Una guida in tre passaggi delle buone prassi nell’uso di FairPlanner
Tutti sono interessati dall’attuale situazione pandemica mondiale, e il settore alberghiero è uno dei più duramente colpiti. Tuttavia, una cosa è certa: tutto questo finirà e le aziende riprenderanno la loro normale attività, qualunque sia la nuova normalità. Nel frattempo, nonostante il mondo sia momentaneamente in stallo, gli albergatori non devono semplicemente sedersi ad aspettare. Al contrario: gli albergatori più lungimiranti dovrebbero cogliere l’occasione per prepararsi al momento in cui gli ingranaggi riprenderanno a girare.
Passo 1: pianificare uno scenario di base (= previsione)
con l’ipotesi più realistica su ciò che succederà
La pianificazione nel settore alberghiero inizia dal centro di ricavo più grande, il reparto camere, seguito da tutti gli altri.
La pianificazione dell’occupazione delle camere e dell’ADR per segmento di mercato offre la flessibilità necessaria per riflettere sullo scenario di “riapertura” più probabile dell’hotel. Per orientarsi, è opportuno iniziare a porsi le domande giuste. Per esempio: quando sarà possibile riaprire l’hotel? Chi tornerà per primo, quale segmento di mercato? Ad esempio, torneranno prima i viaggiatori d’affari o quelli di piacere? Quando ci si potrà nuovamente aspettare un gran numero di ospiti? Quando riprenderà l’attività di gruppo? E così via.
Buone prassi:
- Basta un clic per richiamare le previsioni esistenti e avviare gli adeguamenti
Semplificazione è la chiave. È sufficiente navigare nel reparto di segmentazione del P&L per la revisione mensile dell’occupazione delle camere, della tariffa e dei ricavi per segmento di mercato - Ancora meglio: Pianificazione giornaliera per segmento di mercato (o per voce di conto) con Advanced Revenue Planner
Questo aumenta l’accuratezza della pianificazione e consente di pianificare l’occupazione, l’ADR e i ricavi giornalieri. - Dati aggiornati delle prenotazioni confermate (OTB), disponibili tramite interfacce PMS
La pianificazione può basarsi sulle prenotazioni già esistenti, permettendo di monitorare da vicino i cambiamenti dell’attività e di reagire rapidamente. - Calendario eventi combinato
Questo semplifica il processo di pianificazione, perché l’utente è in grado di individuare le date di possibili eventi futuri e di decidere se e come questi influenzeranno occupazione e tariffe. I risultati effettivi dell’anno precedente per segmento di mercato sono disponibili e possono dare un’idea dei periodi di alta e bassa domanda. - Integrazione opzionale dei dati del Revenue Management System
Per esempio: IDeaS, Duetto e Marriott One Yield consentono agli utenti di prendere in considerazione l’uso della previsione della domanda da questi sistemi, all’atto della pianificazione della previsione finanziaria in Advanced Revenue Planner. - Alternativa “Pianificazione Pickup”: pianificare per pickup e non solo in base ai valori finali (= differenza tra previsione e OTB)
Non solo questa funzione semplifica la pianificazione, ma consente anche all’utente di adottare un diverso approccio al processo, conseguendo così una nuova prospettiva sull’andamento dell’attività. - Per costi e ricavi variabili: pianificazione assistita tramite “driver” automatizzati
Grazie alle relazioni impostate dai “driver”, gli utenti possono risparmiare tempo e fatica, dal momento che ogni aggiornamento della previsione delle camere ricalcola automaticamente ricavi e costi variabili. Ad esempio, a un aumento delle camere occupate corrisponderebbe automaticamente un aumento dei costi per i servizi di pulizia (o di qualsiasi altro costo), ma anche dei ricavi per la colazione (e di altri ricavi). - Una volta terminata la pianificazione delle camere, occorre lavorare sul resto dei ricavi e dei centri di costo.
Il vantaggio con FairPlanner: la previsione dettagliata dei ricavi delle camere è direttamente disponibile nel P&L come base per la pianificazione di costi e ricavi per reparto e centro di costo. I costi delle retribuzioni possono essere agevolmente adattati per reparto.
Conclusioni: creare e aggiornare una previsione per avere uno scenario di base realistico non richiede molto tempo.
Passo 2: pianificare gli scenari “caso migliore” e “caso peggiore” (= scenari “What If”)
come versioni della previsione realistica
Un calcolo “What If” aiuta gli utenti a prevedere la conseguenza delle variazioni di qualsiasi variabile modificata sul risultato complessivo dell’hotel.
Buone prassi:
- Usare gli scenari flessibili “What If” in FairPlanner
Lo scenario “What If” può basarsi sullo zero (“vuoto”) oppure sui dati di un altro scenario. - Basta un clic per aprire un nuovo scenario “What If”
Per iniziare in tutta semplicità, si può usare come base la previsione realistica già creata.
- Facile adeguamento della previsione dei ricavi delle camere
È semplice, perché basta che l’utente applichi la procedura descritta nel passo 1.
- Relazioni “driver” automatizzate
Come nel passo 1, i “driver” calcoleranno e aggiorneranno automaticamente tutte le altre voci di ricavo e di costo.
- Confrontare le proprie opzioni a colpo d’occhio
Sul P&L e su tutti i report, è possibile visualizzare rapidamente la previsione realistica accanto agli scenari “caso migliore” e “caso peggiore”. La semplice analisi delle divergenze consente di essere lungimiranti, in modo da garantire alla propria attività di essere sempre al passo e di avere successo a lungo termine.
Conclusioni: la pianificazione degli scenari “What If” è rapida e semplice: un compito facile, con FairPlanner
Non solo gli albergatori hanno a disposizione tre scenari per orientarsi nelle strategie di vendita e nelle decisioni aziendali. Sempre più spesso, anche le banche, i proprietari e gli investitori richiedono agli hotel diversi scenari di pianificazione futura, soprattutto nella situazione di crisi attuale.
Passo 3: alla ripresa delle attività, restare aggiornati sull’andamento delle prenotazioni OTB
PickupTracking fornisce tabelle e grafici di facile comprensione che riflettono l’andamento dell’attività OTB e le variazioni giornaliere.
Buone prassi:
- Disponibilità di un’app per dispositivi iOS o Android, nonché di report automatici programmati per e-mail
Ciò consente di monitorare la propria attività ovunque e in qualsiasi momento.
- Visualizzazione sul cruscotto dell’intero portafoglio, per cluster o singola proprietà
La flessibilità di poter selezionare la profondità di dettaglio è un vantaggio per tutti i livelli di gestione.
- Panoramica giornaliera degli indicatori chiave di prestazione (KPI) alberghieri, più una proiezione futura a 365 giorni
Questo include informazioni su prenotazioni OTB per segmento di mercato, pickup per segmento di mercato, confronto con previsione e budget, confronto su base annua, confronto con lo stesso giorno dell’anno precedente e molto altro ancora.
- Opzioni di segmentazione disponibili
Gli utenti hanno la possibilità di utilizzare i segmenti PMS grezzi o i propri gruppi di segmenti personalizzati come base delle informazioni di cui hanno individualmente bisogno.
- Integrazione di dati di Rate Shopping dei partner
Consente di ottenere una panoramica completa dell’attività OTB, comprese le informazioni sulle tariffe dei concorrenti. - Analisi aggiuntive per la convalida di previsione e budget e il ritmo di prenotazione per determinati eventi o periodi
Il calendario eventi e la disponibilità di dati storici fino a 5 anni servono come guida per la pianificazione delle strategie di vendita.
Conclusioni: PickupTracking è la soluzione ideale per monitorare da vicino l’attività OTB. Utilizzandola come modulo aggiuntivo in FairPlanner o come soluzione stand-alone, gli albergatori possono essere agili e applicare una gestione proattiva dei ricavi, per garantire a lungo termine le proprie prestazioni.
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