5 consejos para crear un Rolling Forecast con éxito con FairPlanner

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5 consejos para crear un Rolling Forecast con éxito con FairPlanner

septiembre 20, 2021, In Blog, Noticias

Aumente sus ganancias con planificación y análisis dinámicos

Sumario:

La crisis ha demostrado que en tiempos turbulentos y en un mercado altamente dinámico, es crucial monitorear de cerca el rendimiento de los hoteles mediante una planificación contínua (Rolling Forecast). La aplicación de FairPlanner como herramienta de planificación financiera simplifica todo el proceso de presupuestación y previsiones. La función de Rolling Forecast permite un análisis de rendimiento contínuo de todo el negocio hotelero con un enfoque en las ganancias.

Algunos de ustedes se estarán preguntando: ¿Por qué es clave la planificación dinámica mediante un Rolling Forecast para aumentar las ganancias? ¿Y por qué ahora, la optimización de los procesos de planificación financiera es el foco de la industria hotelera?

 

El razonamiento es bastante sencillo.

 

Como factores como la creciente presión competitiva, la invención de plataformas de reservas online, portales de comparación de precios, así como, las preferencias individualizadas de los huéspedes que llevaron a la conclusión de que los objetivos de rentabilidad y retorno solo se pueden lograr con un concepto de marketing y ventas orientado al cliente. Con el Coronavirus la crisis ha revelado las debilidades «internas» de este sector.

 

Imagine a un ciclista que piensa que va muy rápido por su cuenta cuando el viento de cola lo empuja. Para la industria hotelera, la creciente afluencia de viajeros en el pasado hizo que los hoteleros pensaran que su negocio es seguro, cuando en realidad, solo enmascaraba una particularidad del mercado: la demanda de habitaciones es muy susceptible a las fluctuaciones causadas por diferentes factores. Eventos impredecibles como una pandemia o un desastre natural, o simplemente por la decision del huésped que ahora es más selectivo gracias a la transparencia de precios y que además reserva (o cancela) con menos antelación.

 

La pandemia ha demostrado de una manera muy extrema que la demanda puede caer fácilmente a cero, o el “mejor” caso al mínimo, en caso de una crisis.

 

El por qué y el cómo

Una planificación financiera que se limita a un presupuesto al comienzo del año y la cuenta de pérdidas y ganancias al final del año ya no es suficiente en el mercado altamente volátil de hoy.

 

El Coronavirus destacó la importancia de una planificación financiera eficiente para la industria, enfocándose en procesos optimizados que permitan reajustes rápidos en caso de cambios en la demanda , para asegurar la continuidad del negocio.

 

Para aumentar la fiabilidad del Forecast, la introducción de intervalos de planificación más cortos y la consideración de todos los ingresos y todos los costes para cada departamento que usa un a prevision de esta magnitud, es necesaria para mantenerse enfocado en las ganancias y en el éxito general del hotel.

 

Esto cierra la brecha de información entre el Presupuesto al comienzo del año y la cuenta de Pérdidas y Ganancias a final del año. Dado que todas las actividades comerciales ya se registran sistemáticamente en el departamento de contabilidad del hotel y la reservas las proporciona el PMS, esta brecha se puede cerrar de manera eficiente y con poco esfuerzo adicional mediante el uso de un software de planificación financiera adecuado.

 

 

Un Forescast mensual se centra en varios departamentos. FairPlanner se basa en el Plan de Cuentas del hotel . Con un Forecast basado en la Cuenta de Resultados PyG (Pérdidas y Ganancias), la dirección del hotel tiene acceso a todos los ingresos actuales y planificados, los costes variables incurridos, costes fijos y el beneficio neto y bruto.

 

Con la creación de un Rolling Forecast mensual es un medidor de eventos no planificados. La comparación objetivo con real sirve como una herramienta de control que ayuda a mejorar las previsiones futuras y proporciona orientación sobre qué medidas tomar para mantenerse en el camino correcto y alcanzar los objetivos.

 

5 consejos para presentar con éxito un Rolling Forecast de FairPlanner

Incluso si las ventajas son claras, la creación de un Rolling Forecast también significa un cambio en los procesos existentes. Por lo tanto, conviene prestar atención a algunos puntos para que la adaptación de la nueva práctica traiga el éxito deseado.

 

 

La base de un pronóstico es un presupuesto detallado , al menos mensualmente.

 

Con FairPlanner, puede copiar y ajustar los valores del año anterior o puede empezar desde cero. Para la planificación de los segmentos del hotel por separado, se realiza con un mapeo; para que los segmentos del hotel de su PMS se transfieran a FairPlanner.

 

La distribución de valores a los meses se realiza según sus especificaciones.

Identifique los objetivos a alcanzar más realistas y establezca sus plazos. Si ocurre algún imprevisto, puede acortar los intervalos. Una revisión semanal o diaria de los objetivos / reales basado en los informes generados automáticamente y los KPI establecidos aumentará la fiabilidad de la planificación.

 

Puede hacer esto utilizando la función de gestión del flujo de trabajo dentro de FairPlanner. También tiene una función de envío automático de correo electrónico para enviar reportes a su debido tiempo.

Aproveche el conocimiento y la experiencia de sus empleados, dejándolos planificar su propia área de responsabilidad. De esta manera, empoderará significativamente a sus directores para que actúen de manera independiente y proactiva.

 

Para una mayor transparencia, mejor comunicación y fomentará la colaboración entre equipos. FairPlanner ofrece una función de comentarios. Los derechos de acceso se administran de forma centralizada para que pueda establecer permisos sobre quién puede ver y / o realizar cambios en los reportes.

 

 

La comparación entre el OBJETIVO versus REAL es la herramienta de medición fundamental para la precisión en la planificación. Dependiendo del detalle o la segmentación seleccionados, la comparación objetivo-real es la más importante para identificar qué áreas tienen oportunidades y así predecir qué riesgos a tener en cuenta al tomar una acción proactiva.

 

El sistema de reportes interactivo le permite cambiar rápidamente de la descripción general de su empresa hotelera a la evaluación separada por segmentos o departamentos por períodos de tiempo seleccionables. Los reportes y evaluaciones están listos para usar y corresponden a las características y requisitos específicos de la industria hotelera con para el cálculo de KPI significativos de un hotel.

 

Una desviación del plan es básicamente normal porque nadie puede mirar hacia el futuro. No se trata tanto de acertar al 100%, sino de minimizar el riesgo de ventas y de errores de planificación para obtener indicadores de oportunidades y riesgos en la comparación objetivo / real. El mayor error es no planificar nada.

 

 

La crisis ha demostrado que en tiempos turbulentos y en un mercado muy dinámico, es fundamental seguir de cerca el rendimiento a través de un Rolling Forecast. Esta es la única forma en que puede usar las desviaciones del plan como un medidor para optimizar sus pronósticos y actuar de manera proactiva en lugar de reactiva.

 

Con la función “What-If” …, también puede crear un scenario Worst Case el para el futuro. De esta forma, se gana un tiempo valioso con el control de procedimientos claros para poder actuar de inmediato.