USALI*, El Plan General Contable, estándar, para el Hotelero

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USALI*, El Plan General Contable, estándar, para el Hotelero

junio 10, 2021, In Blog, Noticias

El mercado hotelero

La industria hotelera está expuesta a la presión de la competencia tanto como ninguna otra industria. El aumento de la oferta de habitaciones con la apertura de nuevos hoteles en cualquier lugar que el mercado fije sus ojos, las guerras de precios o el tratar de capturar al cliente que reserva cada vez más espontáneamente y mirando el ahorro… son algunas de las características que definen la actualidad a la que se enfrentan los hoteleros. No es necesario ser vidente para predecir que en el futuro se producirán cambios continuos para adaptarse al mercado en constante evolución.

Tomando decisiones con la ayuda de la tecnología

Con el fin de hacer funcionar un negocio hotelero con garantías, es necesario ofrecer un servicio con una buena relación calidad-precio, que, a la vez de con un buen manejo de los costes, permita obtener la máxima rentabilidad. Los altos cargos hoteleros, deben tomar decisiones que la mayoría de las veces son un desafío. Una mala decisión tomada puede suponer graves consecuencias.

En Ventas, casi todas las tareas requieren acciones en tiempo real. Los precios de las habitaciones ya no se ajustan diaria o semanalmente, sino que cambian cada hora. El desafío en la gestión operacional requiere cada vez más análisis y proyecciones estadísticas. Al mismo tiempo, los responsables de la toma de decisiones están luchando por el aumento de los recortes de puestos de trabajo, la centralización y los empleados poco cualificados. Realmente es un acto de equilibrio que difícilmente se puede dominar sin grandes cambios. Aquellos que quieran mantener las riendas en sus manos en este entorno deben repensar su estrategia con el impulso de la tecnología. Mientras los requisitos técnicos a ofrecer a los huéspedes y sus equipos se han desarrollado rápidamente, en la industria hotelera, especialmente en la estructura operativa tecnológica en concreto, se ha rezagado en un promedio de 5 a 10 años. Es hora de ponerse al día.

Estandarizar con USALI para simplificar nuestras vidas

Gestionar bien un Hotel con un análisis convencional es actualmente casi imposible. USALI, el Plan de Cuentas estándar para la industria hotelera (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) juega un papel muy importante en la evaluación del rendimiento de un negocio hotelero.

En 1926, los miembros de la Asociación de Hoteles de la ciudad de Nueva York encargaron a especialistas analistas que desarrollaran un Plan de Cuentas estándar que pudiera registrar y analizar valores de medición que pudieran ser comparables entre propiedades de distintas regiones que operaran en diferentes temporadas. Desde entonces, generación tras generación, gerentes, financieros y contables hoteleros, siguen trabajando bajo este marco de cuentas estándar. İQuién habría imaginado que en aquellos tiempos se habría creado un “Evergreen” que perdurara en el tiempo hasta el día de hoy!

USALI se creó para ayudar a los hoteleros en la década de 1920 a adaptarse a las necesidades y condiciones de su mercado y desde entonces se ha actualizado periódicamente para cumplir con este objetivo. Los hoteles de todo el mundo han seguido trabajando durante mucho tiempo con un modelo de 93 años de edad, cuyo marco es tan estable y flexible que ha formado parte de la evolución entre la era de Internet y la globalización. USALI se basa en el principio de costes directos, en el que los costes de material y personal se asignan a sus departamentos correspondientes, individualmente, y se comparan con sus ingresos. El potencial de optimización y los desarrollos se pueden identificar y controlar rápidamente. Al mismo tiempo, esto también proporciona una base sólida para cualquier análisis comparativo. Esta última edición se publicó y se puso en marcha en toda la industria hotelera mundial el 1 de enero de 2015.

A continuación, enumeramos algunos de los cambios más relevantes:

1.- Más que una moda: Globalización y estandarización

  • La visión estadounidense siempre ha venido determinada por el diseño. USALI, creado en los EE. UU., siempre tuvo que ser probado para verificar su compatibilidad y adaptarse a las normas contables nacionales. En la era de globalización, grupos hoteleros que operan a nivel mundial aplican la undécima edición de USALI que hace que sea mucho más fácil implementar las peculiaridades locales. Esto hace que la comparación internacional sea más efectiva que nunca. La estandarización pone fin a las diferentes interpretaciones de los indicadores clave de rendimiento.

2.- La información y telecomunicaciones

  • Algunas partidas de costes más generales, como por ejemplo: los costes en comunicaciones, se ha actualizado a los nuevos tiempos, por la partida de sistemas de información y comunicación en apartado de costes no distribuidos que permiten reunir los costes e ingresos de IT, los costes de venta en comunicación con a los clientes en el departamento operativo.

3.- La importancia de agrupar costes

  • Los costes que corresponden a varias propiedades ahora se registran en la partida contable “Costes de Clusters” pudiendo así comparar los costes de una organización de forma estándar. Para nombrar algunos, podrían ser, los costes de subcontratación o costes centralizados.

4.- Precios y tarifas de habitaciones

  • El ADR (tarifa promedio de habitación) está a menudo viciada por la presión de la competencia. En la nueva edición de USALI, el número de habitaciones vendidas es la cifra de referencia. Las habitaciones vendidas se incluyen sin cálculo de tarifa. en las habitaciones vendidas.

5.- Uniformidad en los complejos hoteleros

  • Se está poniendo fin a la práctica común de asignar tarifas de resort, como paquetes con todos los servicios incluidos. Esto significa más transparencia, lo que también significa que muchos valores de RevPar se ven diferentes ahora.

6.- Agrupando el departamento de Alimentos y Bebidas

  • «Clientes» es el nombre de la nueva categoría, que reemplaza el antiguo término «cubierto», independientemente de si el huésped pide comida o no. A primera vista, es solo un pequeño cambio, pero tiene un gran impacto. Esto comienza con los estándares operativos y el registro de datos en el sistema POS y termina, sobre todo, con nuevos KPIs en los reportes.

7. Costes de sueldos

  • Ahora es nueva la división de costes salariales en la “Dirección” o “No-Dirección”. Esto permite hacer una lectura rápida de los costes por empleado o directores de departamento. En la edición 11 de USALI de costes salariales a costes laborales impide reducir costes de personal en el apartado de subcontratación o aumentar otros gastos. Ahora, todos los gastos de personal se organizan en la partida de costes laborales. Esto también se aplica a los costes de servicios subcontratados.

Solución al estancamiento

Para los hoteles que aún dudan en convertir sus informes a USALI, ésta debería ser la ocasión para abordar finalmente este problema. USALI es una tarea de trabajo estándar es una herramienta de decisión convincente para la gestión a todos los niveles, para hoteles de todos los tamaños, desde cadenas hoteleras hasta pequeños hoteles vacacionales de gestión privada. Este ajuste asegura que USALI continúe siendo la base de análisis para propietarios, bancos e inversionistas sobre un software de planificación financiera de la industria puede ayudar y dar luz a resolver este estancamiento.

Planificar: base de nuestra gestión

El control moderno, sin embargo, no se limita a un plan de cuentas profesional. Un simple Análisis del presente y pasado, ya no es suficiente. La planificación es la palabra mágica y el camino para seguir. Los profesionales saben desde hace algún tiempo que los procesos de planificación en la industria hotelera son inevitables. Las soluciones de Business Intelligence son solo herramientas decisivas para un trabajo exitoso en el competitivo mercado hotelero, y un factor de éxito concreto.

Grandes grupos hoteleros llevan años planificando e implementan procesos presupuestarios cada vez más complejos. Sin embargo, los gastos de personal pueden volverse inmanejables. Se suelen realizar errores durante la introducción de datos en hojas de cálculo de Excel y con ello se pierde mucho tiempo. Las soluciones software adaptadas a la industria hotelera, facilitan la planificación, Forecasting y control para contribuir a la mejora en la gestión y procesos de trabajo. La conexión entre sistemas asegura el 100% en la calidad de los datos para su interpretación y se reducen a lo esencial para consolidarlos en una sola herramienta, lo que hace que la gestión de cifras clave sea más clara.

La transición a lo nuevo

Una solución de Business intelligence permite acelerar los procesos presupuestarios y maximizar al máximo la inversión en tiempo, dinero y esfuerzo manual minimizando la interacción y estrés laboral. Emplear una herramienta que siga los estándares del mercado es la mejor opción y que además automaticen los procesos de planificación y control de forma automática bajo el modelo USALI. Esto garantiza obtener reporte claros y fáciles de analizar. Sin olvidar que toda solución debe estar integrada en el entorno IT del Hotel y con los sistemas de contabilidad y PMS.

Hemos aprendido que los procesos de preparación de presupuestación Budget y Forecast, son más ágiles y liberan recursos para nuevas tareas, y los estándares como USALI ayudan a esto por lo que definitivamente vale la pena. El cambio a herramientas digitales requiere coraje, voluntad de cambio y, por supuesto, algo de esfuerzo.  La digitalización de la gestión de gastos e ingresos no se detiene con la implementación del software. Es necesario cuestionar y optimizar estos procesos que existen desde hace muchos años. İPuede comenzar a intentarlo!

*Aviso legal: la entidad profesional Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP®) posee los derechos de autor de USALI. Anteriormente, pertenecían a la Asociación de Hoteles de la ciudad de Nueva York. Cualquier cambio en USALI se supervisa por el Comité de Gestión Financiera (FMC) de la Asociación Americana de Hoteleros (AHLA), de los quien son miembros de la HTPF. Fairmas utiliza el término “USALI” para hacer referencia al estándar de la industria hotelera como un ejemplo de entre otros posibles, para la cuenta de resultados de pérdidas y ganancias en el marco contable.