Konsolidierung – Hotelkennzahlen auf Konzernebene

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Konsolidierung – Hotelkennzahlen auf Konzernebene

Juni 21, 2021, In Aktuelles, Fairmas Blog

Performance Analyse für Multi-Property per Knopfdruck

Fazit:

Um dem herausfordernden Anspruch an die Controlling- und Lenkungsfunktion gerecht zu werden, müssen die Zentralen großer Hotelgesellschaften schnell und einfach auf alle Umsätze, Kosten sowie relevante Hotelkennzahlen zugreifen können. Der Detailgrad der Analyse sollte flexibel einstellbar sein, sodass bei Abweichungen von Zielvorgaben, leicht von Konzern-, Länder- oder Cluster-Ebene auf die Hotel-Ebenen gewechselt werden kann.  

Die Hotellerie ist im Wandel und das nicht erst seit Corona. Etablierte Hotelgesellschaften verfolgten in den letzten Jahren konsequent die Wachstumsstrategie, weil Reiselust und zunehmender Wohlstand in bevölkerungsreichen Ländern wie China und Indien zukünftig anhaltendes dynamisches Umsatzwachstum in Aussicht stellen.

Dabei konnten, trotz wachsender Kosten und stetig steigendem Konkurrenzdruck, vergleichsweise hohe Renditen erwirtschaftet werden. Dies wiederum erhöhte die Attraktivität der Hotelbranche für Investoren.

Auch Corona scheint, zumindest mittelfristig, wenig an der Aussicht auf Gewinn geändert zu haben – der Optimismus und die Geschwindigkeit, mit der der pandemiebedingte Nachfrageeinbruch nach Hotelzimmern wieder zu alter Stärke zurückkehrt, ist beeindruckend.

Doch die Internationalisierung der Hotelgesellschaften, die Entwicklung immer neuer Hotel-Brands innerhalb eines Konzerns für die zielgruppenspezifische Ansprache individueller Gästewünsche sowie die Renditeerwartungen der Finanzinvestoren, stellen Hotelgesellschaften auch vor neue Herausforderungen.

Think global – act local

So verwalten die Zentralen der weltweit größten Anbieter von Hotelzimmer bereits heute Zimmerkapazitäten in der Größenordnung von 500.000 bis zu über 710.000 Zimmern – verstreut über die ganze Welt und verteilt auf die verschiedensten Hotelmarken.

Da sind nationale und regionale Unterschiede genauso inbegriffen wie Unterschiede zwischen den verschiedenen Hotel-Brands im Bereich Service, Angebotsumfang und Kostenstruktur. Unterm Strich gleicht kein Hotel dem anderen und der direkte Vergleich der Hotels bei der Leistungsbewertung ist ohne eine vorherige Standardisierung nahezu unmöglich.

Dies betrifft alle Hotelgesellschaften ab einer gewissen Größe. Egal ob es sich um einen Franchisenehmer mit mehreren Hotels, eine Hotelmanagement-Gesellschaft handelt oder um eine Hotelgruppe mit einem relativ homogenen Hotelportfolio wie beispielsweise Lindner Hotels AG oder die Meininger Hotel Gruppe.

Auch wächst die Zahl derer, die es betrifft stetig. So haben die TOP 4 unter den deutschen Anbietern von Hotelzimmern, die französische Accor, die beiden US-amerikanischen Hotelunternehmen Best Western Hotels & Resorts mit Hauptsitz Phoenix/Arizona und das Marriott International und die britische InterContinental Hotels Group (IHG)[1] ihr Wachstum am Marktanteil in der Hauptsache neuen Franchisenehmern bzw. der Vergabe weiterer Lizenzen an Management Firmen zu verdanken.

Folgerichtig reicht es schon lange nicht mehr aus, auf der operativen Ebene, also im Hotel vor Ort, seine Gäste in perfekter Form willkommen zu heißen.

Was es vielmehr braucht, ist ein Tool für den gesamtunternehmerischen Überblick in Kombination mit der Möglichkeit, auch einfach und flexibel auf die Ursprungsdaten zugreifen zu können.

Die Zentrale eines Multi-Property als Cockpit mit Controlling- und Steuerungsfunktion

Für den langfristigen Konzernerfolg wird die Zentrale zur Leitstelle, ausgestattet mit einem Controlling Instrument, welches alle Umsätze und Kosten, die kalkulatorischen Gewinne und Kennzahlen – auch Key Performance Indikatoren (KPI) genannt – der einzelnen Hotels laufend im Blick hat. 

Voraussetzung hierfür ist die automatisierte Datenverarbeitung auf der Hotel-Ebene, die transparente und einheitliche Berechnung von Hotelkennzahlen sowie die Überführung der Hoteldaten in eine einheitliche Gewinn-und-Verlustrechnung (via Mapping) nach Hotelstandard. Auf diese Art behält das oberste Management das Gesamtergebnis im Focus und kann gleichzeitig, bei Planabweichungen, den Erfolgsbeitrag einzelner Hotels (oder einer Region) analysieren und steuernd eingreifen.

Konsolidierung auf Knopfdruck

Was bedeutet Konsolidierung und was ist die Basis von Konsolidierung auf Knopfdruck

Nur wenn die Konsolidierung auf Konzernebene per Knopfdruck möglich ist, kann zeitnah agiert werden – und schnelles Reagieren ist in einem so kompetitiven und volatilen Markt wie es der Hotelmarkt ist, die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

Übertragen in die Finanzplanung im Hotelmanagement, ist mit Konsolidierung die Zusammenfassung der Performance-Daten mehrerer Hotels gemeint. Damit ist weder die Auswertung von Ausgaben und Einnahmen im steuerlichen Sinn noch die Liquiditätsplanung gemeint. Gemeint ist damit die netto und brutto Gewinnermittlung anhand der unternehmenseigenen Gewinn-und-Verlustrechnung sowie die automatisierte Kalkulation der entscheidungsrelevanten Hotelkennzahlen (KPIs) basierend auf dem hoteleigenen Kontenrahmenplan, um den Grad der Zielerreichung durch Soll-Ist-Vergleich (IST-Werte im Vergleich zu Forecast und Budget) sichtbar zu machen.

Der Schlüssel zur Konsolidierung auf Knopfdruck liegt in der Standardisierung (mehr zum Thema Standardisierung lesen Sie hier) in Verbindung mit automatisierten und digitalen Prozessen in der Cloud für den orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

Nur wenn die Leistungsbewertung standardisiert, automatisiert und der Zugriff jederzeit von jedem Ort gewährleistet ist, sind alle Voraussetzung für eine Konsolidierung per Knopfdruck erfüllt.

Automatisiert und standardisiert für maximale Qualität & Effizienz

Als Hotelstandard hat sich hierfür der weltweit anerkannte und branchenspezifische USALI Standard durchgesetzt. (mehr zum Thema USALI lesen Sie hier). USALI ermöglicht den Leistungsvergleich von Hotels auch bei nationalen, regionalen und anderen Unterschieden. 

Die Automatisierung im Datentransfer und bei der Kalkulation entscheidungsrelevanter KPIs plus vorgefertigte Berichte und Analysen, sichern durch das Wegfallen einer manuellen Datenbearbeitung die hohe Datenqualität. Gleichzeit wird damit der zeitliche und personelle Aufwand für die Datenübertragung und Analyse minimiert. Alle Daten können tagesaktuell und ad hoc abgerufen werden. Die Verlegung in die Cloud, ermöglichen den uneingeschränkten Zugriff von überall und zu jeder Zeit.

Durch die Beibehaltung der Quelldaten kann im Bedarfsfall – also bei Abweichungen von Zielvorgaben – in umgekehrter Richtung der Detaillierungsgrad flexibel erweitert werden. Mögliche Ursachen von Abweichungen können schnell ermittelt und Maßnahmen frühzeitig beschlossen werden.  

Case Studie: Konsolidierung mit FairChain – einfach & flexibel

Am Beispiel von FairChain, das Modul für die Konsolidierung mit einem Klick in FairPlanner, nachfolgend ein Einblick auf ausgewählte Berichte.

1. Der Values Report – Relevante Kennzahlen im Überblick

Der Bericht zeigt auf einen Blick pro Haus, pro Cluster & pro Set die Kennzahlen Occupancy (Zimmerauslastung), Average Daily Rate (Durchschnittsrate pro Zimmer/Tag), Revenue Per Available Room (Umsatz pro verfügbaren Zimmer), Food & Beverage (F&B) (Umsatz für Speisen und Getränke), Total Revenue (Gesamtumsatz) und vergleicht IST-Daten mit Budget, Forecast & Last Year Werten.

Der tägliche Überblick über die Performance vom Vortag.

2. Hotel P&L-Report: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung als Performance Analyse

Der Hotel P&L Report zeigt die konsolidierte P&L für ein ausgewähltes Set. Er vergleicht IST-Daten mit Budget, Forecast sowie Vorjahres IST-Daten. Die Detailebene ist frei auswählbar. So können alle Hotelabteilungen basierend auf der Gewinn-und-Verlust-Rechnung untersucht werden oder einzelne Hotelabteilungen wie beispielsweise nur der F&B Bereich. Auch hier ist der Zeitraum frei wählbar. Ganz nach Bedarf kann der Untersuchungszeitraum in FairChain auf ein Jahr, einen Monat oder einen bestimmten Eventzeitraum eingestellt werden. 

3. Corporate Report – Abweichungen auf einen Blick

Der Corporate Report dient zur schnellen Erfassung von Abweichungen. Als Referenzgröße für den aktuellen Forecast kann der vorherige Forecast, das Budget oder die Werte aus dem Vorjahr herangezogen werden. Der Bericht zeigt auf einen Blick pro Haus, pro Cluster & pro Set alle wichtigen Kennzahlen.

4. Der Cost Benchmark Report – Kosten im Vergleich

Der Cost Benchmark Report zeigt auf einen Blick die Profitabilität einzelner Bereiche der Hotels in Form einer Liste. Dieser Bericht zeigt auf einfache Art, in welchem Hotel, beispielsweise die Abteilung F&B Bereich einen besonders hohen %-Anteil am GOP leistet beziehungsweise auf welcher Höhe sich die Hotels im Mittelwert einpendeln.   

5. Drill-Down – die Suche im Detail

Das Drill-Down Verfahren von FairPlanner ermöglicht die Detailanalyse auf der Hotelebene bei festgestellten Abweichungen.

Sollte beispielsweise der „Cost Benchmark Report“ einen unerwartet hohen Kostenanteil im Bereich F&B (Wareneinsatz Speisen) aufzeigen, ist es möglich in wenigen Sekunden die F&B Abteilung auszuwählen und via „Drill Down“ bis auf die einzelnen Buchungen des Buchhaltungssystems zu schauen oder etwaige Kommentierungen des lokalen F&B Direktors zu den Werten nachzulesen.

„Drill down“ in FairPlanner oder via Account Line Generator Report in FairChain

Kollaboration – Berichte zum Download und weiterleiten

Möchten Sie mehr über FairPlanner, FairChain oder haben Sie Fragen zu dem integrierten Berichtssystem und den vorinstallierten Auswertungen und Analysen.

Dann vereinbaren Sie jetzt einen kostenfreien Demo-Termin. Gerne zeigen wir Ihnen unsere Hotel BI Lösung für die effiziente Budget- und Forecast-Planung speziell für die Hotellerie.


[1] Quelle Horwath HTL, European Hotels & Chains Report 2019