Forecasting como método de control financiero

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Forecasting como método de control financiero

junio 16, 2020, In Blog, Noticias

La clave para una mayor rentabilidad en periodos inciertos

Incluso en tiempos de incertidumbre, aquellos que planean, son exitosos. Pero, ¿qué significa realmente la planificación en la industria hotelera? ¿Qué ventajas traen los pronósticos Forecasting? ¿Cuáles son las diferencias entre presupuesto y Forecast? O, ¿Crear un Forecast es un esfuerzo adicional?

Nos gustaría aclarar estas preguntas y al mismo tiempo, mostrarle cómo puede garantizar de manera eficiente el éxito económico de su hotel incluso en tiempos de incertidumbre.

El Forecasting es una necesidad en tiempos de incertidumbre.

¿Qué es el Forecasting?

Los Forecasts se pueden traducir como «cálculos esperados». Detrás de esta simple palabra compuesta de «esperado» y «cálculo», se esconde un extenso proceso de planificación. Mientras que un presupuesto consiste exclusivamente en planificar cifras para cada ejercicio financiero, las cifras se combinan en el Forecast. Por un lado, se consideran las cifras de los últimos meses, y por otro lado, las cifras planificadas y anticipadas se adaptan a las circunstancias actuales.

Mientras que el presupuesto no se modifica dentro del ejercicio financiero y, por lo tanto, contiene los objetivos planificados para el ejercicio financiero actual, las cifras planificadas en el Forecast se ajustan a las expectativas reales. Las cifras actualizadas diariamente en los libros ayudan a determinar el resultado de este plan.

El gráfico muestra el Forecast actual que es el reflejo de la realidad de este momento. Combina cifras pasadas (reales) con cifras planificadas. La comparación de diferentes escenarios (presupuesto o Budget, Forecast previos, Forecast actual, (What-If) qué pasaría si, y cifras del año anterior) muestra diferencias y desviaciones. El Forecast brinda la oportunidad y crea potencial para hacer los ajustes necesarios a tiempo.

 La comparación de diferentes escenarios (presupuesto o Budget, Forecast previos, Forecast actual, (What-If) qué pasaría si, y cifras del año anterior) muestra diferencias y desviaciones.

Crear un Forecast para un periodo entre el presupuesto o Budget inicial y el balance presupuestario de final de año, es un periodo demasiado largo. Pronosticar por periodos comparativos depende directamente del comportamiento del mercado. En tiempos turbulentos como éste, cuando se pasa por una crisis como la del COVID-19, los periodos deben ser lo más cortos posible. El Forecast también es un método que tiene en cuenta los cambios que se dan en el tiempo, con mucha velocidad.

Mejores prácticas:

El siguiente procedimiento ha demostrado ser la mejor práctica: después de finalizar la planificación del presupuesto o Budget, el Budget para todo el año financiero se copia por completo en el Forecast. Por lo tanto, al comienzo del ejercicio financiero, el Budget y Forecast son inicialmente idénticos. Ambos procesos contienen los mismos datos del plan para todo el año financiero.
Como ya se describió, aunque el Budget no se modifica, se realiza el ajuste de la Forecast. Las cifras pasadas se consideran en períodos pasados, mientras que la planificación se ajusta para el futuro. Esto significa que no siempre se tiene que planificar todo el año financiero de nuevo. Los próximos tres meses se ajustarán, mientras que las cifras del Budget se mantendrán como comparativa en el futuro.

El Forecast como instrumento de control.

Forecasting no significa controlar en sí. El Forecast es la etapa preliminar de control para alcanzar el éxito. Presentar lo que se ha logrado en periodos regulares es el paso más importante para identificar las desviaciones del plan y encontrar soluciones para lograr el objetivo establecido. El proceso real detrás de esto es el control de las variables. Entonces, ¿qué ajuste debo hacer para lograr una mayor rentabilidad en la situación actual?

Para todos los departamentos hoteleros

En la planificación cada una de las desviaciones y acciones alternativas que se tomen, deben mostrarse y ser transparentes en todos los niveles y departamentos de acción. Después de todo, se pueden lograr buenos resultado de formas muy distintas y se pueden encontrar variables dependientes de la reserva en todos los departamentos del hotel. Por ejemplo, los costes de lavandería también influyen en el ROI (retorno de la inversión) o, el cambio del IVA sobre las comidas tiene un impacto directo en el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Por una mayor transparencia

En planificación, lo que se necesita es una vista simple y clara de las desviaciones del plan en cada apartado, departamento, segmento de hotel y flexible, de forma ajustable para cada nivel de detalle en los diferentes niveles de gestión. Las cifras clave o KPIs calculadas automáticamente muestran rápidamente las desviaciones entre el objetivo, la facturación y los costes reales.

Obtener resultados con transparencia, conduce a una ventaja competitiva frente a otros porque este potencial se utiliza para mejorar el rendimiento. Cada departamento puede hacer su contribución para mejorar. Cada departamento, asume su responsabilidad en su propia área de competencia.

Forecasts con Excel

La hoja de cálculo de Excel es la herramienta más usada por muchos hoteles. ¿Te resulta familiar la siguiente situación?

La pregunta es, ¿existen métodos más eficientes que satisfagan mejor esta necesidad del hotelero?

¿Cuáles son las ventajas de utilizar herramientas adaptadas a las necesidades de la industria hotelera y optimizar todo el proceso a través de la automatización, reducir el esfuerzo y maximizar el valor de la información a través de la representación visual?

Tiene mucho más sentido utilizar una solución de software que sea transparente y que promueva la cooperación y al mismo tiempo sea flexible para cumplir con todos los requisitos.

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