Case Study: Ottimizzare il reporting e i processi finanziari per tutto il portafoglio alberghiero – International Hotel Operator Group

Nel mondo dinamico del settore alberghiero, dove la crescita è un obiettivo costante e l’adattabilità è alla base del successo, il percorso dell’International Hotel Operator Group rappresenta una testimonianza di innovazione e trasformazione. Il rinomato International Hotel Operator Group ha avvertito più che mai l’esigenza di ottimizzare il proprio approccio al reporting e alla pianificazione finanziaria, con il conseguente coinvolgimento di Fairmas.

La collaborazione con Fairmas mirava a snellire i processi di reporting, pianificazione e analisi finanziaria (FP&A), nonché a permettere a ogni livello di gestione di perseguire l’efficienza, massimizzare i ricavi e migliorare le prestazioni complessive del portafoglio.

Questo caso di studio esamina le sfide affrontate dall’International Hotel Operator Group, gli interventi strategici intrapresi da Fairmas e i risultati tangibili ottenuti attraverso questa mutua collaborazione.

Profilo del cliente:

Breve descrizione:

Un proprietario e operatore alberghiero in rapida espansione, con sede principale in Germania, ha consolidato una notevole presenza in diversi Paesi europei. La struttura gestionale dell’organizzazione è fortemente focalizzata su servizi centralizzati. Nonostante l’acquisizione di proprietà nel corso delle attività esistenti avvenga nell’ambito degli standard del marchio e dell’impostazione di sistema esistenti, la crescita del gruppo è stata ostacolata. Ciò è dovuto al fatto che le proprietà sono in parte vincolate a determinati standard di franchising, caratterizzati da una flessibilità minore nei confronti dei cambiamenti a breve termine nella struttura del sistema (es. PMS), o a parametri di reporting (es. segmentazione del mercato). Questa fusione unica di gestione interna, dinamiche di acquisizione di proprietà e aderenza agli standard di franchising presenta al tempo stesso opportunità e sfide che modellano il tessuto stesso del portafoglio alberghiero e dell’eventuale crescita del gruppo.

Numero di hotel:

Circa 80 in 3 Paesi europei

Capienza degli hotel:

80-400 camere

Livello di servizio del portafoglio alberghiero:

Da servizio limitato a servizio completo

Marchio/Catene del portafoglio:

Hotel in franchising – Differenti marchi in varie catene

Ambiente tecnologico:

Svariati PMS (es. Oracle, Suite8, Protel), Sistemi ERP (es. Sage, SUN, GrandBack), Revenue Management System (IDEAS, Duetto), assenza di BI e consolidamento centralizzati

Sfide chiave del cliente

1. Diverse sorgenti di dati
   – Immissione manuale dei dati in fogli Excel per il reporting e la pianificazione
   – Disponibilità limitata dei dati a tutti i livelli di gestione, dal direttore di reparto locale al direttore finanziario e all’amministratore delegato
   – Struttura diversa dei dati tra i vari hotel e Paesi
2. Qualità dei dati discutibile
   – Errori di calcolo nei file e nei modelli di pianificazione in Excel, errori di immissione dovuti a errori umani
   – Versioni diverse delle cartelle di lavoro di Excel (budget/previsione, ecc.) – nessuna versione unificata della verità (SVOT)
3. Stabilità e sicurezza
   – Processi dipendenti dalle persone, incoerenza dei parametri
4. Ridotta efficienza e trasparenza
   – Ritardo nella fornitura dei dati a tutti i livelli di gestione
   – Differenti livelli di dettaglio disponibili, a seconda del reporting locale dell’hotel
5. Consolidamento e reporting
   – Requisiti diversi dei proprietari
   – Elevato sforzo manuale per il consolidamento, scarsa comparabilità (es. segmenti di mercato diversi, piani dei conti sociali diversi)

Sfide chiave del cliente

• Comparabilità – Ricevere i dati finanziari, compresi i KPI e le statistiche, in un formato di reporting standardizzato e comparabile, indipendentemente dal marchio dell’hotel, dalla struttura del sistema, dalla configurazione e dalle normative specifiche di ogni Paese.
• Flussi di lavoro – Strutturare e allineare i processi di reporting e pianificazione a tutti i livelli operativi e di gestione.
• Standardizzazione e sicurezza della pianificazione finanziaria – Stabilire un ambiente di lavoro trasversale per la pianificazione finanziaria di tutto il portafoglio. Fornire un accesso sicuro e il controllo dei dati di input.
• Informazione e coinvolgimento di tutti i livelli di gestione – Assicurare tempestivamente la qualità e l’accesso ai dati finanziari a tutti i reparti e livelli di gestione.
• Integrazione con vari sistemi – Integrare i sistemi di origine esistenti e quelli potenzialmente nuovi e assicurare l’integrità dei dati a tutti i livelli di reporting.
• Qualità ed efficienza – Ottimizzare l’elaborazione dei dati all’interno dei sistemi per garantire che i dati siano più affidabili grazie a una maggiore accuratezza della previsione, nonché rapidamente disponibili per tutti gli stakeholder.

Processo

1. Nomina di responsabili di progetto da entrambe le parti
2. Workshop introduttivo per identificare le sfide e definire i requisiti
3. Presentazione dei prodotti Fairmas esistenti
4. Fornitura di informazioni di base (sistemi in uso, struttura di reporting)
5. Suggerimenti da parte di Fairmas per l’implementazione
6. Configurazione del sistema e introduzione nell’hotel pilota
7. Fase pilota e revisione
8. Ulteriore integrazione nella struttura del sistema e implementazione di report personalizzati
9. Definizione delle responsabilità e dei flussi di lavoro da parte del cliente
10. Formazione congiunta per gruppi di utenti
11. Estensione a tutto il portafoglio
12. Incontri di revisione regolari e adeguamento alle esigenze e ai requisiti futuri

Soluzioni

1. Creazione di una piattaforma che fornisca: 
– Piano contabile di pianificazione e reporting standardizzato conformemente alla definizione del cliente, sulla base di USALI 

– Funzionalità di importazione dei dati effettivi da tutti i sistemi di contabilità richiesti
– Strumento di mappatura integrato per l’importazione dei dati da diversi sistemi di contabilità e differenti piani dei conti sociali
– Flessibilità relativamente alla struttura dei reparti/centri di costo per hotel, per soddisfare tutti i livelli di servizio (da quello limitato a quello completo) 
– Interfacce per tutti i PMS richiesti (FOLS, Opera, SIHOT) per l’importazione automatica giornaliera di 30 giorni di dati effettivi per segmento di mercato e dati OTB per i successivi 365 giorni 
– Interfaccia per il Revenue Management System di terze parti – per l’importazione automatica del modulo di previsione della domanda per convalidare la previsione finanziaria rispetto alla previsione della domanda 
– Flessibilità relativamente alla segmentazione di mercato: gli hotel possono pianificare entro i propri segmenti di mercato, che vengono trasferiti allo standard del segmento di mercato dell’azienda 
– Funzionalità di pianificazione delle retribuzioni, adeguata ai diversi standard locali per le retribuzioni, le imposte e i benefit per i dipendenti, che permette di trasferire la pianificazione dettagliata delle retribuzioni a livello del referente del personale nelle righe corrispondenti del conto P&L
– Funzionalità di monitoraggio per supervisionare il processo di pianificazione per unità (hotel), possibilità di bloccare determinate fasi della pianificazione 
– Funzionalità di convalida per misurare i risultati della pianificazione attuale rispetto a quelli dell’anno precedente 
– Consolidamento automatico e reporting automatico per e-mail 
– Vari report integrati con diversi livelli di granularità 
– Report personalizzati secondo la definizione del cliente, per soddisfare le varie esigenze dei proprietari 

2. Coinvolgimento del cliente 
– Concetto di utente master e di formazione dei formatori 
– Punto di contatto dedicato con risorse di tempo, competenze e responsabilizzazione 
– Impegno di tutti gli stakeholder all’interno della struttura aziendale 
– Supporto dei reparti informatici e di sistema per l’integrazione del sistema 

3. Lista dei prodotti Fairmas
– FairPlanner
– Funzionalità FairChain per il consolidamento 

Insegnamenti principali/Vantaggi

• Disponibilità dei dati P&L finanziari (effettivi) entro il 10 di ogni mese successivo a tutti i livelli di gestione, incluse le operazioni alberghiere e la sede centrale. 
• Disponibilità di una previsione finanziaria affidabile per 12 mesi, aggiornata al 15 di ogni mese, a tutti i livelli di gestione, incluse le operazioni alberghiere e la sede centrale. 
• Flusso di lavoro di pianificazione e reporting centralizzato per previsione e budget. 
• Contributo, coinvolgimento e apporto diretto alla pianificazione a partire dal livello dei capireparto in su. 
• Utilizzo della piattaforma come parte della routine quotidiana a tutti i livelli di utenza. 
• Alta efficienza delle riunioni relative a budget e ricavi, grazie a dati condivisi e affidabili. 
• Solida fonte di dati per il reporting esteso e parzialmente automatizzato ai proprietari. 
• Integrazione semplice e fluida di nuove proprietà, indipendentemente dalla struttura di sistema locale. 
• Coerenza dei dati nel software Fairmas, nonostante la modifica o l’aggiornamento del PMS e/o del sistema contabile. 
• Semplice consolidamento “con un clic”.

Conclusioni:

In conclusione, la cooperazione tra l’International Hotel Operator Group e Fairmas rappresenta una testimonianza del potere rivoluzionario dell’innovazione e della collaborazione nel settore alberghiero. Superando sfide complesse e implementando soluzioni all’avanguardia, questa alleanza non ha soltanto ottimizzato il reporting e la pianificazione finanziaria, ma ha anche permesso all’intera organizzazione di avere successo in un mercato competitivo. Mentre il gruppo alberghiero prosegue il suo percorso di crescita e adattabilità, le lezioni apprese da questo caso di studio servono come fonte di ispirazione per il settore in generale.