Per restare in linea con la strategia aziendale, raggiungere gli obiettivi prefissati e assicurarsi un risultato finanziario sano, ogni azienda alberghiera ha bisogno di una pianificazione finanziaria, di un reporting dei ricavi e di un reporting gestionale accurati.
Il settore alberghiero ha la propria struttura aziendale specifica, caratterizzata da numerosi reparti operativi supervisionati da diversi livelli di gestione, in considerazione del loro impatto sul successo finanziario complessivo. Pertanto, lo sviluppo di un forte livello di leadership finanziaria dal basso verso l’alto è sensato e può essere ottenuto: 1) garantendo che tutti i reparti dispongano di un piano di budget e previsione e 2) che questo piano venga eseguito, rivisto e aggiornato in modo coerente, conformemente alle esigenze aziendali. Fortunatamente, l’era digitale odierna ha determinato progressi tecnologici che possono agevolare le cose. L’unica sfida è quella di scegliere tra le moltissime soluzioni offerte dal mercato.
Uno strumento di reporting e pianificazione finanziaria efficace non si limita a ottimizzare i processi, consentendo di risparmiare tempo e fatica, ma fornisce anche una panoramica completa dello stato attuale dell’azienda, nonché informazioni utili per consentire ai vertici alberghieri di massimizzare le prestazioni finanziarie. Inoltre, durante il processo di selezione si dovrebbe tenere conto dell’affidabilità del servizio clienti e della promessa, da parte di chi fornisce la soluzione, di sviluppi continui destinati a soddisfare la domanda in continua evoluzione del settore.
Ecco alcune caratteristiche da tenere in considerazione nella scelta di una delle tecnologie più importanti per il proprio hotel:
1. Struttura pronta all’uso
L’ideale è avere a disposizione una struttura di reporting e pianificazione finanziaria che sia già impostata e pronta all’uso con piani contabili specifici del settore alberghiero (ad es. USALI), KPI, formule di calcolo e per segmentazione di mercato. La possibilità di un’ulteriore personalizzazione in base alle esigenze individuali è sicuramente un valore aggiunto.
2. Integrazione automatica dei dati
Che gli hotel non lavorino con un unico sistema è un dato di fatto. Nella maggior parte dei casi, ciascun sistema elabora i dati necessari a un altro sistema. Avere uno strumento di pianificazione finanziaria che comunichi direttamente con altri sistemi di terze parti (PMS, Sistema di contabilità, Sistema di gestione documentale, Revenue Management System e Rate Shopping System, ecc.) garantisce sicuramente la freschezza e l’accuratezza dei dati per la pianificazione e il reporting.
3. Funzione di collaborazione
È ora di dimenticarsi di avere diverse versioni del piano di budget e previsione da inviare a diversi reparti, con conseguenti ritardi e interruzioni nell’accuratezza dei dati. Uno strumento che consenta la pianificazione simultanea di più conti e reparti, oppure dello stesso conto/centro di costo di più proprietà da parte di più utenti, ciascuno con i propri diritti di accesso, garantisce che i reparti non modifichino i centri di costo non di loro pertinenza e, soprattutto, che i report vengano compilati secondo scadenze precise.
4. Consolidamento automatico con reporting integrato
I gruppi di gestione devono avere la possibilità di avere una visione di insieme del proprio portafoglio. Uno strumento che fornisca una sintesi e un confronto standardizzati dei valori di prestazione e/o di pianificazione per tutte le unità aziendali o per singoli cluster sarebbe utile per la gestione del portafoglio.
5. Gestione del flusso di lavoro
Una funzione configurabile per il flusso di lavoro controlla i processi da eseguire con la precisione di un orologio, consentendo di evitare ritardi nella pianificazione o nella consegna dei report. L’amministratore può controllare l’avanzamento dei processi di pianificazione di singoli o multipli reparti o proprietà. Inoltre, la disponibilità e l’accuratezza dei dati sono garantite dal fatto che si lavora su un unico piano.
6. Pianificazione multifunzionale
La pianificazione avviene a un livello più alto, se è possibile confrontare i dati attraverso diverse variabili (temporali, cioè su base giornaliera, mensile o annuale, ma anche per reparto o centro di costo) e diversi scenari di confronto: budget, previsione, calcolo “What If”. Grazie alle infinite possibilità di pianificazione e analisi, non si lascerà niente al caso.
7. “Driver” automatici
Non è più necessario immettere i dati uno per uno: i “driver” semplificano e automatizzano la pianificazione finanziaria. Un “driver” crea una relazione tra due conti. Grazie al calcolo automatico dei costi totali per i conti di base, è facile comprendere quanto tempo sia possibile risparmiare e quanti errori evitare.
8. Pianificazione dettagliata per sottoconti
Se è necessaria una pianificazione dettagliata perfino per la più piccola voce di costo, sarebbe utile una funzione che consenta di dividere un importo fisso della linea contabile principale in sottoconti e di distribuirlo in un periodo di tempo determinato. In questo compito, i “driver” giocano un ruolo importante.
9. Opzioni di segmentazione multipla
Non tutti gli hotel hanno le stesse strutture di segmentazione, perciò sarebbe utile uno strumento che consenta la pianificazione per diversi segmenti, in modo da soddisfare esigenze specifiche. Oltre ai dati effettivi basati sui segmenti grezzi del PMS dell’hotel, una funzionalità di mappatura personalizzata permette agli utenti una certa flessibilità a seconda delle loro esigenze, come l’analisi dei dati in base agli standard delle singole strutture, ai gruppi personalizzati o al formato della sede centrale.
10. Reporting flessibile per cluster
Il monitoraggio delle prenotazioni delle camere e dei dati di pickup per più proprietà è un incarico noioso per i professionisti della gestione alberghiera, e per consentire che questi dati vengano strutturati in informazioni significative sono necessarie alcune linee guida. Una funzionalità che permetta la creazione di più cluster basati su diverse variabili come posizione, categoria di stelle, numero di camere o marchio consentirebbe di superare questa sfida, fornendo report chiaramente definiti e rendendo più semplice l’analisi.
