Mapeo: el primer paso hacia la automatización y estandarización de la planificación financiera

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Mapeo: el primer paso hacia la automatización y estandarización de la planificación financiera

julio 26, 2021, In Blog, Noticias

Cómo el mapeo rompe los silos de datos y garantiza la trazabilidad del mismo

Summary:

The resultado del proceso de mapeo es un conjunto de reglas a seguir para que la información llegue de un lugar a otro donde corresponde. The mapeo es la base para una importación y exportación de datos automatizada con el fin de maximizar su calidad, premisa esencial para una solución BI. Más que en cualquier otra area, el control del rendimiento y la planificación financiera dependen de un alto estándar en la veracidad en la recepción de los datos.

¿En qué consiste el mapeo y por qué es importante?

El mapeo es algo así como crear una red de líneas de ferrocarril. Si las vías del tren no están configuradas correctamente, el tren no llegará a su destino. Pero a diferencia de un viaje en tren por viás conectadas erróneamente donde es más obvio entender que puede descarrilar, los datos mal encaminados son menos obvios de detectar y pueden provocar daños económicos, comenzando por oportunidades perdidas y terminando con venta caída en las caída en o ganancias.

El término mapeo significa literalmente «crear un mapa». Se us in the context of the automatización de procesos mediante soluciones software. Cuando decimos que la unión entre la fuente de datos y el destino de los mismos está mapeada, nos referimos a que está conectada entre el lugar de salida y el lugar de sentido. Las aplicaciones tecnológicas (SaS, Softwares as a Service) reciben datos de diferentes fuentes de varias aplicaciones como es en el caso de la industria hotelera.

 

Aquí, los sistemas de gestión de reservas (PMS), los sistemas de administración de documentos y contabilidad (DMS), los sistemas de Revenue Management (RMS), los comparadores de tarifas (Rate Shoppers), y otros muchos más, se utilizan para recopilar, procesar y almacenar datos. Estos programas suelen ser autónomos y con varios almacenamientos o silos de datos. Normalmente, cuando la gestión de datos no está automatizada, se reúnen datos de diferentes fuentes, que provienen, a menudo, desde fuera de los programas, manualmente y mediante tareas de copiado y pegado de unas hojas de cálculo a otras independientes.

Una herramienta de Business Intelligence muestra toda la information relevant para tomar decisionses con la information de varias aplicaciones en un mismo repositorio. Los datos se importan automáticamente tras crear estas reglas de mapeo que garantozan que no se pierdan, falsifiquen o encajen incorrectamente datos importantes.

 

The mapeo de datos is the primer paso para reunir e integrar information y tareas variadas


 

El efecto del mapeo de los datos

Cuando los datos se pierden o se mapean incorrectamente, conlleva a la mala calidad de las evaluaciones y análisis de los datos. De forma similar ocurre con la carga de datos manuel, que supone el riesgo a que los datos sean incorrectos. Un mapeo inicial incorrecto conduce a una alteración (no intencional) del conjunto de datos. No hace falta mucha imaginación para entender que la poca confianza en las conexiones de los datos afecta la calidad en el análisis y en la toma de decisiones.

Sin embargo, si la information está actualizada correctamente y en tiempo real, conseguiremos el control en la planificación financiera. Así como las decisionses basadas en información desactualizada conducen a decisiones erróneas, los datos incorrectos, ya por introducirlos manualmente o bien por un mapeo incorrecto, conducen a desviaciones de los indicadores clave de rendimiento.

Entonces, antes de abrir las compuertas a través de las cuales los datos deben fluir automáticamente para minimizar el tiempo y el esfuerzo en las tareas de recopilación de information, se debe definir las reglas del mapeo. En programación, el resultado se denomina interfaz , a menudo una API (Interfaz de programación de aplicaciones) .

Sistema listo para usar y ágil en la implementación – interfaces

From 70 it is the number of interfaces that ofrece Fairmas actualmente. Fairmas prioriza desde ahora y siempre la comodidad y adecuación en la integración de los datos. Es por eso también, que Fairmas comenzó muy temprano a construir una amplia gama de interfaces que además se amplía constantemente.

A continuación, le mostramos una pequeña selección de las interfaces con las cuenta Fairmas para muchos PMS, sistemas de gestión de contabilidad y documentos y otros proveedores, sistemas de evaluación comparativa, etc.

(Para obtener more information, lea: “Integraciones: condición esencial para escoger un BI”).

New list of interfaces

El mapeo del programa de contabilidad hotelerocon FairPlanner

La fase de mapeo con el programa de contabilidad de un hotel, como Sage o Dynamics de Navision, es la primera parte en la implementación de la solución de planificación financiera para hoteles, FairPlanner.

En primer lugar, el departamento de contabilidad debe encajar sus cuentas contables y centros de costes correspondiente, pero es cierto, que según Plan de Contabilidad General éstas los centros de coste y cuentas contables difieren entre una empresa regular ya un negocio hotelero.

La gran ventaja de FairPlanner en esta fase es que se pueden simplificar las cuentas contables del sistema de sistema de contabilidad sin necesidad de alterarlas.

Por eso, FairPlanner tiene como objetivo principal ayudar en esta tarea para superar estas diferencias estandarizando la estructura de gestión contable para en definitiva poder comparar el rendimiento de diferentes negocios hoteleros con diferentes estructuras departamentales, outlets o centros de coste. De esta forma también, se pueden superar fronteras territoriales, diferencias jurídicas y nacionales e internacionales en la gestión, análisis y reporte de los datos.

Las soluciones de Fairmas aplican el modelo de Plan de Cuentas estándar para la hotelería: USALI desde la fase de mapeo.

En FairPlanner, la función de planificación y reportes se basa en los principios contables siguiendo el estándar USALI. En este punto, el mapeo realiza con la función de estandarización para comparar KPIs, como se requiere en las empresas multipropiedad.

En 1926, la industria hotelera fue la primera industria en desarrollar su propio estándar del Plan de Cuentas para la Cuenta de resultados de Pérdidas y Ganancias P&G, que ahora es reconocida mundialmente. USALI como sus siglas en inglés indican, es el Sistema Uniforme de Cuentas para la Industria Hotelera. (Para ampliar esta información puede leer también Lea también: USALI* el Plan General Contable, estándar, para el Hotelero)

La siguiente imagen muestra una tabla de mapeo de FairPlanner. Las primeras 4 columnas de la izquierda contienen el número de cuenta, el nombre y el centro de coste del sistema contable. La estructura del Plan de Cuentas que se define en FairPlanner se encuentra en las siguientes 4 columnas de la derecha.  En este ejemplo, el coste del papel (paper supplies) se asignan al centro de coste de Alimentos y Bebidas (F&B) en FairPlanner. Pero también sería posible asignarlo a otro centre de coste, por ejemplo, al de habitaciones.

In this example, the costs for paper towels are assigned to the Food & Beverage cost centre in FairPlanner. But an assignment to another cost centre, e.g., rooms, would also be possible.

Herrmienta de mapeo dentro de FairPlanner

La importancia de las ventas y los coste reales en la planificación financiera

En la siguiente imagen se muestra la suma los costes que provieen función de la asignación seleccionada. Si están asignados al centro de costos de Habitaciones en FairPlanner, la flecha verde, la flecha roja marca el centro de costos de Alimentos y Bebidas.


Por lo tanto, la asignación de las cuentas durante el mapeo puede modificarse oara el escenario o columna en este caso, ACTUAL, y en FairPlanner de un centro de coste a otro, que hará que se modifique el resultado del KPI.

Columna de datos actuales de sistema contable en FairPlanner

Planificación financiera hotelera: reflejo de una realidad sumamente compleja

Para mostrar lo complejo que es el mercado hotelero, aquí hay dos ejemplos.

Ejemplo: simplificar para centrarse en lo esencial

Con el primero, queda claro cuán fragmentada está la realidad (contable). Sin embargo, la planificación separada de los costos de vajilla, cristalería y cubertería implica un esfuerzo que no se corresponde con ningún beneficio real en la planificación financiera. En este punto, la estandarización tiene sentido para simplificar.

Ejemplo: segmentos de mercado para los distintos niveles de consolidación

La complejidad de un negocio hotelero es una realidad y que puede verse en la organización de su segmentación de tipos de clientes y/o mercado para un hotel y/o diferentes para un conjunto de varios hoteles entre sí.

Los hoteles de un grupo hotelero pueden utilizar diferentes PMS y trabajar con diferentes segmentos. Para que la segmentación de mercado se pueda incluir en la planificación a todos los niveles de gestión (regional, sede del grupo hotelero, etc.), los segmentos de mercado se trasladan  desde cada PMS por hotel a una segmentación estándar en FairPlanner y PickupTracking, que adicionalmente, se pueden asignar a diferentes niveles de segmentación a su consolidación a nivel regional, por país o por marca.

La planificación financiera es más que la suma de sus partes

FairPlanner es una plataforma de gestión de información y que da una visión empresarial a 360 ​​grados en su planificación financiera integrada y basada en la capacidad de conocer las preguntas que deben responderse y ofrecer el usuario las funcionalidades adecuadas en cada momento.

Las soluciones de Fairmas se han desarrollado y evolucionan constantemente acorde a las necesidades del hotelero con la ayuda y experiencia de más de 5.000 hoteles clientes y 15.000 usuarios. Su diseño es moderno e intuitivo. Los requisitos para la implementación son muy fáciles y se a los recursos y necesidades de cada hotel. FairPlanner es una solución fácil de usar y escalable a varias propiedades.

Las interfaces entre los sistemas del entorno IT del Hotel o grupo hotelero y la solución de Fairmas, manejan la transferencia de datos automatizada según el estándar USALI. Las soluciones Fairmas BI son soluciones Cloud o en la nube a las que se puede acceder en cualquier momento y cualquier lugar, sin coste adicional de aparatos hardware y mantenimiento.