Forecasting als Steuerungsinstrument

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Forecasting als Steuerungsinstrument

Juni 9, 2020, In Aktuelles, Fairmas Blog

Schlüssel zu mehr Rentabilität in unruhigen Zeiten

Auch in unsicheren Zeiten gilt: Wer (richtig) plant, hat Erfolg. Doch was bedeutet eigentlich Planung in der Hotelbranche? Welche Vorteile bietet Forecasting? Wo liegen die Unterschiede zwischen Budget und Forecast? Oder bedeutet Forecast am Ende nur zusätzlicher Aufwand?  

Diese Fragen möchten wir klären und Ihnen gleichzeitig zeigen, wie Sie auch in unsicheren Zeiten den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Hotels effizient sichern.   

Forecasting ist eine Notwendigkeit in unsicheren Zeiten.

Was ist Forecasting?

Übersetzen kann man Forecast mit Erwartungsrechnung. Hinter diesem einfachen Wort, zusammengesetzt aus Erwartung und Rechnung, versteckt sich ein umfangreicher Planungsprozess. Während ein Budget ausschließlich aus Planwerten für das jeweilige Geschäftsjahr besteht, werden im Forecast Werte kombiniert. Zum einen werden für vergangene Monate IST-Daten betrachtet, zum anderen wird die Vorausplanung an die aktuellen Gegebenheiten angepasst.

Während also das Budget innerhalb des Geschäftsjahres nicht verändert wird und somit die Planziele für das Geschäftsjahr enthält, werden die Planwerte im Forecast an die tatsächlichen Erwartungen angepasst. Tagesaktuelle On-the-books Werte helfen dabei, die Planwerte zu ermitteln.

Die Grafik zeigt: Der aktuelle Forecast ist das Spiegelbild der Realität zum gegenwärtigen Zeitpunkt. Er kombiniert Vergangenes (Ist) mit Planzahlen. Die Gegenüberstellung verschiedener Szenarien – Budget, frühere Forecasts, aktueller Forecat, What-If, Vorjahr – zeigt Unterschiede und legt die Abweichungen offen. Der Forecast bietet die Gelegenheit notwendige Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen und Potentiale durch Anpassungen zu nutzen.

Dabei hängt die Wahl der Intervalle zwischen zwei Forecasts direkt vom Marktverhalten ab. In unruhigen Zeiten, wenn wie jüngst durch Corona auf Sicht gefahren werden muss, sollten die Abstände möglichst kurz sein. Damit ist Forecasting auch ein Verfahren, welches der sich immer schneller verändernden Welt Rechnung trägt. Der Zeitraum zwischen Budgetplanung und Jahresendbilanz ist zu lang.

Best Practice:

Als Best Practice hat sich folgendes Vorgehen erwiesen: Nach Finalisierung der Budgetplanung wird das Budget für das komplette Geschäftsjahr einmal in den Forecast kopiert. Zu Beginn des Geschäftsjahres sind Budget und Forecast also zunächst identisch. Beide Prozesse beinhalten die gleichen Plandaten für das gesamte Geschäftsjahr.

Während dann das Budget nicht verändert wird, erfolgt die Anpassung des Forecasts, wie bereits beschrieben. Für vergangene Zeiträume werden IST Werte betrachten, für die Zukunft kann die Planung angepasst werden. Dabei muss nicht immer das komplette Geschäftsjahr neu geplant werden. Häufig werden die kommenden drei Monate angepasst, während in der ferneren Zukunft weiter von den Budgetwerten ausgegangen wird.

Forecast als Steuerungsinstrument

Forecasting bedeutet nicht kontrollieren. Forecasting ist die Vorstufe von aktiver Erfolgssteuerung. Das Erreichte in regelmäßigen Abständen darzustellen ist der wichtigste Schritt, um Abweichungen vom Plan festzustellen und Lösungen zu finden das gesteckte Ziel zu erreichen. Das eigentliche Verfahren dahinter, ist die (Aus-)Steuerung der Variablen. Also die Antwort auf die Frage: Welche Stellschraube muss ich drehen, um in der jetzigen Situation den maximalen Erfolg zu erwirtschaften.  

Für alle Hotelabteilungen

Dafür müssen Planabweichung und Handlungsalternativen auf allen Ebenen und in allen Abteilungen aufgezeigt werden können. Schließlich kann ein Ergebnis auf sehr unterschiedliche Art zustande kommen und buchungsabhängige Variablen sind in allen Hotelabteilungen zu finden. Auch beeinflussen beispielsweise höhere Wäscherei-Kosten die Rendite sowie sich die Veränderung der Mehrwertsteuer auf Speisen direkt auf das Ergebnis der Gewinn und Verlustrechnung auswirkt.

Für mehr Transparenz

Notwendig ist der unverstellte und einfache Blick auf Planabweichungen an jeder Stelle, in jeder Abteilung, auf jedes einzelne Hotelsegment, flexibel einstellbar in der Detailtiefe für die verschiedenen Managementlevel. Automatisch errechnete Kennzahlen zeigen schnell erkennbar die Abweichungen von Ziel und Ist beim Umsatz und den Kosten.

Die gewonnene Transparenz führt zu einem Wettbewerbsvorteil, weil so das komplette Potential zur Verbesserung der Rendite genutzt wird. Jede Abteilung kann ihren Beitrag zur Verbesserung leisten, jeder übernimmt die Verantwortung in seinem Kompetenzbereich.  

Forecasting mit Excel

In vielen Hotels kommt Excel zum Einsatz. Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor?

Die Frage ist, gibt es effizientere Methoden, die den hotelspezifischen Herausforderungen besser gerecht werden?

  • Welche Vorteile bieten Tools, die passgenau auf die Belange der Hotellerie zugeschnitten sind und durch Automatisierung den gesamten Prozess optimieren, den Aufwand reduzieren und zudem den Informationswert durch visuelle Darstellung maximieren?
  • Ist es nicht sinnvoller, eine Software-Lösung zu nutzen, die transparent ist, die Zusammenarbeit fördert und gleichzeitig flexibel genug ist, den unterschiedlichen Anforderungen aller Stakeholder zu entsprechen?

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