Cómo iniciar una planificación con posibles escenarios después del Coronavirus

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Cómo iniciar una planificación con posibles escenarios después del Coronavirus

mayo 7, 2020, In Blog, Noticias

Guía de buenas prácticas en 3 pasos para aplicar en FairPlanner

Todo el mundo se está viendo afectado por esta pandemia global y la industria hotelera es una más de ellas. Pero existe una realidad: y es que en algún momento terminará y los negocios volverán a su operativa habitual, aunque puede que lo habitual pueda ser diferente. Aunque el mundo se ha parado, los hoteleros no pueden quedarse sentados y esperar a ver lo que pueda ocurrir. Deben estar preparados para cuando la maquinaria vuelva a ponerse en marcha.

Paso 1: Planificar un escenario base (=Forecast) con una previsión lo más cercana a una posible realidad

La planificación en hoteles comienza en los departamentos con mayor número de ingresos – del departamento de reservas y le siguen el resto de departamentos.

Planificar la ocupación de habitaciones y ADR por segmento de mercado permite reflejar la realidad o escenario más probable ante la reapertura de un hotel. Si uno comienza por preguntare ¿Cuándo podré reabrir mi propiedad? ¿Qué clientes serán los primeros en regresar? ¿Qué tipo de segmento de mercado de clientes comenzará a reservar mis habitaciones o si por ej.: serán huéspedes del segmento ocio o negocio? ¿Y cuándo se podrá esperar un número elevado de huéspedes? Y así sucesivamente.

 

Pero, ¿cómo hacerlo?, aquí las mejores prácticas

 

1. Realizando ajustes sobre un Forecast ya exisitente.

Porque simplificar es la clave. Para editar la ocupación, tarifa e ingreso de las habitaciones por segmento de mercado, navegaremos al departamento de segmentación en el P&L.

 

2. Todavía mejor: planificando diariamente por segmento de mercado (o por partida de cuenta) con Advanced Revenue Planner.

Revisar la planificación cada día significa poder ser más ajustados a la realidad de nuestro ADR diario.


3. “On The Books – Up to date” a través de la interfaz con el PMS.

Planificando con las reservas existentes en el PMS se podrán monitorizar cambios y reaccionar con más velocidad.


4. Calendario de eventos combinado

Esto va a simplificar el proceso de planificación. Poder tener a mano los eventos previstos en el futuro se puede medir cómo van a impactar en la ocupación o precios. Los periodos de demanda altos o bajos se pueden comparar con los eventos del año anterior.


5. Integración opcional con datos del sistema de Revenue Management.

Por ejemplo: IDeas, Duetto o Marriot One Yield (entre otros), permiten a los usuarios contar con un Forecast de demanda cuando crear una la planificación financiera sobre el coste e ingreso de habitaciones en el Advanced Revenue Planner.

 

6. Planificación por pickup como alternativa – más que valores finales (diferencia entre el Forecast y OTB)

Esta opción simplifica la planificación, pero también permite al usuario procesar datos y resultados ganando una nueva perspectiva de cómo está evolucionando su negocio.


7. Por costes variables e ingresos: planificación con el asistente automáticos con “drivers”

A través del cálculo de drivers o ratios, los usuarios pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo al actualizar la planificación. Al actualizar el número de habitaciones en el Forecast, el driver calcula automáticamente los costes e ingresos en el Forecast. Al incrementar el número de habitaciones, se incrementará automáticamente los costes en limpieza u otros costes, así como los ingresos en desayuno u otros ingresos.


8. Una vez la planificación de habitaciones esté lista, trabaja en otros ingresos y centros de coste.

Las ventajas con FairPlanner: el Forecast de los ingresos específicos de las habitaciones se planifica directamente en el P&L como base de la planificación de ingresos y costes por departamento. Los costes salariales se pueden ajustar por departamento, también desde el P&L.

 

En definitica, se puede crear y actualizar el Forecast basado en un escenario realista, muy fácilmente y de forma automática ahorrando mucho tiempo

Paso 2: Planificar posibles escenarios Forecast (= What-if ) “Best y Worst Case”

Un cálculo What-if ayuda a los usuarios a predecir los resultados que van a repercutir en el resultado total del hotel tras cualquier cambio.

 

¿Cómo hacerlo? Las buenas prácticas:

 

1. Con el uso flexible de los escenarios What-if en FairPlanner

Un escenario What-if se puede comenzar de “cero” o copiando los datos de otro escenario.

 

2. Con un solo clic se puede crear un nuevo escenario

Comienza creando supuestos más cercanos a la realidad con un Forescast como base.

 

3. Ajustando fácilmente el ingreso de las habitaciones en el Forecast

Tan simple como aplicar el procedimiento en el paso 1.

 

4. Relación automática de drivers

Como en el punto 1, los drivers calcularán automáticamente y actualizarán todos los ingresos y costes en cada partida contable.

 

5. Compara todas las cifras de un vistazo

En el P&L y en todos los reportes, compara con rapidez todos los Forecasts frente a Forecast de supuestos: “Best Case” o “Worst Case” y para antecederse a los posibles consecuencias que puedan a afectar en el performance del establecimiento.

 

En definitiva, planificar con escenarios What-if es con FairPlanner puede acercar una visión más clara de las posibles situaciones que se pueden dar en consecuencia a diferentes causas.

Y es que no solo los banqueros, empresarios o inversores dibujan sus estrategias de mercado con tres escenarios, y ahora, para los hoteleros en este periodo de crisis es realmente importante poder hacer y planear de la misma forma.

Paso 3: Resumen de operaciones, siempre al día en la tendencia de reservas “On-the-Books”

PickupTracking proporciona tablas y gráficos muy fáciles de comprender que reflejan el desarrollo de un negocio hotelero y los cambios en sus reservas diarias.

 

Pero, ¿Cómo hacerlo? Estos son las buenas prácticas:

 

1. Acceciendo a la App en iOS / Android hacer lectura del envío de reportes programados por email

Para monitorizar las cifras desde cualquier lugar y cualquier parte.

 

2. Dashboard con vista de todo el portfolio de hoteles por propiedad y por clusters

Con flexibilidad para hacer lectura desglose de cifras para todos los niveles de departamentos.

 

3. Vista de los cifras relevantes o KPIs (Key Performance Indicators) para los 365 días en el futuro

Con todas la información respecto a las reservas “On-the-Books” por segmento de mercado, pick up por segmento de mercado, comparativa de escenarios Budget/Forecast, YoY (año tras año), y mismo día que el año anterior.

 

4. Opciones de segmentación

Los usuarios pueden usar todos los segmentos del PMS o personalizarlos por grupos de segmentos según necesidad.

 

5. Integración de datos Rate Shopper Partners

Para poder obtener una mejor lectura de nuestra situación frente a los competidores.

 

6. Análisis de la tendencia de reserva en periodos de eventos comparando los escenarios de reservas Budget y Forecast

El calendario de eventos y la disponibilidad de datos históricos de hasta 5 años en el pasado, es una buena guía para crear una buena estrategia de ventas en el futuro.

 

Concluyendo esta práctica, recomendados PickupTracking como la herramienta más adecuada para monitorizar las reservas “On-the-Books”. Implementándola con FairPlanner o como herramienta independiente, los hoteleros pueden aplicar proactivamente sus estrategias de negocio y ser ágiles en esta tarea para asegurar una buena gestión de ingresos y costes a largo plazo y salud en su negocio hotelero.

 

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