Aumentare i profitti con la pianificazione e l’analisi dinamica
La crisi ha dimostrato che, in tempi turbolenti e in un mercato estremamente dinamico, il monitoraggio delle prestazioni alberghiere tramite il rolling forecast è fondamentale. L’implementazione di FairPlanner come strumento di pianificazione finanziaria semplifica l’intero processo di previsione e budgeting. La funzione “rolling forecast” consente l’analisi regolare delle prestazioni dell’intera attività alberghiera, con particolare attenzione al profitto.
Qualcuno potrebbe chiedersi: perché la pianificazione dinamica con rolling forecast è la chiave per accrescere il successo di un hotel? E perché la questione dell’ottimizzazione dei processi di pianificazione finanziaria è entrata proprio ora al centro dell’attenzione del settore?
Il ragionamento è piuttosto semplice.
Mentre fattori come la crescente pressione competitiva, l’invenzione delle piattaforme di prenotazione online e dei portali di confronto dei prezzi, nonché le preferenze personali degli ospiti, hanno portato alla conclusione che gli obiettivi di rendimento e redditività possono essere raggiunti solo con un concetto di vendita e marketing orientato al cliente, la crisi del Covid ha messo in luce le debolezze “interne” del settore.
Si può immaginare un ciclista che ritiene di essere molto veloce grazie alle proprie forze, mentre in realtà è favorito dal vento alle spalle. Per il settore alberghiero, il continuo aumento del flusso di viaggiatori in passato ha fatto credere agli albergatori che la loro attività fosse sicura; in realtà, ha soltanto mascherato una particolarità del mercato: la domanda di camere è altamente suscettibile a fluttuazioni dovute a diversi fattori. Tra questi possono esserci eventi imprevedibili come una pandemia o una catastrofe naturale, o semplicemente clienti più selettivi a causa della trasparenza dei prezzi, o che prenotano (o annullano la prenotazione) con un preavviso più breve.
La pandemia di Covid ha dimostrato in modo estremo che, in presenza di una crisi, la domanda può scendere bruscamente a zero, o nel “migliore” dei casi a una quota minima.
Nel mercato altamente volatile di oggi, una pianificazione finanziaria limitata a un budget all’inizio dell’anno e a un conto economico alla fine dell’anno non è più sufficiente.
Il Covid ha sottolineato l’importanza per il settore di una pianificazione finanziaria efficiente, concentrata su processi ottimizzati che, in caso di variazioni della domanda, consentano rapidi adeguamenti e garantiscano la prosecuzione dell’attività.
In un’ottica di aumento dell’affidabilità della previsione, diventano fondamentali l’introduzione di intervalli di pianificazione più brevi e la considerazione di tutti i costi e i ricavi di ciascun reparto tramite il ricorso al rolling forecast. Ciò consente di concentrare l’attenzione sul profitto e sul successo complessivo dell’hotel.
In questo modo si colma il divario informativo tra il budget di inizio anno e il conto economico di fine anno. Poiché tutte le attività aziendali vengono già sistematicamente registrate nel reparto contabile dell’hotel e le voci di prenotazione sono disponibili nel PMS, questo divario può essere colmato con successo e con poco sforzo aggiuntivo, tramite il ricorso a un adeguato software di pianificazione finanziaria.
Il tempo come fattore critico: non si tratta solo di agire, ma di reagire in modo rapido e proattivo
Un rolling forecast mensile non si concentra soltanto sul reparto alloggi. FairPlanner si basa sui piani contabili dell’hotel. Con un rolling forecast basato sul P&L (conto economico), la direzione dell’hotel ha accesso a tutti i ricavi attuali e pianificati, ai costi fissi e variabili pianificati e già sostenuti, nonché al conseguente profitto netto e lordo risultante. L’adozione di un rolling forecast mensile diventa una sorta di sismografo per gli eventi non pianificati. Il confronto tra i valori attesi ed effettivi serve come strumento di controllo utile per migliorare le previsioni e fornisce indicazioni sulle misure da adottare per rimanere sulla buona strada e raggiungere gli obiettivi.
5 consigli per inserire con successo il Rolling Forecast di FairPlanner
Anche se i vantaggi sono evidenti, l’implementazione di un rolling forecast implica anche un cambiamento dei processi esistenti. Pertanto è utile prestare attenzione ad alcuni punti, in modo che l’adozione della nuova pratica porti al successo desiderato.
1. Iniziare sempre con un piano degli obiettivi (spesso sinonimo di budget)
Il punto di partenza di un rolling forecast è un budget dettagliato, almeno su base mensile.
Con FairPlanner, è possibile copiare e adattare i valori dell’anno precedente, oppure partire da zero. Per la pianificazione separata dei segmenti dell’hotel, si esegue una mappatura, in modo che i segmenti dell’hotel vengano trasferiti dal PMS a FairPlanner.
La distribuzione dei valori nei vari mesi è effettuata conformemente alle specifiche definite dall’utente.
2. Definire un flusso di processo chiaro e vincolante.
È necessario individuare i propri campioni di processo e fissare le scadenze. Nel caso si verifichi una circostanza imprevista, è possibile accorciare gli intervalli. Una revisione settimanale o giornaliera dei valori attesi ed effettivi sulla base dei report generati automaticamente e dei KPI impostati permette di aumentare la sicurezza della pianificazione. A tal fine, si può utilizzare la funzione di gestione dei flussi di lavoro in FairPlanner. Inoltre è disponibile una funzione di invio automatico di e-mail per spedire tempestivamente analisi e valutazioni.
3. Coinvolgere tutto il team di gestione
Conviene sfruttare le competenze e l’esperienza dei propri manager, lasciando che siano loro a pianificare il reparto di cui sono responsabili. In questo modo, si dà loro la possibilità di agire in modo autonomo e proattivo. Per una maggiore trasparenza, una comunicazione senza attriti e per incoraggiare la collaborazione all’interno del team, FairPlanner offre una funzione di commento. I diritti d’accesso sono gestiti a livello centrale, in modo da poter impostare per ciascuno le autorizzazioni di visualizzazione e/o modifica.
4. Utilizzare l’analisi della differenza “valori attesi/effettivi” per la previsione
Il confronto dei valori ATTESI rispetto a quelli EFFETTIVI è lo strumento di misura fondamentale per l’accuratezza della pianificazione. A seconda del livello di dettaglio o della segmentazione selezionati, il confronto tra i valori attesi ed effettivi è il fattore più importante per comprendere quali siano le aree con maggiori opportunità e quelle con maggiori rischi, così da intervenire in modo proattivo.
Il sistema di reporting interattivo consente di passare rapidamente dalla panoramica generale dell’azienda alberghiera alla valutazione separata per segmenti o reparti, con intervalli di tempo selezionabili. I report e le valutazioni preimpostate corrispondono alle caratteristiche e ai requisiti specifici del settore per il calcolo di KPI alberghieri significativi.
5. Guardare agli scostamenti dal piano come a un’opportunità
Fondamentalmente, uno scostamento dal piano è normale, perché nessuno è in grado di prevedere il futuro. La questione non è tanto quella di essere precisi al 100%, quanto quella di ridurre al minimo il rischio commerciale degli errori di pianificazione e di trarre indicazioni su opportunità e rischi dal confronto tra i valori attesi e quelli effettivi. L’errore più grave è quello di non pianificare affatto.
La crisi ha dimostrato che, in tempi turbolenti e in un mercato estremamente dinamico, è fondamentale monitorare da vicino le prestazioni alberghiere tramite il rolling forecast. Solo così è possibile utilizzare gli scostamenti dal piano come un sismografo per ottimizzare le proprie previsioni e agire in modo proattivo, anziché reattivo.
Suggerimento:
Con la funzione “What If”, è anche possibile creare il peggior scenario possibile per il futuro. Ciò permette di guadagnare tempo prezioso, proprio come il controllo delle catastrofi che prevede procedure chiare per un’azione immediata.
