du portefeuille
- Réunions d’évaluation régulières et ajustements aux besoins et exigences à venir
Solutions
1. Création d’une plateforme fournissant :
– Planification et reporting normalisés Plan comptable selon la définition du client, basé sur USALI
– Fonctionnalité d’importation de données réelles à partir de tous les systèmes comptables requis
– Outil de cartographie intégré permettant d’importer des données provenant de différents systèmes comptables et de différents Conseils d’administration sociaux
– Flexibilité en ce qui concerne la structure des départements/centres de coûts par hôtel pour répondre à tous les niveaux de service (service limité à service complet)
– Interfaces pour tous les PMS nécessaires (FOLS, Opera, SIHOT) pour l’importation quotidienne automatique de 30 jours de données réelles par segment de marché et de données “on-the-books” pour les prochains 365 jours
– Interface avec le système de gestion des revenus d’un tiers – pour l’importation automatique du formulaire de prévision de la demande afin de valider la prévision financière par rapport à la prévision de la demande
– Flexibilité concernant la segmentation du marché – les hôtels peuvent planifier dans leurs propres segments de marché qui sont transférés à la norme de segment de marché de l’entreprise
– Fonction de planification des salaires, adaptée aux différentes normes locales en matière de salaires, d’impôts et d’avantages sociaux, permettant une planification détaillée des salaires au niveau du guide des effectifs, à transférer dans les lignes de compte P&L correspondantes
– Fonction de contrôle pour superviser le processus de planification par unité (hôtel), possibilité de bloquer certaines étapes de la planification
– Fonction de validation pour mesurer la planification actuelle par rapport aux résultats de l’année dernière
– Consolidation automatique et rapports automatiques par courrier électronique
– Différents rapports embarqués avec différents niveaux de granularité
– Rapports personnalisés selon la définition du client – pour les besoins des différents propriétaires
2. Participation des clients
– Concept de maître-utilisateur et de formation des formateurs
– Point de contact dédié disposant de ressources temporelles, de savoir-faire et de moyens d’action
– Engagement de toutes les parties prenantes au sein de la structure de l’entreprise
– Soutien des départements IT/système pour l’intégration du système
3. Liste des produits Fairmas
– FairPlanner
– Fonctionnalité FairChain pour la consolidation
Principaux enseignements / avantages
- Disponibilité des données financières du compte de résultat (chiffres réels) pour le 10 du mois suivant à tous les niveaux de gestion, y compris l’exploitation de l’hôtel et le siège
- Disponibilité de prévisions financières fiables pour 12 mois, actualisées le 15 de chaque mois, à tous les niveaux de gestion, y compris pour l’exploitation de l’hôtel et le siège
- Processus de planification et d’établissement de rapports pour les prévisions et le budget, contrôlé de manière centralisée
- Contribution, implication et contribution directe à la planification depuis le niveau du chef de service jusqu’au niveau supérieur
- Utilisation de la plateforme dans le cadre de la routine quotidienne à tous les niveaux d’utilisation
- Des réunions sur le budget et les recettes très efficaces grâce à des données fiables et partagées par tous
- Une source de données solide pour des rapports étendus et partiellement automatisés sur les propriétaires
- Intégration aisée et sans heurts de nouveaux biens immobiliers, quelle que soit la structure du système local
- Cohérence des données dans le logiciel Fairmas malgré le changement / la mise à jour du PMS et/ou du système comptable
- Consolidation facile “en un clic
Conclusion:
En conclusion, le partenariat entre l’International Hotel Operator Group et Fairmas témoigne du pouvoir de transformation de l’innovation et de la collaboration dans l’industrie hôtelière. En surmontant des défis complexes et en mettant en œuvre des solutions de pointe, cette alliance a non seulement permis de rationaliser la planification et les rapports financiers, mais aussi de donner à l’ensemble de l’organisation les moyens de prospérer sur un marché concurrentiel. Alors que le groupe hôtelier poursuit son chemin vers la croissance et l’adaptabilité, les leçons tirées de cette étude de cas sont une source d’inspiration pour l’ensemble du secteur.
