Business Intelligence in der Hotellerie

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Business Intelligence in der Hotellerie

Oktober 13, 2020, In Aktuelles, Fairmas Blog

Welchen Mehrwert leistet BI im Hotelalltag? 

Definition und Nutzen von BI aus der Sicht der Hotelbranche

Wo kommt BI her? – Die Wiege von Business Intelligence  

Business Intelligence ist keine neue Erfindung. Das erste Mal wurde der Begriff 1958 von Hans Peter Luhn[1], einem deutschen IBM-Mitarbeiter, verwendet. Doch inzwischen ist der Begriff, der aus der IT kommt, omnipräsent. Nahezu für jeden Unternehmensbereich werden mittlerweile BI-Lösungen angeboten. Bei einfacher Google-Suche finden Sie BI-Lösungen für den Bereich Marketing, für das Personalwesen oder für den Einkauf. Doch was bedeutet eigentlich BI? Gehört zu BI auch künstliche Intelligenz (KI)? Welchen Nutzen haben Hotels, wenn sie ihre Umsatz- und Kostenplanung digitalisieren und zukünftig eine hotelspezifische BI-Lösung nutzen? Worauf ist bei der Wahl von Finanzplanungssoftware zu achten, damit die vielen verschiedenen Stakeholder im Hotelbusiness auch genau die Informationen erhalten, die sie benötigen?

Diese Fragen wollen wir für Sie beantworten und starten hierfür eine kleine Blog-Serie. Wenn wir Sie neugierig gemacht haben und Sie mehr über unsere Finanzplanungssoftware erfahren möchten, dann vereinbaren Sie bitte einen online Demo Termin.  

Wofür brauchen wir BI -Lösungen? – Der Weg von Daten zu Informationen zu smarten Entscheidungen

Schon immer hat der Mensch Informationen gesammelt und sein erworbenes Wissen genutzt, um seine Zukunft (besser) zu gestalten. In Unternehmen haben irgendwann Programme die Erfassung und Speicherung von Informationen übernommen. Allerdings ist dies mit einem kleinen Schönheitsfehler versehen. Unterschiedliche Programme speichern Informationen in unterschiedliche Formate und an unterschiedlichen Orten. Das verhindert den schnellen und einfachen Datenzugriff. Es liegt auf der Hand, dass insbesondere in der sehr komplexen und hochdynamischen Hotelbranche, in der zudem Umsatz nicht „nachgeholt“ werden kann, der schnelle Zugriff auf Informationen von entscheidender Bedeutung ist.

Zusätzlich können reine Datenkolonnen wenig über Zusammenhänge und Wechselwirkungen aussagen. Hierzu bedarf es einer Aufbereitung der Daten entsprechend der Fragestellung in aussagekräftige Kennzahlen. Das Aufwendige dabei, eine neue Fragestellung erfordert eine neue Datenzusammenstellung. Nach der Pflicht folgt die Kür, deswegen gehört zu einer echten BI-Lösung für das bessere Verständnis der Analysen auch grundsätzlich eine leicht verständliche Darstellung der Informationen in anschauliche Diagramme oder Grafiken.

Fazit: Eine BI-Lösung spart Zeit und ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle entscheidungsrelevanten Informationen. Die automatisierte Umrechnung in Kennzahlen und die je nach Fragestellung flexible einstellbare Datenanalyse spart Kosten bei hoher Datenqualität. Die grafische Darstellung – im besten Fall mit einem integrierten Reporting System – erleichtert das Erkennen von Chancen und Risiken.

Mit der richtigen BI-Lösung können Daten die Steuerungsfunktion übernehmen. Sie liefern die Informationen, die das Hotelmanagement unterstützen, die richtigen Maßnahmen und Strategien zur Sicherung des Hotelerfolgs zu entwickeln, umzusetzen und zu kontrollieren.

Der Vorteil einer hotelspezifischen BI-Lösung – Warum Hotelsoftware von Hotelprofis?

Das mag zunächst banal klingen, aber die Hotellerie ist anders als andere Branchen. Zu dieser Schlussfolgerung kam bereits 1926 die Hotel Association of New York City, die vor mehr als 100 Jahren die erste Ausgabe des Uniform Systems of Accounts for the Lodging Industry, kurz USALI, entwickelte. Mittlerweile ist USALI weltweit anerkannter Standard und die 11. Auflage die Grundlage von Hotel-Finanzplanung.

Auch hat sich die Hotelbranche selbst gewandelt und ist deutlich komplexer geworden. Da liegt es auf der Hand, dass es Experten mit eigenen Erfahrungen und einem funktionierenden Netzwerk braucht, um die verschiedenen Informationsbedarfe der unterschiedlichen Hotelunternehmen zu kennen und durch eine flexibel einstellbare Finanzplanungssoftware abbilden zu können.

Beispiel: FairPlanner Dashboard für Einzel Property mit GOP, NOP sowie GOI

Best Practice: Aus dem Bereich Regional Management eines Hotels

Als Frühindikator und um stets die aktuellen Leistungskennzahlen zu kennen, benötigt der Regional Generalmanager eines Kettenhotels idealerweise täglich eine aktuelle Performance Übersicht seines Hotelportfolios für die verschiedenen Bereiche (z.B. Belegung, Logisumsatz, ADR, RevPAR, Hotelumsatz).

Ohne FairPlanner bedeutet dies, die tägliche Zuarbeit von jedem einzelnen Hotel in Form von manuell erstellten Excel Tabellen, die zusätzlich noch in einer Gesamtansicht zusammengeführt werden müssen. Dieser Routinevorgang kostet tagtäglich Manpower, Zeit und zudem können sich unbemerkte Übertragungsfehler einschleichen.

FairPlanner automatisiert und standardisiert. Mit FairPlanner hat der Regional Generalmanager die Wahl:
                 – Entweder kurz in FairPlanner einloggen und im Dashboard auf einen Blick den Vergleich
                   IST-Werte zu Budget, Forecast, IST letztes Jahr einsehen
                                    oder
                  – automatisiert und täglich als E-Mail die gewünschten Reports zugesendet bekommen.

Das Besondere dabei, Dashboard und Report-Versand können einfach und völlig flexibel nach eigenen Vorgaben definiert werden.
Damit wird das Performance-Monitoring sehr einfach, kann daher leicht täglich erfolgen und ist sicher auch interessant für Corporate Revenue Manager, Corporate Finance / Controlling, Director Operations, COO, CFO und CEO.

Tipp: In unsicheren Zeiten empfiehlt sich zusätzlich die What-If-Kalkulation. Lesen Sie hierzu „Besser planen mit What-If – Methoden der Hotelfinanzplanung“

Die Rolle der Cloud – Jederzeit und ortsunabhängig – tagesaktuell und für bessere Zusammenarbeit.

Wer heute mit Excel Tabellen arbeitet, kennt den hohen Aufwand. Zusätzlich haben Excel Tabellen den Nachteil, dass sie nicht zeitgleich bearbeitet werden können. Eine Version folgt der nächsten, da ist es schwer, den Überblick zu behalten.

Doch wie zuletzt Corona schmerzlich zeigte, ist Schnelligkeit und reibungslose Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung, wenn sich der Hotelmarkt durch Unvorhergesehenes plötzlich verändert. Zumal auch jenseits von Pandemie oder Naturkatastrophen kurzfristige Buchungen (und Stornierungen) zum Hotelalltag gehören. Folgerichtig liegt die Lösung in der Cloud. Mit webbasierten Lösungen werden mühelos Ländergrenzen und Entfernungen überwunden und die Zusammenarbeit gefördert.

FairPlanner ist webbasiert. Der Zugriff auf das Programm ist ortsunabhängig. Wer welche Informationen an welcher Stelle in welcher Detailtiefe einsehen oder ändern kann, kann zentral festgelegt werden. So liegt es ganz in den Händen des Hotelmanagements, die Führungskräfte aller Abteilungen miteinzubinden und jedem die Informationen zu geben, die er benötigt damit er seinen Teil zum Erfolg beitragen zu kann.

Fazit: FairPlanner verbessert die Kommunikation und fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Der leichte Zugriff auf eigene Zielwerte fördert die Eigenverantwortung und es kann zeitnah bei Abweichungen steuernd eingegriffen werden. Relevante Informationen gehen nicht verloren und alle sind auf dem gleichen, aktuellen Stand.

Business Intelligence, Self-Service BI und künstliche Intelligenz (KI) – Unterschiede und Gemeinsamkeiten

BI und KI werden oft in einem Atemzug genannt.[1] Doch mit künstlicher Intelligenz (KI) ist maschinelles Lernen gemeint. Hier kommen die „selbstlernenden“ Algorithmen zum Einsatz, die auf Basis von erlernten Erfahrungen Reaktionsmuster erkennen und Handlungsempfehlungen geben. Dabei ist die Methodik von BI und KI gleich. Als Nachteil von KI wird oft das Black-Box Argument angeführt.  

FairPlanner gehört zu der Gruppe der Self-Service BI-Lösungen. Durch die benutzerfreundliche und selbsterklärende Menuführung entsteht eine intuitive Bedienbarkeit, die auch weniger IT-affine Benutzer die Analyse komplexer Datensätze ermöglicht. Hierfür stellt FairPlanner eine Reihe von vorgefertigten Berichten zur Verfügung. Verbunden mit einer Vielzahl flexibler Einstellungen, kann nahezu jeder Sachverhalt untersucht werden – egal ob FairPlanner in einem Einzelhotel genutzt wird oder für eine Hotelgesellschaft mit eigenen Hotelimmobilien und Managed Hotels.

Fazit: FairPlanner ist die hotelspezifische BI-Lösung für die Analyse, Visualisierung, Reporting und der Überwachung von Unternehmensdaten basierend auf der hoteleigenen Gewinn- und Verlust-Rechnung. Automatisierte Prozesse und Standardisierung stehen für hohe Effizienz. Die generierten Erkenntnisse ermöglichen es, jederzeit fundierte, transparente Entscheidungen zu treffen.

Mit FairPlanner ist Erfolg leichter planbar – Lernen Sie uns kennen.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Hoteliers weltweit mit einer hotelspezifischen Finanzplanungslösung für Planung, Budget und Forecast zu unterstützen. FairPlanner wird aktuell von über 4000 Hotelkunden weltweit genutzt.

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