Mapping – der erste Schritt zu Automatisierung und Standardisierung von Finanzplanung

Home  >>  Aktuelles  >>  Mapping – der erste Schritt zu Automatisierung und Standardisierung von Finanzplanung

Mapping – der erste Schritt zu Automatisierung und Standardisierung von Finanzplanung

Mai 12, 2021, In Aktuelles, Fairmas Blog

Wie Mapping Datensilos aufbricht und für hohe Datenqualität sorgt

Zusammenfassung:

Das Ergebnis vom Mapping als Prozess ist ein verbindliches Regelwerk zur Informationsintegration. Mapping ist die Basis für den automatisierten Datenimport und Datenexport zur Maximierung der Datenqualität und der 1. Schritt zum BI-Lösungsansatz.  Performance Controlling und Finanzplanung sind wie kaum ein anderer Bereich von maximaler Datenqualität abhängig.

Was bedeutet Mapping und warum ist es wichtig

Warum brauchen wir Mapping?

Mapping ist ein bisschen so, als würde man die Weichen auf dem Rangierbahnhof stellen. Ist die Weiche falsch gestellt, kommt der Zug nicht an sein vorbestimmtes Ziel. Doch anders als bei einer fehlgeleiteten Zugfahrt, ist eine Fehlleitung von Daten weniger offensichtlich und kann so unerkannt zu wirtschaftlichem Schaden führen – beginnend bei verpassten Chancen bis hin zu Umsatz- und/oder Gewinnrückgang.  

Der Begriff Mapping kommt eigentlich aus dem Englischen und bedeutet wortwörtlich „eine Karte machen“.  (Englisch, wortwörtlich übersetzt „eine Karte machen“) 

Wird der Begriff Mapping im Kontext der Prozessautomatisierung durch Software-Lösungen genutzt, klingt die Begriffserklärung nur leicht abgewandelt: Es wird der Weg zwischen Datenquelle und Datenziel kartiert, also kartiert im Sinne von festlegen. Notwendig wird dies, weil in Unternehmen an den verschiedensten Stellen die unterschiedlichsten Applikationen (Softwareprogramme) genutzt werden. 

 

So auch in der Hotellerie. Hier werden u.a. Property Management Systeme (PMS), Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement Systeme (DMS), Revenue Management Systeme (RMS), Rate Shopper, Benchmarking u.v.m. die zur Datenerhebung, Weiterverarbeitung und Speicherung genutzt. Diese Programme sind in aller Regel in sich geschlossen und abgekapselt, vergleichbar mit einem Speicher oder einem Getreide-Silo, nur geht es hier um Daten anstelle von Getreide. Sollen Daten verschiedener Quellen zusammengeführt werden, geschieht dies noch allzu oft außerhalb der Programme, d.h. die Daten werden manuell via Copy-and-paste in gesonderten Excel Tabellen zusammengeführt.

Eine BI-Software zeigt alle entscheidungsrelevanten Informationen aus den unterschiedlichen Applikationen auf einer gemeinsamen Plattform. Die Daten werden automatisiert importiert und hierfür müssen Regeln erstellt werden, die sicherstellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen, verfälscht werden oder falsch zugeordnet werden.

 

Datenmapping wird als ein erster Schritt für verschiedene Aufgaben der Informationsintegration benötigt.


 

Wenn Systeme falsch kommunizieren – Die Wirkung von Mapping auf die Datenqualität

Gehen Daten verloren, oder werden sie falsch zugeordnet, hat dies Folgen für die Qualität der Auswertungen und Analysen. Ähnlich wie bei einer fehlerhaften manuellen Eingabe die Datenqualität sinkt, führt falsches Mapping zur (ungewollter) Veränderung des Datenpools. Es braucht nicht viel Fantasie, um sich vorzustellen, wie sich eine verminderte Datenqualität auf die Qualität der Entscheidungen auswirkt.

Hohe Datenqualität sowie maximale Datenaktualität sind im Controlling und in der Finanzplanung jedoch von essenzieller Bedeutung. So wie Entscheidungen auf Basis von veralteten Informationen zu potenziellen Fehlentscheidungen führen, führen falsche Daten, egal ob durch manuelle Eingabe oder falsches Mapping verursacht, zu abweichenden Leistungskennzahlen.

Bevor also die Schleusen geöffnet werden durch die die Daten automatisiert fließen sollen, um Zeit und Aufwand zu minimieren, ist das Regelwerk der Verknüpfungen festzulegen. In der Programmierung wird das Ergebnis als Schnittstelle, häufig auch als API (Application Programming Interface, wörtlich übersetzt Anwendungs­programmier­schnittstelle) bezeichnet.

Sofort einsatzbereit – Ein umfangreiches Angebot an vorhandenen Schnittstellen

Die Zahl 70+ steht für die Anzahl der von Fairmas aktuell angebotenen Schnittstellen. Seit vielen Jahren nimmt die einfache Integration bei Fairmas einen hohen Stellenwert ein. Daher hat Fairmas früh begonnen, ein vielfältiges Angebot an Schnittstellen aufzubauen. Dieser Service wird permanent erweitert. 

Nachfolgend eine kleine Auswahl der aktuell existierenden Schnittstellen zu vielen gängigen PMS, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Systeme und anderen Anbietern im Bereich von Rate Shopping, Benchmarking-Systemen etc.

(Für weitere Informationen, lesen Sie hierzu: „Warum Schnittstellen für den langfristigen Hotelerfolg so wichtig sind“).

Ein Auszug aus unserem Schnittstellen Angebot

Spezialfall: Mapping vom Hotel Buchhaltungsprogramm zu FairPlanner

Ein besonderer Themenbereich ist das Mapping vom Buchhaltungsprogramm eines Hotels wie beispielsweise DATEV oder Filosof zur hotelspezifischen Finanzplanungslösung FairPlanner.

Die Buchhaltung ist zuallererst den rechtlichen Vorgaben eines jeden Landes nach „ordnungsgemäßer“ Buchhaltung verpflichtet. Zudem sind die Regeln, welche Kosten, zu welcher Kostenstelle mit welcher Kontonummer gebucht werden, von Hotel zu Hotel verschieden.

FairPlanner hat jedoch das Ziel zu standardisieren, also bestehende Landesgrenzen zu überbrücken und den Vergleich der Hotel-Performance unabhängig von der Größe des Hotels, regionaler oder nationaler Unterschiede zu ermöglichen. Daher basiert bei vielen Kunden die Planungsfunktion und die Auswertungen auf den Buchungsgrundsätzen in Anlehnung an den Kontenrahmen nach USALI-Standard. An dieser Stelle übernimmt das Mapping die Funktion der Standardisierung für die Vergleichbarkeit von Performance-Werten, so wie sie in Multi-Property Unternehmen gefordert wird.

Der große Vorteil dabei ist, dass die Entscheidungen über die Zuordnung in FairPlanner in keiner Weise die Buchhaltung (Datenquelle) beeinträchtigt. Hier haben die festgelegten Buchungsgrundsätze weiterhin Bestand und bleiben unverändert, auch wenn die Zuordnung in FairPlanner eine andere sein kann.

Die Hotelbranche war 1926 die erste Branche, die einen eigenen Standard in Bezug auf den Kontenrahmenplan der Gewinn-und-Verlust-Rechnung entwickelt hat, der heute weltweit anerkannt wird. USALI steht für Uniform System of Accounts for the Lodging Industry. (Lesen Sie hierzu auch: 5 Gründe für USALI – Warum Hotels mit USALI arbeiten (sollten) )  

Das nachfolgende Bild zeigt eine Mapping Tabelle von FairPlanner. In den ersten 4 Spalten links stehen Kontonummer, Name und Profitcenter so wie sie in der Buchhaltung genutzt werden. Rechts vom senkrechten grauen Strich, werden die Import-Vorgaben für FairPlanner eingetragen.

In diesem Beispiel werden die Kosten für Papierhandtücher in FairPlanner der Kostenstelle Food & Beverage zugeordnet. Aber auch eine Zuordnung in eine andere Kostenstelle, z.B. Rooms, wäre möglich.

Mapping Tool innerhalb von FairPlanner

Die Bedeutung von tatsächlichen Umsätzen und Kosten im Forecasting und Controlling

Das nachfolgende Bild zeigt mit den Pfeilen markiert, in welche Summenbildung die Kosten je nach gewählter Zuordnung fließen. Werden sie in FairPlanner der Kostenstelle Rooms zugeordnet, grüner Pfeil, der rote Pfeil markiert die Kostenstelle Food & Beverage.

Die Zuordnung beim Mapping kann also zu Verschiebungen innerhalb der IST-Spalte in FairPlanner von einer Kostenstelle in eine andere führen, mit Konsequenz für Key Performance Indikatoren (KPIs).

Spalte IST bzw. Actual aus der Buchhaltung in FairPlanner

Hotelfinanzplanung – Spiegelbild einer hochkomplexen Wirklichkeit

Um zu zeigen, wie komplex der Hotelmarkt ist, nachfolgend zwei Beispiele.

Beispiel: Vereinfachen für den Blick auf das Wesentliche

Beim ersten wird deutlich wie kleinteilig die (Buchhaltungs-)Realität ist. Eine getrennte Planung von Kosten für Geschirr, Glas und Besteck bedeutet jedoch Aufwand, dem kein echter Nutzen bei der Finanzplanung gegenübersteht. An dieser Stelle ist Standardisierung zur Vereinfachung sinnvoll.

Beispiel: Hotelsegmentierung auf den verschiedenen Konsolidierungs-Ebenen

Die Hotelsegmentierung ist ein weiteres gutes Beispiel, um die Komplexität der Hotelwirklichkeit aufzuzeigen.

Hotels einer Hotelgruppe können unterschiedliche PMS Lösungen nutzen sowie mit verschiedenen Hotelsegmenten im Sales- und Marketing arbeiten. Damit diese wichtige Segmentierung auf allen Ebenen (Region, Hotelkonzern Zentrale etc.) mit in die Planung einbezogen werden kann, werden sie für FairPlanner und PickupTracking aus der Systematik der PMS pro Hotel in eine Standardsegmentierung überführt (gemappt), gleichzeitig vereinheitlicht (standardisiert) und zusätzlich für die Konsolidierung auf Regions-, Länder- oder Brand-Ebene Segmentgruppen zugeordnet.

Finanzplanung ist mehr als die Summe aus Einzelteilen

Möchte man also ein Fazit an dieser Stelle ziehen, so kann es lauten: FairPlanner ist eine Informationsplattform für die 360 Grad Unternehmensansicht mit integrierter Finanzplanung basierend auf der Fähigkeit, die Fragen, die es zu beantworten gilt, zu kennen und hierfür die entsprechenden Funktionalitäten an der richtigen Stelle dem Anwender anzubieten.

Fairmas-Lösungen wurden und werden auf Basis von eigenen Hotel-Erfahrungen in Kombination mit den Feedbacks von mehr als 5.000 Hotels und 15.000 Anwendern ständig weiterentwickelt. Der Aufbau ist logisch, intuitiv und gut strukturiert. Die leicht anpassbaren Anforderungen an die Bedürfnisse jedes Hotels machen Fairmas besonders benutzerfreundlich.

Die Schnittstellen zwischen Quellsystemen und der Fairmas-Lösung übernehmen die automatisierte Datenübertragung basierend auf dem USALI-Standard. Die Fairmas BI-Lösungen sind „cloud-native“, was bedeutet, dass jederzeit und von überall Zugang zu den Informationen möglich ist und darüber hinaus keine zusätzlichen Kosten für Hardware und deren Wartung entstehen.